3 - Fonctionnalités accessibles depuis GXEBS :

3.1 - Saisie des adresses pour les tiers occasionnels :

La plupart des expéditeurs des arrivages destinés au CERN ou des destinataires de nos expéditions sont référencés dans la base soit en tant que fournisseurs , soit en tant qu'instituts. Avant de crééer une adresse occasionnelle, il faudra donc s'assurer qu'elle n'existe pas déjà en consultant la liste par saisie assistée sur le nom du tiers .

Si toutefois, ce tiers n'existe pas dans la base, on pourra le créér et lui associer une adresse. Lors de la saisie du mouvement, dans le champ 'code expéditeur' ou 'code destinataire', il faudra entrer ''LOG-99' qui est le code générique pour les tiers occasionnels. Ensuite, au niveau du code adresse, il faudra presser 'Esc + 2' pour accéder à la saisie des adresses. On peut également accéder directement à cet écran par le mnémonique d'appel 'GTIA2'. Lorsque l'on obtient l'écran correspondant, il faut presser la touche 'esc + b' pour vider l'écran et créer une nouvelle adresse.

Cette fonctionnalité permet également de crééer une adresse pour un transporteur occasionnel à partir de l'écran des intervenants, à condition toutefois que le transport ne donne lieu à aucune facturation. Dans le cas contraire, le transporteur doit obligatoirement exister dans la base fournisseurs.

Vous trouverez à la page suivante un écran type avec les indications sur les zones à renseigner.

Ecran de saisie des adresses occasionnelles - explication des champs

1 Code Adresse- Ne pas remplir ce champ, il sera mis à jour automatiquement après le

commit.

2 Nom Nom ou raison sociale du tiers - 60 caractères disponibles

En raison de l'espace disponible sur les fonds de page, n'utiliser que 40 caractères

3 Réduit - Intitulé réduit du nom du tiers- 20 caractères

4 Pays - Code ISO du pays du tiers

5 Adresse - 1ère ligne de l'adresse - 32 caractères

6 Adresse - 2e ligne de l'adresse - 32 caractères

7 Adresse - 3e ligne de l'adresse - 32 caractères

8 Code postal - code postal de l'adresse du tiers - 9 caractères

9 Ville - Ville du tiers - 30 caractères

10 Telephone - no de telephone du tiers - 20 caractères

11 Telex- no de telex du tiers- 20 caractères

12 Fax - no de fax du tiers - 20 caractères

13 Créé - Date de création et code utilisateur - affiché, non accessible en saisie

Ci-dessous, exemple d'adresse occasionnelle créée pour le tiers occasionnel NOM-99. Pour l'import./export, ce tiers occasionnel sera LOG-99.

Ecran de saisie des adresses occasionnelles - exemple avec données

3.2 - Tarif de transport informatisé :

A partir de l'écran des intervenants, pour l'intervenant de rôle 'TR', si on entre 'TARIF' dans le type de facturation, il est ensuite possible, en saisie assistée sur le champ quantité ou le champ prix, d'accéder à l'écran comparatif des tarifs de transport informatisés. Bien sûr, on prendra soin, dans l'écran des intervenants, de ne pas renseigner le code du transporteur ni le code adresse.

Bien entendu, un tarif devra exister dans la base pour la destination et le mode de transport du mouvement. Pour l'instant , tous les tarifs existants dans l'ancienne application ont été rapatriés.

L'écran comparatif auquel on accède propose un choix entre différents transporteurs pour le même mode de transport et pour différentes catégories (Avion courrier, Avion fret par exemple). Les transporteurs sont affichés par ordre de prix : les moins chers en premier. En bas de l'écran, le fournisseur le moins cher est proposé avec le montant (= prix au kilo * poids du mouvement) dans le palier correspondant et également le montant pour le palier supérieur.

Si le transporteur proposé ne convient pas, on peut avec la flèche montante ou descendante sélectionner un autre transporteur, et consulter au bas de l'écran le calcul correspondant.

Pour effectuer un choix dans cet écran, il faut positionenr le curseur sur le dernier champ correspondant à la ligne du transporteur sélectionné. et entrer une des troix valeurs suivantes :

M -> signifie que l'on sélectionne un prix minimum

P -.> indique que l'on choisit le prix du palier correspondant au poids du mouvement

S -> veut dire que l'on désire le prix du palier supérieur

Une fois la zone complétée, on effectue un commit et on revient à l'écran des intervenants. Les valeurs suivantes seront ramenées au nveau de cet écran :

*Nom et code adresse du transporteur

*Catégorie de transport

*Quantité, prix, montant

Vous trouverez un exemple de consultation des tarifs de transport dans la copie d'écran ci-dessous.

Ecran de consultation des tarifs de transport - exemple avec données

La quantité correspond au poids brut de l'échange, le minium est le prix minimum pour un mode et une catégorie de transport donnés. Le minimum est un prix forfaitaire (donc, au niveau de l'écran des intervenants , il faut modifier l'article en Port-forfait et mettre la quantité à 1).

Le palier est la tranche de tarif pour le poids du mouvement et le palier supérieur est la tranche supérieure du tarif. Par exemple pour une expédition avion de 30 kgs, le palier sera la tranche de prix de 1 à 44 kgs et le palier supérieur la tranche de 45 à 99 kgs. Si on choisit le palier supérieur, la quantité à facturer sera 45 kgs et non le poids du mouvement.

Ci-dessous, vous trouverez un exemple d'écran intervenant 'TR' après consultation du tarif de transport informatisé. Le transporteur sélectionné est ABBS65 et le prix, le prix du palier correspondant.

Ecran des intervenants 'TR' - exemple après consultation du tarif de transport informatisé

3.3 - Etude de transport :

Pour lancer une étude de transport, l faut accomplir un certain nombre d'étapes que nous allons détailler dans ce chapître. Il faut d'abord créer un intervenant ET, puis appeler la consultation des études antérieures, constituer la liste des transporteurs à questionner et lancer le traitement qui va générer les commandes de classe 'ET' et envoyer les demandes de prix. Les réponses obtenues seront à intégrer dans la transaction GAODO . Le transporteur sélectionné sera ensuite associé à l'échange dans l'écran des intervenants (rôle TR).

3.3.1 - Création de l'etude dans l'écran intervenants

La première étape est donc la création d'une étude dans l'écran des intervenants.

Ecran des intervenants création de l'étude - exemple

On crée un intervenant avec le rôle 'ET' pour le fournisseur générique 'ZZYY99'. Une commande logistique de classe ET sera générée. Le type de facturation à renseigner est 'ETUDE', quantité, prix et montant sont égals à 0. Ensuite, après le commit, en saisie assistée sur le champ quantité ou le champ prix, on accède à l'écran des études de transport.

3.3.2 - Accès à l'écran des études de transport

La deuxième étape s'effectue en accédant à l'écran des études de transport. Le but est de consulter les études antérieures pour la même destination et le même mode de transport et constituer une liste de transporteurs à questionner.

Ecran de l'étude de transport - explication des champs

Dans la partie supérieure de l'écran des études de transport (champs numérotés de 1 à 10 dans l'exemple ci-dessous ), on entre les critères de recherche, On presse ensuite la touche 'bloc suivant' pour afficher les résultats et sélectionner les transporteurs à questionner. En pressant une nouvelle fois 'bloc suivant' on peut rajouter des transporteurs supplémentaires.non liés à une étude précédente.

1ère partie : critères de recherche :

1 Ville - Ville de l'expéditeur du mouvement - zone renseignée à partir de l'échange

2 Pays - Pays de l'expéditeur du mouvement - zone renseignée à partir de l'échange

3 Ville - Ville du destinataire du mouvement - zone renseignée à partir de l'échange

4 Pays - Pays du destinataire du mouvement - zone renseignée à partir de l'échange

5 Destination (ou provenance)- lieu de destination ou de provenance pour le transport - il peut être différent de la ville de l'expéditeur ou du destinataire (par exemple un

port ou un aéroport)

6 Mode de transport - mode de transport du mouvement - zone renseignée à partir de l'échange (= mode de transport renseigné dans l'écran des intervenants)

7 Type d'intervenant - la valeur 'TR' est indiquée par défaut

8 Classe d'échange - classe de l'échange correspondant - zone renseignée à partir de l'échange

9 Liste de fournisseurs à générer - nom de la liste de transporteurs à partir de laquelle

on va lancer l'étude. Le nom à utiliser est 'ETUDE'.

10 Suppression de la liste initiale - sert à indiquer si on désire la liste précédente portant

le même nom- la valeur 'O' (=oui) est proposée par défaut.

2e partie : résultats de la recherche (zones affichées non accessibles en saisie) :

11, 12, Référence - Année, classe et numéro du mouvement satisfaisant les critères de

13 recherche

14 Quantité - Poids brut de l'échange considéré- si valeur '1' :=prix forfaitaire -

15 Montant - Montant de la commande générée pour ce transport (quantité x prix unitaire) -

16 Fournisseur transp. - Nom du transporteur

17 Interlocuteur - Nom de la personne concernée chez le transporteur

18 ct - catégorie de transport

19 O/N - sert à indiquer les transporteurs que l'on veut inclure dans la liste -

Répondre 'O' pour joindre un transporteur à la liste, 'N' pour ne pas le considérer

3e partie : rajout de transporteurs supplémentaires :

20 Autres transporteurs - Code fournisseur des transporteurs à ajouter à la liste

Ecran de l'étude de transport - exemple avec données

3.3.3 - Génération des commandes 'ET':

La troisième étape de l'étude de transport est de lancer la génération des commandes de classe 'ET' pour les transporteurs sélectionnés dans la liste.. Depuis l'écran de l'étude de transport, après avoir effectué le commit, on presse 'esc + 2' et on accède à l'écran de soumission ci-dessous.

Ecran de génération des études de transport - explication des champs

1,2,3, Commande à recopier - Classe, numéro et sous-numéro de la commande de classe ET

générée pour le fournisseur ZZYY99et à partir de laquelle on va effectuer la recopie

4 Liste de fournisseur - Liste de fournisseurs pour les commandes à générer -

entrer 'ETUDE'

5 Texte Cde - Indique si l'on veut également recopier les textes ('O') ou non ('N' ) -

valeur par défaut ='O'

6 Lignes Cde - Indique si l'on veut également recopier les lignes de commande ('O') ou non ('N') - valeur par défaut ='O'

7 Texte ligne - Indique si l'on veut également recopier les textes des lignes de commande ('O') ou non ('N' ) - valeur par défaut ='O'

8 Utilisation des défauts sur entête - Indique si l'on veut obtenir les valeurs par défaut au niveau en-tête liées au fournisseur de la commande à recopier ('O') ou non ('N' ) -

valeur par défaut = 'N'

9 Utilisation des défauts sur ligne - Indique si l'on veut obtenir les valeurs par défaut au niveau des lignes liées au fournisseur de la commande à recopier ('O') ou non ('N' ) -

valeur par défaut = 'N'

10 Cree commande dans liste - Indiquer le nom de la liste à laquelle on va rattacher les commandes générées (ce nom de liste va servir pour les traitements suivants) - le nom à

utiliser est 'ETUDE' (comme pour la liste de transporteurs)

10 Suppression de la liste - Entrer 'O' si vous voulez supprimer la liste de commande,

'N' si vous voulez la conserver. Indiquer toujours 'O' sinon, à chaque nouvelle étude,

vous allez rajouter des éléments à la liste initiale. La valeur par défaut sera donc 'O'

Une fois cet écran rempli, le commit va déclencher un traitement qui va générer les commandes de classe 'ET' pour les éléments de la liste., les valoriser et les éditer automatiquement sous forme de fax. Il restera ensuite à attendre les réponses pour effectuer le choix du transporteur .

3.3.4 - Traitement des réponses :

La dernière étape pour les études de transport consistera à traiter les réponses reçues. dans GAODO et générer une commande pour le transporteur sélectionné. (créer un intervenant de rôle TR) .

La transaction GAODO est constituée de trois blocs. Dans le premier, on entrre les critères de recherche : classe 'ET' dans 'AO/DO'. Ensuite, on passe au bloc suivant, en pressant F2. Les fournisseurs consultés vont s'afficher. Il faudra comnpléter chaque ligne avec les prix reçus (EXW ou DDU suivant le cas) et le code de réponse (voir saisie assistée pour valeurs possibles). Le troisième bloc affiche les coordonnées du transporteur sur lequel on est positionné dans le bloc 2..

Une fois le transporteur sélectionné, il faudra changer le code AO/DO dans le deuxième écran en ''GA' et dans le champ commande indiquer la référence de la commande OT. Voir exemple ci--dessous.

Ecran GAODO- exemple