PROCEDURE POUR LA VENTE DU LEP

 

1- Introduction

A partir de début janvier va commencer le démantèlement du LEP. Suite à un appel d'offres, cinq contrats ont été établis avec des entreprises: un contrat pour la machine elle-même, avec la société Excoffier à Annecy (contrat K696/SPL) et quatre contrats avec la société Jaeger et Bosshard à Genève pour chacune des expériences du LEP :
-Expérience L3 - Contrat K697/SPL
-Expérience OPAL - Contrat K698/SPL
-Expérience ALEPH - Contrat K703/SPL
-Expérience DELPHI - Contrat K704/SPL
Le tonnage prévu est d'environ 10'000 tonnes représentant 1400 camions. Les enlèvements s'effectueront entre janvier 2001 et février 2002. La fréquence journalière devrait se situer autour de 4/5 camions.

2- Procédure

Une procédure détaillée, normalement en votre possession, a été établie par L. Jirden pour fixer les modalités. Elle sert de base pour l'accomplissement des formalités administratives et douanières nécessaires. Elle a été validée par les différentes autorités concernées. Nous n'allons donc pas la détailler mais juste préciser ou résumer un certain nombre de points.
Une baraque a été aménagée sur le site de Prévessin (bât..6207) à coté du pont bascule et équipée d'un PC et d'une imprimante. Chaque camion devra se présenter avant le chargement pour être enregistré et pesé à vide. Ensuite, il se rend sur le lieu d'enlèvement et, une fois chargé, retourne au bâtiment 6207 pour pesage et contrôle radiologique. Les données enregistrées initialement sont complétées et envoyées dans les tables de transfert de Siriac.
La saisie des données est faite par Jean-Claude Freiss (ou son remplaçant) dans une application Web spécialement développée pour la vente du LEP. L'écran de saisie comporte une dizaine de champs à renseigner : contrat,no du camion, nom du chauffeur, groupe d'articles, poids avec, en option pour la machine LEP, le no d'identification dont la saisie est validée par un lien avec la base de données SL. Une fois le dossier complété, un bouton permet d'activer un programme d'interface qui va compléter les informations avant de les envoyer dans les tables de transfert Siriac. Paralléllement, un courrier électronique est envoyé aux personnes concernées du service import/export pour les aviser qu'ils vont avoir un dossier à traiter.
Le dossier peut ensuite être intégré et l'impression des documents d'accompagnement est lancée sur l'imprimante du bâtiment 6207.
En fin de mois, un récapitulatif des enlèvements effectués, groupés par contrat et groupe d'article est envoyé à la division FI pour facturation.

3- Impact dans Siriac

Pour gérer la vente du LEP et répondre aux spécifications demandées par les autorités douanières, un certain nombre de modifications ont été effectuées dans Siriac que nous allons détailler ci-dessous.

3.1 - Fonds de page : nécessité de créer trois nouveaus fonds de page pour répondre aux spécifications :
-psix70.eps Facture de vente/D S I
-psix71.eps Facture de vente
-psix72.eps Dossier de vente

3.2 - Mode de transport : Nouveaux modes de transport créés
-RE Route international vente
-RD Route suisse vente

3-3 - Type de colis :
CM Camion

3.4 - Documents : nouveaux documents créés dans GXDOC
-2340008 facture de vente /DSI
-2340009 fax au bureau de RN84
-2340010 fax à l'antenne SPS
-2340011 fax au transitaire
-2340012 facture de vente
-2340013 dossier de vente

Paramétrage des documents par classe :
Classe EM Mode de transport RD (Route suisse vente)
2340009 Fax au BD de RN84
2340011 Fax au transitaire
2340012 Facture de vente
2340013 Dossier de vente
3350009 No immatriculation

Classe EM Mode de transport RE (Route intl. vente)
2340008 Facture de vente/DSI
2340009 Fax au BD de RN84
2340010 Fax Antenne DOUANE
2340011 Fax au transitaire
2340013 Dossier de vente
3350009 No immatriculation

3.5 - Définition des étapes par classe :
Etape 27 Envoi au fournisseur rajoutée à la classe EM - Cette étape permet de s'assurer que le dossier a bien été traité.

3.6 - Définition de l'enchainement EDVENTE :
Cet enchainement lance l'intégration (pour tout ce qui se trouve dans les tables de transfert). Ensuite, les ventes LEP sont sélectionnées, les commandes valorisées et passées à l'étape 20.
Liste des transactions associées :
1-OETTTE Transfert des tiers, adresses
2-SXTTEB Integration des transferts d'échanges
3-SATTCD Integration de commandes
4-SATLSR Constitution des listes de commandes
5-SATCCDA Traitement des ordres de transport
6-SATPECA Passage d'une etape a une autre

3.7- Association imprimante/postes de travail :
-dans GWIF, association de l'imprimante 6207-R001 avec les postes : gfrick, mvibert,alanz pour permettre de lancer l'impression directement sur l'imprimante de la baraque de pesage.

3.8 - Développements effectués :
Pour répondre aux exigences spécifiques liées à la vente du LEP, il a fallu adapter les programmes d'édition import export, notamment l'édition de la facture avec tampon EUR2. Les procédures suivantes ont également été créées :
-zxesale : pour édition de la facture de vente/D S I
-zxesal1 : pour édition de la facture de vente
-zxesald : pour édition du dossier de vente
-zxesaf1 : pour envoi du fax au bureau de RN84 (France)
-zxesaf2 : pour envoi du fax à l'antenne de Prévessin/SPS
-zxesaf3 : pour envoi du fax au transitaire (Bertola)

4- Marche à suivre dans SIRIAC

Une fois que vous recevez le courrier électronique vous informant qu'un dossier de vente a été transféré par J.C. Freiss et qu'il est prêt à être traité, vous devez lancer l'enchainement EDVENTE.
Ci-dessous, copie du premier écran de cet enchainement :

Il vous suffit ensuite de presser F3 dans chaque écran qui va vous être proposé. Ensuite, le job va être lancé et le résultat va s'afficher sur votre écran. A la fin du job vont s'afficher les dossiers de vente du LEP , après constitution de la liste.
Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant :

Il vous suffit de relever les numéros de dossier concernés et les appeler ensuite en mode recherche dans la transaction GXEBS.
Pour chaque dossier , lancez l'impression (enchainement dynamique) en changeant le nom de l'imprimante dans l'écran ci-dessous. L 'imprimante correcte est 6207-R001

Une fois l'impression terminée, vous pouvez imprimer pour votre classement le document 'dossier de vente'. Pour ce faire, retournez dans l'écran des documents associés (exemple ci-dessous),.

Dans cet écran, dans le champ Edt, mettez N pour tous les documents sauf le 2340013, c'est très important, sinon vous allez renvoyer les faxes ce qui va créer de la confusion chez les services concernés.
Une fois le dossier de vente édité, l'opération est terminée. Il n'est pas nécessaire, au préalable, de vérifier les données qui sont déjà vérifiées par l'interface entre l'application Web et les tables de transfert Siriac.