1 - Conception générale :

1.1 - Rôle de l'import export :

Avec les achats,l'import/export supporte tous les aspects du cycle commercial global du CERN c'est à dire à partir du moment où un utilisateur soumet une demande d'achat, jusquà la distribution interne de la marchandise et ultérieurement, le cas échéant, jusqu'à la vente ou le transfert du matériel.

Le service Import/Export est présent sur chaque site du CERN pour permettre l'application de la réglementation douanière propre à chaque pays hôte. Un certain nombre de spécificités existent donc dans chaque secteur pour régir ces particularités. Les fonctions de base sont toutefois identiques :

*Permettre la création, l'approbation et la transmission des demandes d'expédition import et export , en assurer la réception, le contrôle et le traitement

*Gérer et assurer le suivi d'un mouvement en produisant les documents d'importation, d'exportation et de transport nécessaires à la satisfaction d'une étape de ce mouvement et en établissant les documents contractuels nécessaires (par ex. ordre de transport, instructions d'acheminement, passavant permanent...)

*Assister les achats dans le choix des partenaires commerciaux (transporteurs, transitaires....) du mode de transport et des Incoterms les plus appropriés à une commande

*Evaluer et comparer les coûts de transport, déterminer le mode de transport le plus approprié et sélectionner un transporteur pour la prise en charge d'une étape de mouvement

1.2 -Fonctionnalités essentielles :

Lors de l'analyse détaillée de l'import/export, nous avons pu dégager les fonctionnalités principales de ce secteur que nous allons résumer ci-dessous afin de mieux illuster la manière dont elles ont été implémentées.

Le rôle essentiel de la logistique est, de gérer les mouvements de marchandises du CERN vers l'extérieur (fournisseur, institut, client...) ou de l'extérieur vers le CERN, et même éventuellement entre des tiers (matière première livrée par un fournisseur à un autre fournisseur dans le cadre d'une commande).

La notion maîtresse dans le secteur logistique est donc le MOUVEMENT. Il est divisé en un certain nombre d'étapes qu'il doit satisfaire. Un arrivage international par exemple comprend l'étape de documentation (documents produits par l'expéditeur), ensuite l'enlèvement à domicile, les formalités d'exportation, le transport principal international, le dédouanement à l'importation, le camionnage à domicile, la réception et la livraison interne. (cf schéma ci-dessous). Certaines étapes sont optionnelles, d'autres sont obligatoires. Leur séquence a été définie dans le paramétrage de l'application..

LE MOUVEMENT peut être le résultat d'un ou plusieurs AGREEMENTS (demande d'expédition, commande, accord de prêt, demande de vente, etc..).

Dans certains cas, ce MOUVEMENT peut être généré par l'expéditeur externe et concerner soit un AGREEMENT (commande, etc..).soit une personne particulière.

Pour initier les MOUVEMENTS ou satisfaire certaines étapes, la logistique produit ou reçoit des AGREEMENTS qui peuvent être regroupés dans les catégories suivantes :

*AGREEMENTS INTERNES : demande d'expédition

*AGREEMENTS DE TRANSPORT : Ordre de transport, instructions d'acheminement, etc....

*AGREEMENTS DOUANIERS : Certificats d'importation, carnets ATA, passavants permanents, etc...

Les AGREEMENTS de transport correspondent aux MOUVEMENTS pour lesquels la logistique détermine le mode de transport et le transporteur. Ils peuvent être consécutifs à une etude de transport ou se référer à un tarif de transport spécifique.

Dans le cadre de la gestion de ces MOUVEMENTS, la logistique reçoit ou produit toute sorte de documents qui permettent , soit de compléter les informations relatives au mouvement (colisage, transporteur) soit de faire franchir une étape à ce mouvement (documents de dédouanement...). Le passage d'un MOUVEMENT d'une étape à une autre est donc basé sur :

*la documentation reçue et saisie dans l'application

*la documentation produite (factures pro-forma, déclaration en douane)

*Les AGREEMENTS de transport

*Les AGREEMENTS douaniers

Le destinataire ou expéditeur interne d'un MOUVEMENT, dés qu'il est identifié peut accéder à l'information relative au statut du MOUVEMENT.

1.3 - Implémentation dans SIRIAC :

Etant donné la forte complémentarité des fonctions de la logistique avec celles des achats, il a paru logique de faire développer par Inférence un module complémentaire àl'intérieur de Siriac pour permettre une complète intégration des deux domaines.

Le mouvement étant la notion essentielle du secteur import/export, la transaction principale de l'application est donc la saisie des mouvements (GXEBS). Toute la fonctionnalité s'articule autour de cette transaction. En effet, à partir du mouvement, on peut créer des commandes de transport, consulter les tarifs de transports ou lancer des études de transport. Le but est de fournir un environnement standard aux utilisateurs et leur permettre, à partir de cette transaction d'accéder à toute la fonctionnalité dont ils ont besoin.

Les documents relatifs à un mouvement seront également stockés au niveau des mouvements. Ces documents sont définis pour chaque classe de mouvement et chaque mode de transport dans une transaction spécifique (GXDOC).

Les agreements générés par la logistique sont pour la plupart produits par des traitements à partir du mouvement (etudes de transport, commandes logistiques, etc..). Les commandes d'embargo seront produites par un traitement de recopie des commandes d'achat (TXCDA). Les passavants permanents seront obtenus par recopie de la demande d'expédition dans une classe particulière.

Les données relatives aux agreements logistiques seront stockées dans la structure des commandes dans des classes spécifiques à la logistique.

Les demandes d'expédition ou de transport groupent un agreement interne et le mouvement correspondant. Les demandes arrivant de EDH seront intégrées dans la structure des commandes et des mouvements par un traitement spécifique qui s'effectuera automatiquement deux fois par jour. Les demandes papier seront ressaisies par appel sur touche de la saisie des commandes(GCDAC) depuis la gestion des mouvement après saisie du mouvement correspondant. Toutefois, la stratégie d'EDH est de pousser à l'utilisation des documents électroniques et d'abandonner progressivement les documents circulant sous forme 'papier'.

1.4 - Aspects de l'intégration:

Jusqu'à présent, l'application informatique de l'import/export fonctionnait de manière isolée. Du fait de son intégration dans Siriac, la plupart des données qu'elle va utiliser vont être partagées avec les autres services. Lors de la création d'un arrivage, par exemple, il faudra aller chercher un code fournisseur et un code adresse, indiquer le code activité correspondant à la marchandise, utiliser les mêmes codes pour les unités commerciales, devises...

Ces codes pourront être obtenus soit par saisie assistée sur le champ concerné soit en accédant aux différents domaines de Siriac:

*Architecture fournisseurs -> GFOUC etc...

*Architecture articles -> GARTC, etc...

*Architecture commandes -> GCDAC, etc...

Pour ces différents domaines, se reporter aux chapîtres correspondants du présent manuel.

1.5 - Structure du présent chapitre :

Dans ce chapître, nous allons décrire l'utilisation des transactions spécifiques à l'import/export en commençant par la transaction principale GXEBS. Nous nous attacherons ensuite à décrire les fonctionnalités annexes telles que embargo, passavants permanents, saise des tarifs de transport, intégration des demandes d'expédition et de transport, etc... Nous présenterons ensuite les différentes consultations qui seront mises à disposition.