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HR - Foire aux Questions

Un problème que vous rencontrez peut être très commun. Ainsi, avant de contacter le AIS Support, veuillez vérifier ci-dessous dans la liste des Questions Fréquemment Posées si l'une d'elles correspond à votre problème.

1. Créer/Mettre à jour des personnes
1.1 Comment vous assurer qu'une personne n'existe pas déjà dans la base de données (recherche de doublons)?
1.2 Comment enregistrer un 'External' qui aura besoin d'une carte d'accès, d'un compte informatique, de remboursements,...?
2. Rapports, impression...
2.1 Rien ne sort de votre imprimante, que dois-je faire?
2.2 Comment changer punctuellement mon imprimante pour les rapports?
2.3 Comment changer son imprimante par défaut
3. Compte utilisateur, connexion, responsabilités...

3.1. Comment obtenir un accès à HR?
3.2. Comment utiliser HR?

4. Mise à jour des Costings/PPAs

4.1 Créer un Costing
4.2 Modifier un Costing

5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel

6. Adresse Interne

7. Dans quel écran doit-on saisir le contact?

8. Changer la couleur de fond d'Oracle HR - plus supporté depuis la version 11.5.10!

9. LiveView (lien vers la documentation spécifique)


1. Créer/Mettre à jour des personnes

1.1 Comment vous assurer qu'une personne n'existe pas déjà dans la base de données (recherche de doublons)?

  • Premièrement, assurez vous que la personne n'a JAMAIS été enregistrée auparavant dans les bases de données CERN (comme candidat, contact, pour un compte informatique, dans une base de données d'une expérience, etc.)
  • Ensuite, si la personne est de sexe féminin, vous devez lui demander si elle a changé de nom (changement d'état civil). Dans ce cas, faites une recherche à partir du nom de jeune fille et du nom d'épouse selon les différentes étapes indiquées ci-après.
  • Dans tous les cas, faites une recherche avec un % à la fin d'une suite de caractères mais PAS à son début.

A partir de l'écran People-Persons :

  1. La fenêtre 'Find person' apparaît dans laquelle vous pouvez rechercher la personne
  2. Tapez le nom de famille de la personne (avec la première lettre en majuscule et avec le signe % à la fin)
  3. Pressez FIND pour obtenir la liste des gens correspondants aux critières que vous avez rentré.
  4. Vérifiez soigneusement chaque enregistrement obtenu (surtout le nom de famille, la nationalité, date de naissance - faites attention à l'orthographe du prénom qui peut légèrement différer, la date de naissance étant considérée comme un critère de recherche plus efficace que le prénom.)
  5. Si la personne...

    a)...existe, vous pouvez alors modifier son dossier.
    b)...n'existe pas, retournez à l'étape 1 ci-dessus et recherchez la personne avec le nom de jeune fille, si applicable, ou avec une orthographe du nom différente (specialement dans le cas de translitération d'alphabets différents - Chinois, Russes, etc.)
    c)...existe plusieurs fois avec des données identiques, prenez contact avec the AIS Support.
  6. Si après plusieurs essais, vous ne trouvez pas la personne, vous pouvez considérer qu'elle n'existe pas et vous pouvez créer son enregistrement en cliquant d'abord sur le bouton 'CLEAR' de la fenêtre 'FIND PERSON' et ensuite sur le bouton 'NEW'.

    Lorsque vous enregistrez une nouvelle personne et sauvegardez l'information, la recherche de doublon fera apparaître la fenêtre ci-dessous dans les cas où les nouvelles données rentrées correspondraient aux données d'une personne existante déjà dans la base:



1.2 Comment enregistrer un 'External' qui est present au CERN et qui aura besoin d'une carte d'accès, d'un compte informatique, de remboursements,...?

Cette procedure ne concerne que les personnes qui ne peuvent être enregistrée sous aucun statut en vigueur (la personne devrait alors enregistrée par le service central compétent) et qui ne participent pas à une expérience au CERN (la personne devrait être enregistrée par le secretariat de l'expérience ou le Bureau des Utilisateurs par défaut).

Règle générale: quand une personne est présente au CERN et doit obtenir une carte d'accès, un compte informatique ou être au bénéfice d'un remboursement elle DOIT être enregistrée dans HR avec :

  • Un contact CERN (qui doit etre titulaire ou avoir le role de Team Leader),
  • une date de début,
  • une date de fin prévue,
  • une catégorie permettant décrivant la raison de son engagement

Le 'statut' External doit être utilisé seulement pour des personnes qui n'ont jamais été enregistrées dans HR.

1. Vérifiez que la personne n'existe pas déjà dans HR en utilisant la fenêtre 'FIND PERSON'

a. Si la personne existe avec un statut 'actif' CERN (Membre du personnel, Attaché non-rémunéré, Personnel d'entreprise, Utilisateurs), cela signifie que son dossier n'a probablement pas été correctement terminé. Vérifiez la dernière division de rattachement dans \Fastpath-Assignment et demandez à la DAO de cette division ce qu'il convient de faire. Dès que le cas est clarifié et le dossier correctement terminé, passez à l'étape 2 ci-dessous.
b. Si la personne existe avec un statut 'non-actif' CERN (EXMP, APPLICANT, EXMP+APPLICANT, CONTACT, EXTERNAL, etc.), vous ne devez RIEN enregistrer MAIS vérifier les données concernant la personne (nom, date de naissance, etc.). NE SURECRIVEZ PAS LE TYPE DE PERSONNE pour le mettre à "External". "External" est un type de personne par defaut qui ne doit être utilisé que si la personne n'a pas déjà été enregistrée pour une autre raison.
c. Si la personne n'existe PAS, vous devez l'enregistrer avec le type 'External'.

2. Dans tous les cas, veillez à spécifier un contact CERN (Membre du personnel titulaire) ainsi qu'une date de fin prévue dans les champs suivants:

a. Allez dans l'écran \People-Persons screen
b. Actionnez la touche pour changer la date de session et mettez vous à la date du jour (entrez la date et appuyez F3)
c. Allez sur le champ [.] en bas de l'écran à droite pour ouvrir l'écran 'Additional Information'
d. Complétez le champ 'contact for external' (Liste des valeurs disponible - )
e. Complétez le champ 'external start date' (date début)
f. Complétez le champ 'external end date' (date de fin prévue)
g. Complétez le champ 'Reason for external' (Liste des valeurs disponible - )
h. Appuyez sur F3 ou sur l'icone pour sauvegarder les changements.

3. Si la personne a besoin d'une carte d'accès, envoyez un email à External.Visitor@cern.ch pour les informer que la personne se rendra au bureau de l'enregistrement, en indiquant le nom de famille, le prénom, la date de naissance et (si applicable) le numéro d'identification CERN.

4. Si la personne doit accéder une zone protégée (et doit, par conséquent, porter un film badge, suivre les cours de sécurité ou être accompagné par une personne expérimentée), elle doit justifier d'une couverture contre les risques professionnels. La personne doit remplir le formulaire d'enregistrement des visiteurs.

Dans les cas 3. et 4., la personne doit se présenter au services de l'enregistrement (bâtiment 55, entrée principale), pour obtenir sa carte d'accès.

5. Si la personne doit bénéficier d'accès sur les systèmes informatiques centraux, elle doit suivre la procédure de demande de comptes informatiques.

6. La personne peut être associée à une adresse interne.



2. Rapports, impression...

2.1 Rien ne sort de votre imprimante, que dois-je faire?

  • Assurez vous en premier lieu que l'imprimante fonctionne en imprimant un document d'une autre application (word, excel, etc.) Si rien ne sort, vous êtes probablement confronté à un problème de réseau. Veuillez vous adresser au printer.support@cern.ch
  • Si l'imprimante fonctionne avec d'autres applications, vérifiez l'état de votre rapport en utilisant la transaction \Processes and reports-View requests. Les rapports les plus récents sont en haut de la liste. Les paramètres des rapports s'affichent dans la dernière ligne de l'écran.
  • Si le champ 'Status' indique 'Error' essayez à nouveau de soumettre le rapport. Si vous obtenez chaque fois le message 'Error', envoyez un email à ais.support@cern.ch

2.2 Comment changer mon imprimante par défaut?

  • Choisissez le menu Processes and reports
  • Dans la fenêtre Submit request window actionnez la touche 'OPTIONS'


  • Puis dans la partie 'Print to output to', cliquez dans le champ 'Printer' et faites appel à la liste de valeurs et selectionnez votre imrpimante par défaut.

  • Actionnez la touche OK pour sauvegarder le changement

2.3 Comment changer mon imprimante par defaut?

Dans le menu HR, choisir Other definitions et ensuite User Profile options.

Dans l'ecran Personal Profile Values, appuyer sur F5 et ensuite inscrire le mot Printer avec un P en majuscule. Appuyez sur F2.

Sous la colonne User value, vous pouvez selectionner de la liste de valeur l'imprimante que vous desirez mettre par defaut dans Oracle HR.

Puis sauvegarder l'information en choisissant l'icone de sauvegarde.

 

3. Compte utilisateur, connexion, responsabilités...

3.1 Comment obtenir un accès à HR?

L'application HR11i n'est utilisée que par la division HR, FI, le Bureau d'Enregistrement et le Users' Office. Veuillez consulter ce tableau pour savoir si vous etes amenés à utiliser ou non la nouvelle application HR11i.

Pour utiliser Oracle*HR vous avez besoin:

  • d'un PC Windows maintenu par le CERN (CMF)
  • d'Internet Explorer 10
  • d'un accès Oracle*HR pour vous connecter à l'application

Pour obtenir un compte sur Oracle*HR avec la bonne responsabilité, veuillez remplir le formulaire Service Now



3.2 Comment lancer Oracle HR?

Dès que vous avez obtenu vos droits d'accès à HR (voir ci-dessus), vous pouvez accéder à Oracle*HR en choisissant:

4. Mise à jour des Costings/PPAs

La mise à jour et creation des costings dans l'application HR11i se fait uniquement par la division HR Pour les Départements, merci d'utiliser PAD..

Le role de la date (Datetrack) est très important dans la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing

4.1 Créer un Costing

  • Choisir la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
  • Se positionner à la date voulue
  • Le pourcentage à 100% vient automatiquement. Se positionner sur 'Cost Code' et introduire le code PPA
  • Sauvegarder les informations: faire F3 ou appuyer sur

4.2 Modifier un Costing

Cas no.1

  • Choisir la transaction:Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
  • Se positionner à la date voulue
  • Dans ce cas on passe d'un costing unique (ABC) à 100% à un costing unique (DEF) à 100%
  • Modifier le costing existant (ABC devient DEF)
  • Faire F3 ou et choisir UPDATE. La date de fin du costing précédent (ABC) se mettra automatiquement.

Cas no.2

  • Choisir la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
  • Se positionner à la date voulue
  • Dans ce cas on passe d'un Costing unique (ABC) à 100% à un costing multiple (par ex: 25% ABC, 75% DEF)
  • Se positionner sur la ligne du premier costing (ABC) et changer son pourcentage (on passe de 100% à 25%)
  • Sauvegardez ces informations , choisir UPDATE puis faire F3 ou
  • Créez le deuxième costing (DEF à 75%) puis sauvegarder

Cas no.3:

  • Choisir la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
  • Se positionner à la date voulue
  • Dans ce cas on passe d'un costing multiple (par ex: 25% ABC, 75% DEF) à un costing unique (DEF à 100%)
  • Se positionner sur le costing qui change de pourcentage (DEF) et le modifier à 100%
  • Sauvegarder l'information , choisir UPDATE et faire F3
  • Cliquer sur l'icone et indiquer la date (Jour-1)
  • Se positionner sur le costing (ABC) qui devient 0%
  • Puis cliquer sur : répondre YES à la question "Do you really want to delete this record?" et choisir "Set End Date" puis sauvegarder en faisant F3 ou

Vérification

Avant de quitter un dossier pour passer à un autre, vous devez vous assurer que les modifications apportées sont correctes, compte tenu du fait que la valeur des Costings doit TOUJOURS être égale à 100%. Pour cela, appuyez sur l'icone

5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel

Si un EXMP devient Membre du personnel ou External Firm Staff aucune procédure particulière n'est à suivre (Se positionner à la date de début du contract avec l'icone ,et modifier le type dans People-Persons ainsi que les données relatives au contrat dans Assignment).

Par contre, si un EXMP+Applicant devient Membre du personnel ou External Firm Staff, une procédure bien particulière est à suivre:

  • Choisir la transaction: People-Persons puis actionnez la touche Others et selectionnez Application
  • Se positionner avec trois jours avant la date du début de contrat
  • Dans le champ 'Recruitment Activity' faire un \RowInsert en cliquant sur l'icone et choisir dans la liste de valeurs () le programme auquel le contrat se rattache
  • Sauvegarder l'information
  • Se positionner en cliquant sur l'icone deux jours avant la date du début de contrat
  • Dans le champ 'Status' choisir dans la liste de valeurs () 'contract to be prepared'
  • Choisir UPDATE puis sauvegarder .
  • Vérifier qu'il n'y ait pas d'autres 'Contract to be prepared'. S'il y en a ne pas continuer la procédure et faire une requête auprès du AIS Support. Sinon continuer la procédure ci-dessous.
  • Choisir la transaction: People-Persons
  • Se positionner avec à la date de début de contrat et modifier les champs qui le nécessitent.
  • Sauvegarder par F3 ou et modifier les données relatives au contrat dans Assignment.

Pour tout cas particulier, veuillez contacter le AIS Support en donnant le maximum de renseignements (nom, numéro d'identification et problème rencontré)

6. Adresse Interne

Lorsque on veut attribuer un local à une personne, HR compare l'information saisie à celle contenue dans GESLOC. Cette transaction peut être refusée pour deux raisons:

  • le local n'existe pas dans GESLOC: il faut contacter le responsable divisionnaire pour l'espace afin qu'il le crée
  • le local existe mais n'est pas visible dans HR. Dans ce cas il faut contacter le bureau du courrier qui attribuera un numéro de case postale, ce numéro étant nécessaire pour que le local apparaisse dans HR.

7. Dans quel écran doit-on saisir le contact?

Le contact doit être saisi dans l'écran People - Persons afin d'éviter les doublons car la vérification de doublons ne se fait que dans cet écran. Dans l'écran Contact vous devez uniquement saisir la relation.

8. Changer la couleur de fond d'Oracle HR

Depuis la version 11.5.8 le fond des fenêtres d'Oracle HR est blanc. Cela peut provoquer une certaine fatigue des yeux lors d'une longue utilisation.

Mais il est possible de modifier la couleur par défaut en modifiant les paramètres de l'URL (l'adresse affichée dans votre navigateur internet sur la page qui affiche le message "IMPORTANT: Do not close this window!")

Dans le tableau suivant, cliquez sur le carré de couleur de votre choix. Cela ouvrira Oracle HR avec la couleur choisie comme couleur de fond des fenêtres. Puis sauvegardez l'adresse affichée dans vos "Favorites" pour retrouver cette couleur la prochaine fois que vous lancerez Oracle HR.

Veuillez noter que seules les couleurs suivantes sont disponibles.

Couleur
Echantillon
Blanc
Pourpre
Bleu
Kaki
Olive
Brique
Bleu-vert
Titane