ATELIER 6 - Procedure EDI

Réunion du 17.11.2004

Le compte-rendu de l'atelier précédent a été approuvé. Le prochain atelier, consacré aux interfaces avec Baan , a été fixé au mercredi 24 novembre à 14 heures à la salle de conférences du bâtiment 73, 2e étage.

L'atelier d'aujourd'hui a traité la procédure EDI, la manière dont elle est implémentée dans Baan, les étapes du processus, les spécifités par fournisseur et l'évolution prévue en fonction des nouvelles technologies disponibles.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-Statistiques

La liste des anomalies a été transmise à FI-LS pour action. Les articles avec code signal 'épuisement ou déclassement' sont à enlever du magasin EDI. Les articles encore liés à Airgaz sont à associer à Carbagaz, 20 articles sont également associés au magasin 00 qui est le magasin principal : leur association avec le magasin EDI est à supprimer. Action FI/LS pour effectuer ces corrections.

2- EDI pour le PC Shop

Le PC Shop envisagerait de traiter les ventes PC par EDI. Son souci est la gestion des lots. En fait, un article EDI peut être géré par lots. Le problème est que, lors de l'initialisation du stock virtuel, on ne connait pas les numéros de lots. La procédure pouvant éventuellement mise en place serait d'adopter un numéro de lot séquenciel. Lors de l'initialisation du stock, on pourrait, grâce à un script, créer les lots correspondants. Il faudrait revoir le stock virtuel à la baisse pour ces articles pour éviter de créer 1000000 de lots.
Ensuite, lors de la livraison du fournisseur, avant de confirmer le désenlogement, il faudrait saisir dans le code lot fournisseur le numéro de série du PC. Ainsi, la traçabilité et la gestion des garanties serait assurée.
Action : spécifications et fonctionalité souhaiter à préciser par PC Shop

Le PC Shop a également souhaité savoir si un article EDI devait obligatoirement être associé à un contrat. Dans la pratique, ce n'est pas le cas. En effet, les 30000 articles Farnell par exemple ne sont pas liés à un contrat.

3- EDI par fournisseur

3.1-BOSSARD:
FI-LS confirme que c'est avec ce fournsseur que le processus fonctionne le mieux. Pour arriver à cette situation, il a fallu des années de mise au point. Maintenant., le contrat va arriver en renouvellement avec la possibilité d'un changement de fournisseur.

3.2- CARBAGAZ:
La facturation des bouteilles de gaz devra dans un avenir proche être gérée dans Baan, notamment en cas d'abandon du gateway EDI.
Action : réunion à organiser par FI-LS avec Carbagaz pour fixer les spécifications et msie en place des développements nécessaires par IT-AIS

3.3-ANGST ET PFISTER:
Quels que soient les choix futurs de transmission (cXML), le fichier journalier du picking, envoyé actuellement par fax manuel devrait pouvoir être envoyé automatiquement par courrier électronique comme pour Farnell.
Action FI-LS : contacter Angst et Pfister. Si accord, fournir à IT-AIS une adresse mail où envoyer le fichier. Ensuite, mise en place par IT-AIS des développements nécessaires.

3.4- FARNELL:
En raison des nombreux problèmes et notamment les livraisons en double, une réunion parait nécessaire pour recadrer l'ensemble des procédures journalières.
Action FI-LS : organisation d'une réunion avec Farnell pour évoquer problèmes, anomalies, exceptions...

3.5 -RADIOSPARES:
Les discussions avec ce fournisseur viennent de commencer. Le choix fondamental se situe entre utiliser le catalogue du fournisseur (Punch-out catalog) à partir duquel l'utilisateur peut commander directement sa marchandise, tout en passant par le workflow habituel ou une sélection d'articles dans ce catalogue qui pourraient être intégrés de la même manière que les articles Farnell.

3.6- INTRODUCTION DE NOUVEAUX FOURNISSEURS:
FI-LS s'inquiète de l'impact du choix d'un nouveau fournisseur EDI, par exemple pour remplacer Bossard.
Si ce fournisseur bénéficie d'un contrat, l'activation du contrat mettra à jour automatiquement les articles. L'emplacement de l'article dans le magasin EDI devra être changé et éventuellement de nouvelles conditions de stockage seront créées.
S'il s'agit d'un nouveau fournisseur avec une nouvelle gamme d'articles, soit il faut créer les articles à la main avec les bons paramètres, les associer au magasin EDI et à l'emplacement concerné dans ce magasin (voir slides 11 et 12 de la présentation), soit on charge un subset du catalogue du fournisseur dans le catalogue des magasins et on crée les articles automatiquement dans Baan via l'interface Catalogue-Baan.

Au niveau de la partie communication, les nouveaux choix technologiques proposés sont beaucoup plus souples à implémenter, par rapport à l'architecture EDI de base (avec convertisseur, gateway, etc..) et devraient faciliter un passage plus souple d'un fournisseur à l'autre.

NB: Pour un renouvellement de contrat, ou une nouvelle adjudication, et selon les procédures Achat en vigueur, on ne peut considérer la capacité EDI ou XML comme un critère pour la sélection d'un fournisseur. Si on veut un stock déplacé avec ce fournisseur, on doit donc être à même de supporter tout mode de communication avec ce dernier. On peut simplement l'encourager à suivre avec nous une voie technologique nous paraissant plus rationnelle.

4- DESENLOGEMENT PARTIEL

Comme proposé lors de l'atelier des achats, il serait possible de mettre en place un nouvel écran DPA permettant de confirmer partiellement un picking sans avoir à supprimer les lignes ne pouvant ête livrées. Ceci pourrait solutionner les cas de livraisons différées (par exemple, mélanges de gaz, etc..)
Action FI-LS : évaluer cette fonctionalité et confirmer si ce développement doit être envisagé.

5- ACHATS DIRECTS SUR SITE FOURNISSEUR

Une discussion s'est engagée sur la possibilité par un utilisateur de commander du matériel directement sur le site d'un fournisseur. Le PC-Shop se référait notamment aux achats de Macs sur le site Apple.
Cette procédure est-elle avalisée par le service des Achats? Quelles en sont les étapes? Comment s'effectuent réception du matériel et paiement?
Action PC-Shop : fournir une liste de cas d'achats directs chez Apple pour nous permettre de retracer le circuit depuis la demande de l'utilisateur jusqu'au paiement du fournisseur.
.