ATELIER 5 - MAGASINS SPECIFIQUES

Réunion du 10.11.2004

Le compte-rendu de l'atelier précédent a été approuvé. Le prochain atelier, consacré au processus EDI, a été fixé au mercredi 17 novembre à 14 heures à la salle de conférences du bâtiment 73, 2e étage.

L'atelier d'aujourd'hui a traité les magasins spécifiques dans Baan (SSM, CH, LT, STO, 133 stockage) en tentant de definir pour chacun d'entre eux son historique, la fonction principale, la manière d'utiliser Baanm les customisations effectuées, les problèmes rencontrés, les solutions proposées et les perspectives à moyen et long terme.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-Magasin SSM - Self service Meyrin:

1.1 - Différence entre SSM et guichet urgences:
Actuellement, les demandes SSM et les demandes pour le guichet des urgences utilisent le même type de demande: DD (demande emportée). Ce qui les différencie, c'est que les articles ne dépendent pas du même magasin, ne sont pas stockés dans les mêmes emplacements et le conditionnement des demandes SSM est différent du conditionnement de vente standard de l'article.

1.2 -Machine à conditionner :
Le conditionnement des articles du SSM se fait maintenant manuellement, La conditionneuse n'est plus utilisée. Selon les utilisateurs, elle n'a jamais fonctionné de manière véritablement efficace.
Toutes les customisations relatives à la conditionneuse ne seront donc pas reconduites.

1.3 - Inventaire selfs :
Les inventaires selfs utilisent maintenant la procédure standard.. Le 'pistolet' n'est plus utilisé. Tous les développements effectués pour supporter cette fonctionalité ne seront donc pas portés sur C4, notamment :
-Génération des ordres inventaire : modification pour inventorier les selfs par ordre croissant de scem
-Pistolet pour le comptage des articles : tout le logiciel concerné (y compris les interfaces Baan pour décharger le pistolet) ne sera pas reconduit.

D'autre part, les magasins ne sont pas satisfaits de la fréquence de rotation dans l'inventaire des articles du SSM ni du nombre d'articles proposés quotidiennement à l'inventaire.
Action : fréquence souhaitée et nombre articles/jour à inventorier à définir par FI/LS

1.3 -Job systématique selfs:

Ce job qui tourne tous les soirs lance actuellement:
-le désenlogement du SSM(génération et confirmation)
-le réapprovisionnement
-la génération de l'ordre inventaire
Etant donné que les demandes utilisées sont maintenant des demandes emportées, la partie désenlogement va être supprimée de cet enchainement.

1.4 -Stratégie future :
La fonctionalité offerte par le magasin SSM à savoir disponibilité immédiate des articles et conditonnement spécifique, continuera à être assurée par les magasins en raison de la forte demande des utilisateurs.

2-Magasin CH - Computer Hardware :

2.1 - Délai de réapprovisionnement:
Le réapprovisionnement des articles via la génération des ordres INV sera effectué progressivement afin de réduire les délais administratifs entre la baisse du niveau de stock et la génération de la commande au fournisseur.

2.2 - Articles à gérer par lot (mémoires, alimentations):
La solution proposée pour créer un seul numéro de lot par réception et saisir les numéros de série dans une nouvelle table (annexe à la table des lots) a été présentée.
Action : proposition à examiner en détail par le PC shop et accord éventuel à communiquer pour que les développements nécessaires soient effectués.

2.3 - Stratégie future:
-Composants et accessoires non définis dans Baan : en raison du coté ponctuel des besoins et de l'obsolesence rapide de ces produits, il n'est pas envisagé de les gérer dans Baan.

-Mac Intoshes : Les utilisateurs accèdent directement au site Apple et commandent on-line. L'intégration des Macs dans Baan n'est donc pas à l'ordre du jour

-Location PC : la solution implémentée pour le Pool Electronique a été présentée et va être examinée par le PC Shop.

3- Magasin LT - Labo Telecom :
Aucun problème particulier n'a été soulevé. La stratégie future n'a pas non plus été définie.

4- Magasin STO - Pool Electronique:

4.1 - Codes budgétaires inactivés:
Une transaction a été mise en place pour effectuer le changement du code budgétaire en cas d'inactivation (tcepo0220m000). Selon J.Purvis, l'information existe dans Foundations (code initial , code de remplacement) et pourrait être intégrée directement dans Baan sans passer par cette transaction.
Les magasins centraux seraient également intéressés par cette fonctionalité, notamment pour la location des bouteilles de gaz qui peut s'étendre sur des périodes assez longues avec des utilisateurs quittant l'organisation entre temps ou des codes budgétaires inactivés..

4.2 - Saisie des articles:
Le Pool Electronique déplore de devoir renseigner 5 écrans pour la création d'un nouvel article. D'autre part, il signale de nombreux problèmes lors de chaque création (calcul obligatoire du prix de revient, etc...).
Solution proposée : créer des valeurs par défaut pour le groupe et récupérer ces valeurs lors de la création d'un nouvel article. Ceci devrait faciliter la saisie. En ce qui concerne le nombre d'écrans, la version Web permettra de n'afficher que les champs à renseigner.
D'autre part, le calcul du prix de revient n'est pas obligatoire lors de la création d'un article.

Action : La prochaine création d'article se fera en commun avec IT-AIS afin d'identifier et de solutionner les problèmes éventuels.

4.3 - Facture anticipée pour approbation des dépenses:
Certains clients souhaitent une facture anticipée à présenter à leur responsable de budget avant de prélever un équipement en location. Solution proposée: utiliser le module 'devis de ventes' pour générer la facture. Ensuite, si accord du responsable du budget, convertir ce devis de vente en vente effective (opération automatique dans Baan).
Action : La fonctionalité sera présentée au EPool par IT-AIS afin de vérifier si elle cadre avec les besoins.

4.4- Suivi des coûts de maintenance:
L'information est maintenant saisie dans Baan (Gestion réparations - tcepo0415m000). Le Epool souhaite pouvoir accéder à cette information sous forme de rapport consolidé.
Action : spécifications de ce rapport à préciser par Epool

4.5- Nouveaux développements:
Le EPool a besoin d'un certain nombre de rapports, consultations afin de pouvoir mieux exploiter les données dont il a besoin.
Action : liste de ces rapports et spécifications à définir par Epool pour intégration de ces nouvelles demandes dans le programme de travail IT-AIS.

4.6- Perspectives futures:
-Coûts de maintenance, profils de location : ill n'est pas prévu dans l'immédiat de répercuter les coûts sur le montant mensuel de location ni d'utiliser les profils de location de manière modulée..

-Vente d'équipement : Cette option n'est pas prioritaire dans la stratégie future du Epool

5- Magasin 133 - Stockage:

5.1 -Migration sur la compagnie 400:
lCette option a été approuvée, Toutefois, le rapatriement des données et leur nettoyage avant le chargement dans la compagnie 400 et les diverses customisations à prendre en compte (notamment l'impression des étiquettes, application périphérique) représentent une charge de travail assez conséquente qui ne pourra pas être entreprise avance la migration sur C4.

5.2 - Perspectives futures:

Facturation de l'entreposage aux divisions : Selon C. Cerrutti, cette option va être sérieusement envisagée dans l'avenir. Du fait que cet entreposage est pour l'instant gratuit, certaines divisions ont du matériel stocké depuis plusieurs années. La solution intermédiaire pourrait être simplement d'aviser les utilisateurs que la facturation va entrer en vigueur et qu'ils veulent bien décider de ce qu'ils comptent faire du matériel entreposé. Cette annonce devrait avoir un effet suffisamment dissuasif pour qu'une bonne partie du matériel stocké soit récupéré par les intéressés ou envoyé à la récupération.

6.IMPORTANT :

James Purvis a fait le nécessaire pour que votre participation aux ateliers Baan soit considérée comme un cours officiel de l'Organisation.A ce titre, les demandes de formation correspondante ont été générés automatiquement. Une fois approuvées par votre hiérarchie, ces demandes vous permettront de recevoir un certificat et l'information sera également insérée dans votre dossier personnel.