HR - Foire aux Questions 
Un problème que vous rencontrez peut être très commun.
Ainsi, avant de contacter le AIS Support,
veuillez vérifier ci-dessous dans la liste des Questions Fréquemment
Posées si l'une d'elles correspond à votre problème.
1. Créer/Mettre à jour des personnes
1.1 Comment vous assurer qu'une personne n'existe
pas déjà dans la base de données (recherche de doublons)?
1.2 Comment enregistrer un 'External' qui aura besoin d'une
carte d'accès, d'un compte informatique, de remboursements,...?
2. Rapports, impression...
2.1 Rien ne sort de votre imprimante, que dois-je
faire?
2.2 Comment changer punctuellement mon imprimante pour les
rapports?
2.3 Comment changer son imprimante par défaut
3. Compte utilisateur, connexion, responsabilités...
3.1. Comment obtenir un accès à HR?
3.2. Comment utiliser HR?
3.3. Vous obtenez le message suivant: " Your
current security settings prohibit running ActiveX controls on this
page.
As a result, the page may not display correctly."
3.4. Problèmes d'installation de
Jinitiator
3.5. Vous ne pouvez vous connecter (vous avez
une erreur FRM-92100 "Your connection to the server was interrupted")
3.6. Je n'arrive pas à copier/coller dans HR (suivez la partie 2) - en anglais uniquement!
3.7. Je n'arrive pas à l'écran de login de HR - en anglais uniquement!
3.8. Internet Explorer 7 se ferme chaque fois que j'essaye de lancer Oracle HR
3.9. Quand je clique sur un menu de la nouvelle version 11.5.10, aucun écran ne s'ouvre
3.10. Solution de rechange pour faire fonctionner Oracle HR sous Windows Vista et Internet Explorer 8 
4. Mise à jour des Costings/PPAs
4.1 Créer un Costing
4.2 Modifier un Costing
5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel
6. Adresse Interne
7. Dans quel écran doit-on saisir le contact?
8. Changer la couleur de fond d'Oracle HR - plus supporté depuis la version 11.5.10!
9. LiveView (lien vers la documentation spécifique)
1. Créer/Mettre à jour des personnes
1.1 Comment vous assurer qu'une personne n'existe
pas déjà dans la base de données (recherche de
doublons)?
- Premièrement, assurez vous que la personne n'a JAMAIS été
enregistrée auparavant dans les bases de données CERN
(comme candidat, contact, pour un compte informatique, dans une base
de données d'une expérience, etc.)
- Ensuite, si la personne est de sexe féminin, vous devez lui
demander si elle a changé de nom (changement d'état civil).
Dans ce cas, faites une recherche à partir du nom de jeune fille
et du nom d'épouse selon les différentes étapes
indiquées ci-après.
- Dans tous les cas, faites une recherche avec un % à la fin
d'une suite de caractères mais PAS à son début.
A partir de l'écran People-Persons :
- La fenêtre 'Find person' apparaît dans laquelle
vous pouvez rechercher la personne
- Tapez le nom de famille de la personne (avec la première lettre
en majuscule et avec le signe % à la fin)
- Pressez FIND pour obtenir la liste des gens correspondants aux critières
que vous avez rentré.
- Vérifiez soigneusement chaque enregistrement obtenu (surtout
le nom de famille, la nationalité, date de naissance - faites
attention à l'orthographe du prénom qui peut légèrement
différer, la date de naissance étant considérée
comme un critère de recherche plus efficace que le prénom.)
- Si la personne...
a)...existe, vous pouvez alors modifier son dossier.
b)...n'existe pas, retournez à l'étape 1 ci-dessus et
recherchez la personne avec le nom de jeune fille, si applicable,
ou
avec une orthographe du nom différente (specialement dans le
cas de translitération d'alphabets différents - Chinois,
Russes, etc.)
c)...existe plusieurs fois avec des données identiques, prenez
contact avec the AIS Support.
- Si après plusieurs essais, vous ne trouvez pas la personne,
vous pouvez considérer qu'elle n'existe pas et vous pouvez
créer
son enregistrement en cliquant d'abord sur le bouton 'CLEAR' de la
fenêtre
'FIND PERSON' et ensuite sur le bouton 'NEW'.
Lorsque vous enregistrez une nouvelle personne et sauvegardez l'information,
la recherche de doublon fera apparaître la fenêtre ci-dessous
dans les cas où les nouvelles données rentrées
correspondraient aux données d'une personne existante déjà
dans la base:
1.2 Comment enregistrer un 'External' qui est
present au CERN et qui aura besoin d'une carte d'accès,
d'un compte informatique, de remboursements,...?
Cette procedure ne concerne que les personnes qui ne peuvent être
enregistrée sous aucun statut en vigueur (la personne devrait
alors enregistrée par le service central compétent)
et qui ne participent pas à une expérience au CERN
(la personne devrait être enregistrée par le secretariat
de l'expérience ou le Bureau des Utilisateurs par défaut).
Règle générale: quand une personne est
présente au CERN et doit obtenir une carte d'accès,
un compte informatique ou être au bénéfice
d'un remboursement elle DOIT être enregistrée dans
HR avec :
- Un contact CERN (qui doit etre titulaire ou avoir le role de
Team Leader),
- une date de début,
- une date de fin prévue,
- une catégorie permettant décrivant
la raison de son engagement
Le 'statut' External doit être utilisé seulement
pour des personnes qui n'ont jamais été enregistrées
dans HR.
1. Vérifiez que la personne n'existe pas déjà
dans HR en utilisant la fenêtre 'FIND PERSON'
a. Si la personne existe avec un statut 'actif' CERN (Membre
du personnel, Attaché non-rémunéré,
Personnel d'entreprise, Utilisateurs), cela signifie que son dossier
n'a probablement
pas été correctement terminé. Vérifiez
la dernière division de rattachement dans \Fastpath-Assignment
et demandez à la DAO de cette division ce qu'il
convient de faire. Dès que le cas est clarifié et
le dossier correctement terminé, passez à l'étape
2 ci-dessous.
b. Si la personne existe avec un statut 'non-actif' CERN
(EXMP, APPLICANT, EXMP+APPLICANT, CONTACT, EXTERNAL, etc.),
vous ne
devez RIEN enregistrer
MAIS vérifier les données concernant la personne (nom,
date de naissance, etc.). NE SURECRIVEZ PAS
LE TYPE DE PERSONNE pour le mettre à "External".
"External" est un type de personne par defaut qui ne doit
être utilisé que si la personne n'a pas déjà
été enregistrée pour une autre raison.
c. Si la personne n'existe PAS, vous devez l'enregistrer avec le
type 'External'.
2. Dans tous les cas, veillez à spécifier
un contact CERN (Membre du personnel titulaire) ainsi qu'une
date de fin prévue
dans les champs suivants:
a. Allez dans l'écran \People-Persons
screen
b. Actionnez la touche  pour
changer la date de session et mettez vous à la date
du jour (entrez la date et appuyez F3)
c. Allez sur le champ [.] en bas de l'écran à droite
pour ouvrir l'écran 'Additional Information'
d. Complétez le champ 'contact for external' (Liste des
valeurs disponible -  )
e. Complétez le champ 'external start date' (date début)
f. Complétez le champ 'external end date' (date de fin prévue)
g. Complétez le champ 'Reason for external' (Liste des
valeurs disponible - )
h. Appuyez sur F3 ou sur l'icone 
pour sauvegarder les changements.
3. Si la personne a besoin d'une carte d'accès, envoyez un
email à External.Visitor@cern.ch pour
les informer que la personne se rendra au bureau de l'enregistrement,
en indiquant le nom de famille, le prénom, la date de naissance
et (si applicable) le numéro d'identification CERN.
4. Si la personne doit accéder une zone protégée
(et doit, par conséquent, porter un film badge, suivre les
cours de sécurité ou être accompagné par
une personne expérimentée), elle doit justifier
d'une couverture contre les risques professionnels. La
personne doit remplir
le formulaire d'enregistrement des visiteurs.
Dans les cas 3. et 4., la personne doit se présenter au services
de l'enregistrement (bâtiment 55, entrée principale),
pour obtenir sa carte d'accès.
5. Si la personne doit bénéficier d'accès sur
les systèmes informatiques centraux, elle doit suivre la
procédure
de demande
de comptes informatiques.
6. La personne peut être associée à une adresse interne.
2. Rapports, impression...
2.1 Rien ne sort de votre imprimante, que dois-je
faire?
- Assurez vous en premier lieu que l'imprimante
fonctionne en imprimant un document d'une autre application
(word,
excel, etc.) Si rien ne sort, vous êtes probablement confronté
à un problème de réseau. Veuillez vous adresser
au printer.support@cern.ch
- Si l'imprimante fonctionne avec d'autres
applications, vérifiez l'état de votre rapport
en utilisant la transaction \Processes
and reports-View requests. Les rapports les plus
récents
sont en haut de la liste. Les paramètres des rapports s'affichent
dans la dernière ligne de l'écran.
- Si le champ 'Status' indique 'Error'
essayez
à nouveau de soumettre le rapport. Si vous obtenez chaque
fois le message 'Error', envoyez un email à ais.support@cern.ch
2.2 Comment changer mon imprimante par défaut?
- Choisissez le menu Processes
and reports
- Dans la fenêtre Submit
request window actionnez la
touche 'OPTIONS'
- Puis dans la partie 'Print
to output to', cliquez dans le champ 'Printer' et
faites appel à la liste de valeurs et selectionnez
votre imrpimante par défaut.
- Actionnez la touche OK pour sauvegarder le changement
2.3 Comment changer mon imprimante par defaut?
Dans le menu HR, choisir Other definitions et
ensuite User
Profile options.
Dans l'ecran Personal Profile Values, appuyer sur F5 et ensuite inscrire
le mot Printer avec un P
en majuscule.
Appuyez sur F2.
Sous la colonne User value, vous pouvez
selectionner de la liste de valeur l'imprimante que vous desirez mettre
par defaut dans Oracle HR.
Puis sauvegarder l'information en choisissant l'icone de sauvegarde.
3. Compte utilisateur, connexion, responsabilités...
3.1 Comment obtenir un accès à HR?
L'application HR11i n'est utilisée
que par la division HR, FI, le Bureau d'Enregistrement et le
Users' Office.
Veuillez consulter ce tableau pour
savoir si vous etes amenés à utiliser ou non la
nouvelle application HR11i.
Pour utiliser Oracle*HR vous avez besoin:
- d'un PC (Mac pas supporté)
- d'Internet Explorer 7
- d'un accès Oracle*HR pour vous connecter à l'application
Pour obtenir un compte sur Oracle*HR avec la bonne responsabilité,
veuillez envoyez un email à Yael Grange-Lavigne (HR)
3.2 Comment lancer Oracle HR?
Dès que vous avez obtenu vos droits d'accès
à HR (voir ci-dessus), vous pouvez accéder à Oracle*HR
en choisissant:
3.3 Vous obtenez le message suivant:
Your current security settings prohibit
running ActiveX controls on this page. As a result, the page may
not display
correctly.
Vous venez d'installer W2000 et essayez d'accéder à HR
en utilisant Internet Explorer et le message cité au-dessus
apparait sur votre écran.
Solution:
- Choisir l'option 'Tools- Internet options'
du menu Internet Explorer
- Puis choisir 'Security'
- Selectionnez 'Internet'
et actionnez la touche 'Custom level'
Puis vérifiez avec la liste ci-dessous si vous avez les bonnes
options cochées:
- Cliquez ensuite sur OK, puis selectionnez 'Local
Intranet', actionnez la touche 'Custom
level' et suivez les étapes 4 à 5
- Appuyez sur OK.
- Relancer HR. Un message relatif à l'installation du Java
plugin apparaît.
- Répondez 'YES' et suivez la procédure qui vous est
indiquée.
3.4 Problèmes d'installation de Jinitiator
Lisez à ce sujet la page spéciale
(en anglais uniquement)
3.5 Vous ne pouvez vous connecter
(vous avez une erreur FRM-92100 "Your connection
to the server was interrupted")
Vous obtenez le message d'erreur suivant une fois que vous avez
entré votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.:
Solution:
1. Videz le "JAR cache" de votre PC
- allez sur "C:\Documents and Settings\<votre nom d'utilisateur>\Oracle
Jar Cache"
- supprimez tous les fichiers
2. Assurez-vous que la redirection de votre bureau (Desktop
Redirection) est inactivée
- allez sur la page Roaming
Profile Properties (connectez-vous avec votre compte et votre
mot de passe NICE)
- cliquez sur le bouton "View Profile Information"
- assurez-vous que la valeur "Desktop" dans la rubrique "Folder
Redirection Settings" est à "NOT REDIRECTED" (comme
illustré ci-dessous) sinon, cliquez sur le bouton "Disable
Desktop Redirection".
3. Déconnectez-vous (Log off) de votre PC, reconnectez-vous
et essayez à nouveau
Si cela ne règle pas le problème, merci de prendre contact
avec AIS Support.
3.8. Internet Explorer 7 se ferme chaque fois que j'essaye de lancer Oracle HR
Symptômes: Lorsque vous tentez d'ouvrir Oracle HR, Internet Explorer 7 se ferme brutalement (y compris toutes les pages déjà ouvertes) et le message suivant apparaît à l'écran:
Cause: Ceci est probablement dû au fait que vous avez installé Microsoft Live Messenger avec toutes les options. Lors de l'installation, une série de "Add-ons" ont été ajoutés à Internet explorer et ces derniers sont incompatibles avec Oracle HR.
Solution: Supprimez les "Add-ons" de "Microsoft Live"
1. Dans Internet Explorer 7 ouvrez le menu "Tools > Manage Add-ons > Enable or Disable Add-ons"
2. Selectionnez les "Add-ons"
"Windows Live Sign-In Helper"
"Windows Live Toolbar"
"Windows Live Toolbar Helper"
et désactivez-les en cliquant sur le bouton "Disable"
(ils devraient alors être déplacés dans la section supérieure "Disabled")
3. Fermer la boîte de dialogue "Manage Add-ons" en cliquant "OK"
4. Confirmez la lecture du message informatif
5. Redémarrez Internet Explorer
Si cela ne règle pas le problème, merci de prendre contact
avec AIS Support.
3.9. Quand je clique sur un menu de la nouvelle version 11.5.10, aucun écran ne s'ouvre
Symptômes: Avec la version 11.5.10 (menu dans une page statique HTML), quand je clique sur un élément de menu, aucun fenêtre ne s'ouvre (et parfois un point d'exclamation apparaît près du curseur de la souris).
Cause: Deux types de causes provoquent ces symptômes (voir aussi cause 2 plus bas):
Cause 1: Ceci est probablement dû à la présence sur votre navigateur d'un bloqueur de fenêtres publicitaires comme celui proposé par Google Toolbar. Quand vous cliquez sur un élément du menu, le navigateur tente d'ouvrir une nouvelle fenêtre. Certains bloqueurs de fenêtres publicitaires ne permettent pas cela.
Solution pour la cause 1: Supprimez ou désactivez tout bloqueur de fenêtre publicitaire pour le site de Oracle HR.
1. Pour le bloqueur fourni dans Google Toolbar:
1.1. Cliquez sur l'icône "blocked" présente sur la Google Toolbar et choisissez "Allow Pop-up for this site"
1.2. L'icône devrait être renommée en "Site popups allowed"
2. Pour le bloqueur de Internet Explorer 7:
2.1 Ouvrez le menu "Tools > Pop-up Blocker > Pop-up Blocker Settings"
2.2. Ajouter le début de l'adresse courante dans le champ "Address of website to allow" et cliquez "Add", puis "Close"
3. Pour d'autres bloqueurs de fenêtres publicitaires, consultez leur aide en ligne ou bien le document suivant (en anglais uniquement) .
Cause 2: Vous utilisez Oracle HR pour la première fois sur cette machine et vous n'avez pas les droits d'administration pour installer JInitiator.
Solution pour la cause 2: voir la page dédiée aux problèmes d'installation de JInitiator (en anglais uniquement pour le moment).
Si cela ne règle pas le problème, merci de prendre contact
avec AIS Support.
3.10. Solution de rechange pour faire fonctionner Oracle HR sous Windows Vista et Internet Explorer 8
Symptômes: Under Windows Vista, when I run Oracle HR, once I have chosen my menu entry, Internet Explorer crashes
Cause: Oracle HR is currently not supported with Windows Vista but a workaround exists (see below).
Solution (ne doit être appliquée que par le personnel qualifié pour le support):
1. Désactivez vos bloqueurs de fenêtre publicitaires (popup blockers) et ouvrez http://oraclehr.cern.ch. Si demandé, installez Oracle JInitiator, laissez le processus se dérouler jusqu'à son terme et normalement comme décrit plus haut, Internet Explorer va cesser de fonctionner. Fermez alors toute fenêtre ouverte.
2. Téléchargez le fichier suivant (jvm.dll) et sauvegardez-le dans le dossier "C:\Program Files\Oracle\JInitiator 1.3.1.21\bin\hotspot"
3. Fermez toutes les fenêtres et ouvrez Oracle HR. Cela devrait maintenant fonctionner correctement.
4. Mise à jour des Costings/PPAs
La
mise à jour et creation des costings dans l'application
HR11i se fait uniquement par la division HR Pour les Départements,
merci d'utiliser PAD..
Le role de la date (Datetrack) est très important dans
la transaction: Fastpath-Costing ou People-Persons-Assignment-Costing
4.1 Créer un Costing
- Choisir la transaction: Fastpath-Costing
ou People-Persons-Assignment-Costing
- Se positionner à la date voulue
- Le pourcentage à 100% vient automatiquement. Se positionner
sur 'Cost Code' et introduire le code PPA
- Sauvegarder les informations: faire F3 ou appuyer sur
4.2 Modifier un Costing
Cas no.1
Cas no.2
Cas no.3:
Vérification
Avant de quitter un dossier pour passer à un autre, vous devez
vous assurer que les modifications apportées sont correctes,
compte tenu du fait que la valeur des Costings doit TOUJOURS être
égale à 100%. Pour cela, appuyez sur l'icone 
5. EXMP+Applicant devient Membre du personnel
Si un EXMP devient Membre du personnel ou External Firm Staff aucune
procédure particulière n'est à suivre (Se positionner
à la date de début du contract avec l'icone ,et
modifier le type dans People-Persons ainsi
que les données relatives au contrat dans Assignment).
Par contre, si un EXMP+Applicant devient Membre du personnel ou External
Firm Staff, une procédure bien particulière est à suivre:
- Choisir la transaction: People-Persons
puis actionnez la touche Others et selectionnez
Application
- Se positionner avec trois
jours avant la date du début de contrat
- Dans le champ 'Recruitment Activity' faire un \RowInsert en cliquant
sur l'icone
 et
choisir dans la liste de valeurs ()
le programme auquel le contrat se rattache
- Sauvegarder l'information
- Se positionner en cliquant sur l'icone deux
jours avant la date du début de contrat
- Dans le champ 'Status' choisir dans la liste de valeurs ()
'contract to be prepared'
- Choisir UPDATE puis sauvegarder .
- Vérifier qu'il n'y ait pas d'autres 'Contract to be prepared'.
S'il y en a ne pas continuer la procédure et faire une requête
auprès du AIS Support.
Sinon continuer la procédure ci-dessous.
- Choisir la transaction: People-Persons
- Se positionner avec à la date de début de contrat et modifier les champs
qui le nécessitent.
- Sauvegarder par F3 ou et
modifier les données relatives au contrat dans Assignment.
Pour tout cas particulier, veuillez contacter le AIS
Support en donnant le maximum de renseignements (nom, numéro
d'identification et problème rencontré)
6. Adresse Interne
Lorsque on veut attribuer un local à une personne, HR compare
l'information saisie à celle contenue dans GESLOC. Cette transaction
peut être refusée pour deux raisons:
- le local n'existe pas dans GESLOC: il faut contacter le responsable
divisionnaire pour l'espace afin qu'il le crée
- le local existe mais n'est pas visible dans HR. Dans ce cas il
faut contacter le bureau du courrier qui attribuera un numéro
de case postale, ce numéro étant nécessaire
pour que le local apparaisse dans HR.
7. Dans quel écran doit-on saisir
le contact?
Le contact doit être saisi dans l'écran People
- Persons afin d'éviter les doublons car la vérification
de doublons ne se fait que dans cet écran. Dans
l'écran Contact vous devez uniquement saisir la relation.
8. Changer la couleur de fond d'Oracle
HR
Depuis la version 11.5.8 le fond des fenêtres d'Oracle HR est blanc.
Cela peut provoquer une certaine fatigue des yeux lors d'une longue utilisation.
Mais il est possible de modifier la couleur par défaut en modifiant
les paramètres de l'URL (l'adresse affichée dans
votre navigateur internet sur la page qui affiche le message "IMPORTANT:
Do not close this window!")
Dans le tableau suivant, cliquez sur le carré de couleur de votre
choix. Cela ouvrira Oracle HR avec la couleur choisie comme couleur de
fond des fenêtres. Puis sauvegardez l'adresse affichée
dans vos "Favorites" pour retrouver cette couleur la prochaine fois
que
vous
lancerez
Oracle HR.
Veuillez noter que seules les couleurs suivantes sont disponibles.
|
Couleur
|
Echantillon
|
|
Blanc
|
|
|
Pourpre
|
|
|
Bleu
|
|
|
Kaki
|
|
|
Olive
|
|
|
Brique
|
|
|
Bleu-vert
|
|
|
Titane
|
|
|
:
répondre YES à la question "Do you really want
to delete this record?" et choisir "Set End Date" puis
sauvegarder en faisant F3 ou 