ATELIER 3 - VENTES

Réunion du 27.10.2004

Le compte-rendu de l'atelier précédent a été approuvé et n'a pas fait l'objet de commentaires particuliers. Le prochain atelier, consacré aux achats, a été fixé au jeudi 4 novembre à 13h30 à la salle de conférences du bâtiment 73, 2e étage.

L'atelier d'aujourd'hui a traité la gestion des ventes dans Baan, le désenlogement, les livraisons directes, les devis de vente et les retours des utilisateurs.. Au cours des discussions, les participants ont posé certaines questions d'ordre fonctionnel et nous avons abordé les problèmes constatés, la manière de les solutionner et les développements à mettre en place pour améliorier la situation.

Vous trouverez ci-dessous le récapitulatif de ces différents points.

1-Validation des adresses spécifiques:
Lorsque la marchandise doit être livrée à une adresse différente de l'adresse du client, cette adresse de livraison doit être saisie dans Baan, sauf pour les demandes venant d'EDH où l'utilisateur peut entrer cette information.
Ces adresse spécifiques sont créées dans la session tdsls4103s000 accessible depuis la gestion des ordres de vente.
Pour l'instant, il n'existe aucune validation sur le bâtiment, l'étage et la pièce. La conséquence est que, dans certaisn cas, des adresses invalides sont créées et les données relatives à la livraison ne peuvent être transférées dans Qualiac (adresse inexistante).
Solutionner ce problème nécessite de modifier cette session et rajouter les contrôles nécessaires afin que l'adresse créée soit une adresse valide Cern.

2-Impression d'un ordre de vente:
Pour imprimer un ordre de vente, on peut utiliser la session tdsls4410m000, dans le menu 'consultations et éditions', éditions ordres de ventes', 'impression demande de matériel'. Il s'agit d'une édition standard Baan qui n'a pas été customisée selon les standards habituels des magasins mais contient tout de même les informations souhaitées.
Sinon, pour copier un écran, il faut presser les touches alt + print screen et ensuite ouvrir Word ou Paint pour récupérer l'image sauvegardée.

Dans la version Web, une touche dans la barre options permettra d'imprimer la page Web courante.

3-Location bouteilles de gaz - codes budgétaires invalidés
La fonctionalité relative à la location des bouteilles de gaz sera développées lors de l'atelier EDI. Le problème des codes budgétaires inactivés sera traité lors de l'atelier consacré à la partie financière.
Toutefois, lors de la confirmation du désenlogement, un enregistrement est créé dans la table tdsls992 chaque fois que l'article est un gaz. Cette table contient le type d'ordre, le numéro d'ordre, le code budgétaire et la date. Elle sert de base à la facturation des bouteilles.

4-Feedback EDH :

Comme nous l'avons indiqué dans le compte rendu de la semaine dernière, le feedback EDH sera abordé en détail lors d'une réunion spécifique. Nous allons notamment faire le tour des étapes des ordres de vente actuellement traitées pour décider lesquelles continueront à déclencher un feedback dans l'avenir.
Nous allons aussi revoir la logique pour le calcul de la date de livraison prévue dans le cadre de ruptures de stock, afin d'éviter l'envoi d'informations répétititives dans EDH,
En ce qui concerne la livraison interne, nous allons rajouter le téléphone du service de tranport.

Nous allons également demander à l'équipe EDH un nouveau développement pour trier les lignes de feedback par numéro de ligne et date afin que le feedback apparaisse d'une manière cohérente et exploitable par les utilisateurs et non plus en vrac, comme maintenant.

5- Confirmation du désenlogement :
Le labo telecom souhaiterait disposer de la même fonctionalité que le PC Shop, à savoir l'envoi d'un mail automatique à l'utilisateur après confirmation du picking. Action: layout du mail et spécifications correspondantes à fournir à IT-AIS par Labo Telecom

6- Livraisons directes:

6.1 - Réception d'une commande DT pour un article géré par lot :
Une commande DT (liée à une livraison directe), lorsqu'elle est réceptionnée, ne fait pas l'objet d'une entrée en stock et la marchandise est disponible immédiatement pour le client. Par contre, n'entrant pas en stock, elle ne peut ni faire l'objet d'un contrôle de qualité, ni, si l'article est géré par lots, permettre la saisie des numéros de lots liés à la réception.
L'alternative, si on veut garder une traçabilité des numéros de lots, est de ne pas générer de livraison directe pour un article loti. On pourra réceptionner la commande et, éventuellement, l'enloger dans un emplacement spécifique si on veut la tenir en réserve pour un client particulier.

6.2 - Retour de marchandises liées à une livraison directe :
-si la réception n'est pas confirmée : on lance une demande de réclamation et la marchandise est retournée au fournisseur
-après la réception : on établit une demande de matériel de type retour (DR) pour créditer le client et on met la marchandise en stock dans le magasin ZZ. Ensuite, on établie une commande retour (CR) pour obtenir une note de crédit du fournisseur.

7- Devis de vente:
Cette fonctionalité, objet de nombreuses customisations, voit son activité baisser graduellement comme en témoignent les statistiques ci-dessous:
Annee Nombre
1999- 8
2000 - 7
2001 - 24
2002 - 8
2003 - 2
En 2004, aucun devis de vente.
Allons -nous conserver cette fonctionalité et migrer les customisations correspondantes dans BaanIVc4 vu le peu d'utilisation? Réponse FI/LS
Cette option était utilisée principalement pour le contrôle budgétaire des teams ou l'appel de fonds pour les terams, deux besoins satisfaits maintenant soit dans EDH soit dans Qualiac.

8- DPA : nouveau champ permettant la confirmation partielle d'un picking:

Le nouvel écran DPA a été présenté. Il permettra de confirmer partiellement un picking car le lancement des données de désenlogement prendra en compte le contenu de ce champ. Cette fonctionalité semble satisfaire les utilisateurs. Action: Un accord définitif sera communiqué à IT-AIS.

9- Ecran simplifié pour les demandes emportées:
Les trois secteurs concernés : Pool Electronique, PC Shop et magasin (MP, MS) sont intéressés par cette nouvelle fonctionalité.
Le Epool souhaite ajouter à l'écran proposé la description courte de l'article et le prix de location. Le problème est que cette information ne pourra plus tenir sur une seule ligne. Le but de cet écran simplifié est d'afficher uniquement les champs à renseigner. Tout le reste se trouuve dans la base et peut être accédé par d'autres transactions. Action : confirmation de ce besoin par Epool.
En ce qui concerne le financement de ce nouveau développement, il devrait être partagé entre les trois secteurs concernés qui négocieront entre eux le pourcentage qu'ils acceptent de prendre à leur charge. Action : accord à nous faire parvenir avec répartition du montant par code budgétaire.

10- Utilisation codes barres:
Ce problème sera discuté lors de l'atelier consacré au futur de Baan.