ATELIER 4 - ACHATS

Réunion du 04.11.2004

Le compte-rendu de l'atelier précédent a été approuvé. Le prochain atelier, consacré aux magasins spécifiques, a été fixé au mrecredi 10 novembre à 13h30 à la salle de conférences du bâtiment 73, 2e étage.

L'atelier d'aujourd'hui a traité la gestion des achats dans Baan, en incluant la gestion des ordres de réapprovisionnement, les appels d'offres, les contrats d'achat, la vie d'un ordre d'achat dans Baan, le traitement des reliquats, la relance des fournisseurs, les retours aux fournisseurs, la gestion des lots et la gestion des fournisseurs.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-PROPOSITIONS DE REAPPROVISIONNEMENT:

1.1 - Quantités proposées dans les INV:
Certains utilisateurs font remarquer que les quantités figurant sur les propositions de réapprovisionnement sont souvent exagérées et qu'ils sont obligés de les corriger manuellement. Ce problème a déjà été maintes fois évoqué et ne peut être résolu que par une formation LIMS où les utilisateurs pourront présenter les propositions qu'ils jugent erronnées afin que Martin Krever puisse fournir les explications nécessaires.
Nous avions déjà procédé de cette façon dans le passé et toutes les propositions litigieuses étaient envoyées à M. Krever pour vérification. Selon lui, tous ces exemples pouvaient être expliqués d'une manière logique : par exemple, le gonflement articifiel des quantités commandées pour optimiser les commandes aux fournisseurs et réduire les frais administratifs correspondants. Il y a plein d'autres raisons possibles, dépendant notamment des paramètres de pilotage définis dans LIMS qui fixent la politique de réapprovisionnement.
L'organisation d'un atelier avec M. Krever parait donc de la plus extrême urgence afin de clarifier ces points et introduire un niveau de confiance satisfaisant par rapport à LIMS.

1.2 -Transfert des INV :
Lors du tranfert des ordres INV en ordres d'achat, ne pas oublier, dans l'écran de soumission, de renseigner la série qui doit être 2 pour les commandes de type DT.

2-APPELS D'OFFRE

2.1 - Recopie des lignes d'appel d'offres en ordre d'achat:
Les utilisateurs ont indiqué que cette procédure était lourde et prenait du temps et qu'il faudrait envisager de l'alléger. Nous avons testé la transaction, son fonctionnement nous a semblé assez convivial et nous avons mis a peu près une minute à effectuer la recopie. Action : vérification de cette transaction par FI-LS et confirmation de ce point en indiquant précisément ce qui pose problème.

2.2 - Seuil pour le lancement d'appels d'offres dans Baan:
Selon I. Mardirossian, ce seuil est maintenant fixé à 10'000 CHF.

2.3 - Appel d'offres pour article non encore défini comme scem:
Solution proposée : créer un article générique et, dans le texte, indiquer la description de l'article.

2.4 - Saisie des prix des réponses AO:
Les prix sont à saisir dans la devise du fournisseur. La commande qui sera générée mentionnera la même devise. il n'exite pas de calculateur intégré pour convertir tous les prix obtenus dans une devise unique afin de faciliter leur comparaison (idem dans Qualiac ou CFU).

2.5 - Effacement des appels d'offres:
Il n'est pas nécessaire d'effacer les appels d'offres traités. On peut les garder en ligne dans le système.

3- CONTRATS

3.1 - Renouvellement des contrats:
La transaction ECMDS - Récapitulatif des contrats (tdpur3499m000) permet de lister par gestionnaire de produit les contrats arrivant à échéance afin de préparer leur renouvellement. Il suffit d'entrer les ciritères de soumisison suivants:
Statut : En cours
Date expiration : on peut entre une fourchette (par exemple entre la date du jour - 15 et la date du jour + 15)
Pour les critères suivants, on peut lancer par approvisionneur et par acheteur.
L'autre alternative,serait un job systématique générant une liste hebdomadairedes contrats arrivant à échéance.
Action: Décision FI-LS

3.2 - Blocage au niveau des montants:
FI-LS souhaite qu'un message d'avertissement s'affiche quand le montant global prévu du contrat est dépassé. Mettre ce message au niveau des ordres d'achat ne serait pas utile car ils proviennent pour leur plus grande part du transfert des INV et les gestionnaires n'ont pas besoin d'accéder aux lignes. On pourrait mettre un message au niveau de l'ordre INV ou générer une liste hebdomadaire des contrats en cours dont le montant prévu est dépassé.
Action: Décision FI-LS

3.3 - Liste des contrats avec le statut 'ouvert':
Cette liste sera envoyée aujourd'hui à P. Droux comme demandé.

4- COMMANDES :

4.1 - Répartition par pays d'origine:
Pour l'instant, il n'existe aucun cas de commande dans Baan avec une répartition par pays d'origine. Selon FI-LS, cette fonctionalité devrait être utilisée pour les prochaines commandes LHC.
Les utilisateurs ont émis le souhait que, lors de l'édition de commande, la page avec le détail des origines par ligne ne soit plus éditée. IT-AIS a rappelé que l'implémentation de cette nouvelle fonctionalité a été très lourde, notamment au niveau de l'édition de commande et que revenir en arrière ne paraitrait pas une optiuon raisonnable d'autant plus que le souci principal est d'assurer la cohérence entre Baan et Qualiac et que les documents générés doivent être identiques et respecter les règles en vigueur.

4.2 - Contrôle de qualité:
La plupart des articles (sauf magasins EDI, CH, LT) sont soumis à un contrôle de qualité systématique dont l'utilité ne semble pas nécessaire. Seuls les équipements nécessitant des tests particuliers (électriques, par ex.) ou effectués par un tiers, justifieraient ce contrôle.En outre, cela génère une étape supplémentaire à franchir pour la commande. Action : Décision FI-LS
En ce qui concerne les notes de réclamation et de retour non effectuées, une liste a été transmise à FI-LS pour action.

5- RELANCE FOURNISSEURS:
FI-LS souhaite que la liste des reliquats d'achat sorte en même temps que la liste des relances, c'est à dire le mardi matin, Action IT-AIS

6- LOTS:

6.1 -Recherche d'un lot par le numéro de lot (dans la gestion des lots) :
lLe labo telecom aimerait rechercher un lot par no de lot et non pas par article/lot. Après vérification, cet index n'éxiste pas dans la table.
Action IT-AIS : créer un nouvel index permettant d'accéder à partir du no de lot.

6.2 - Gestion par lots pour des questions de garantie fournisseur:
Le PC-Shop va être amené à gérer de plus en plus d'articles par lots. En effet, les fournisseurs accordent des garanties de deux ans, et, pour vérifier si une gaantie court toujours, il faut que l'article soit enregistré dans un lot lors de la réception. La solution est, dans la gestion des articles, de définir le paramètre .'Gestion des lots' avec la valeur 'Par lot'. De cette manière, on pourra définir un lot par réception quel que soit le nombre d'occurrences par article ce qui occasionnera moins de complexité à la saisie.

7- FAX :

.7.1 -Retour de la confirmation Isofax à l'utilisateur:
Ce problème est maintenant réglé et la solution sera implémentée dans toutes les éditions offrant l'alternative fax. Le principe est de retourner la confirmation à l'utilisateur qui a lancé le traitement. La condition est que cet utilisateur soit enregistré correctement dans la table des employés qui comporte maintenat son login name et son adresse mail.

7.2 -Seuil pour l'envoi d'une commande par fax:
Les règles implémentées actuellement dans Baan autorisent l'envoi d'une commande par fax si son montant total est inférieur à 5000 CHF.
Action: règles à vérifier par FI-LS pour éventuellement définir de nouveaux seuils.

7.3 -Fax non transmis - messages d'erreurs:
Selon FI-LS, certaines commandes ne peuvent être envoyées par Isofax. Les utilisateurs pensaient que c'était à cause du montant mais cette hypothèse ne peut être retenue. En outre, il n'était pas clair si les messages de rejet venaient de Baan, d'Isofax ou d'ailleurs..
Action FI-LS : communiquer un exemple avec copie du message, copie écran et tout élément permettant de faciliter les investigations.

8- REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE:

Pour l'instant cette fonctionalité n'est pas à l'ordre du jour pour FI-LS pour les raisons suivantes:
-les propositions INV doivent être vérifiées avant confirmation (fiabilité des quantités proposées)
-la validation des INV représente la partie la plus valorisante des gestionnaires de produit
-en raison de la construction du LHC beaucoup d'articles ont une consommation échappant aux prévisions
-il existe un risque de gonfler la valeur du stock en laissant les propositions être confirmées par le système

La plupart de ces objections relèvent du point signalé en 1.1 : quantités proposées dans les ordres INV. Un atelier LIMS pourrait donc apporter un certain nombre de réponses.
En ce qui concerne l'aspect valeur ajoutée, IT-AIS considère que cet aspect peut être significatif pour des articles d'un coût élevé ou présentant des particularités (techniques ou autres). Beaucoup d'articles 'basiques' ne souffriraient pas d'un réapprovisionnement automatique et le temps économisé, qui est loin d'être négligeable, pourrait être consacré aux articles 'stratégiques'.
Implémenter une solution intermédiaire ne serait pas déterminant quant au gain de temps.
Cette proposition reste donc suspendue.

9- RELANCE ANTICIPEE:
Cette fonctionalité a été présentée en fin d'atelier et n'a pu faire l'objet d'une discussion aprofondie, Une partie des développements est effectuée : la génération de la liste des commandes livrables dans les 15 jours. Le reste des développements à effectuer reste dans l'attente d'une décision FI-LS quant à l'opportunité de cette nouvelle fonctionalité..