ATELIERS BAAN

Réunion du 13.10.2004

Cette réunion s'est déroulée en deux parties:

-présentation générale Baan : situation actuelle, migration prévue, but des ateliers

-Atelier 1 : gestion du stock

1-Présentation générale:

L'historique de Baan a été retracé, ainsi que le choix stratégique de BaanIV c4 et la mise en place d'une interface Web pour le printemps 2005.

Les participants semblaient satisfaits du planning retenu et ont montré un certain intérêt aux ateliers qui seront organisés jusqu'à la fin de l'année afin de préparer cette migration dans les meilleures conditions.

Dans cette atelier, un certain nombre de problèmes ont été évoqués par les participants et certaines incohérences ont été constatées relativement aux données articles/magasin..

-Correction des données :
Les magasins vides (AH, AI, PRE, etc..) seront supprimés par IT/AIS.
Les incohérences constatées dans les données articles/magasins ont fait l'objet de listes détaillées envoyées à FI/LS pour correction.

- Magasin 00 :
Deux problèmes se posent avec ce magasin:
-mise à jour du paramètre de seuil de livraison directe
-adresse d'enlèvement du matériel (distribution interne)

IT/AIS propose les solutions suivantes:
-Seuil de livraison directe. Mise en place d'un script de correction lancé en batch tous les matins. Si le stock est vide, mise du seuil de livraison directe à 0, sinon seuil. de livraison directe = niveau de stock. Cette solution devrait résoudre tous les problèmes. Décision FI/LS
-Adresse d'enlèvement: Faire du magasin 00 un magasin géré par emplacements. On créera autant d'emplacements qu'il y a d'adresse d'enlèvements (par ex. si groupe 44, emplacement = 129, si groupe 06, emplacement = 73, etc..).
Il suffira ensuite d'associer les articles au bon emplacement (création de conditions de stockage par groupe d'articles). Décision FI/LS

- Inventaire du magasin MP :
Les utilisateurs constatent que le nombre d'articles à inventorier varie considérablement d'un jour sur l'autre. Le job systématique qui génère cet inventaire est divisé en 10 sessions qui travaillent par fourchette de scem.
Les fourchettes actuellement prises en compte sont :
-session 1 : du scem 06.01.10.140.0 au scem 38.40.30.614.2 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 2 : du scem 38.40.30.614.2 au scem 39.64.60.030.9 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 3 : du scem 39.64.60.030.9 au scem 43.79.70.630.8 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 4 : du scem 43.79.70.630.8 au scem 44.03.30.054.5 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 5 : du scem 44.03.30.054.5 au scem 44.09.72.420.9 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 6 : du scem 44.09.72.420.9 au scem 44.43.34.031.8 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 7 : du scem 44.43.34.031.8 au scem 44.53.10.210.6 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 8 : du scem 44.53.10.210.6 au scem 44.77.43.016.1 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 9 : du scem 44.77.43.016.1 au scem 44.98.90.140.5 - nb articles maxi à inventorier = 10
-session 10 : du scem 44.98.90.140.5 au scem 58.81.50.800.0 - nb articles maxi à inventorier = 10

Solution proposée :
Vérifier la fourchette de scems (FI/LS)et la modifier pour équilibrer la charge de travail par inventaire. (IT/AIS)

- Inventaire du magasin STO(Epool) ::
Le pool Electronique souhaite utiliser la fonctionalité des inventaires Baan mais uniquement pour générer la liste de comptage dans un but de vérification. Dans Baan, cela ne pose aucun problème. Il suffit de générer l'inventaire, l'éditer et le supprimer. Ce lancement d'inventaire peut être soit manuel soit systématisé. Action Epool pour préciser les besoins.

- Déclassement des articles:

Les articles devenant obsolete ou n'étant plus mouvementés nécessitent une mise en déclassement. De nombreux articles sont déclassés au cours de l'année. Cette opération implique un certain nombre de tâches à effectuer dans Baan .Si elles ne sont pas toutes menées à bien, on se retrouve avec des lignes de demande de matériel pointant sur des articles déclassés et qui ne pourront jamais être satisfaites. Il faut ensuite supprimer manuellement les associations articles/emplacements et articles/magasins une à une.

Solution proposée :

Mise en place d'une procédure de travail par FI/LS pour fixer les opérations à effectuer (nettoyage du stock, changement magasin principal article, suppression des demandes ou ordres d'achat en cours).

Nouvelle transaction à créer par IT/AIS, sur la base des spécifications transmises par FI/LS pour permettre la suppression des associations articles/emplacements et articles magasins pour les articles déclassés par fourchette d'article et avec tous les contrôles et validations nécessaires..

- Améliorations, automatisations:

Les participants n'ont pas émis de souhaits particuliers pour des améliorations fonctionnelles ou des automatisations dans ce domaine. Nous avons évoqué la possibilité d'utiliser des systèmes bar-code pour l'inventaire mais cette option n'est pas envisagée dans l'immédiat. Du reste, les customisations relatives à l'inventaire des selfs (modification de la génération de l'inventaire, inventaire par lecture des bar-codes et déchargement des données du 'pistolet' dans Baan, ne seront pas portées sur C4.