ATELIER 7 - INTERFACES avec BAAN

Réunion du 24.11.2004

Le compte-rendu de l'atelier précédent n'a pas été approuvé, certaines personnes n'ayant pas encore pu en prendre connaissance.
Le prochain atelier, consacré aux aspects financiers de Baan, a été fixé au mercredi 1er décembre à 14 heures à la salle de conférences du bâtiment 73, 2e étage.

L'atelier du 24/11 a traité les différentes interfaces entre Baan et les autres applications, la manière dont elles fonctionnent, leur fréquence de lancement et les problèmes éventuels.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-Interface avec Foundations

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2- Interface avec Qualiac

2.1 - TRANSFERT DES LIGNES DE COMMANDE :
FI-LS aimerait savoir si les lignes de commande Baan sont transférées groupées par code activité. Comme nous l'avons indiqué, l'interface a été changée depuis plusieurs mois et les lignes sont transférées maontenant scem par scem (une ligne de commande Baan devient une ligne de commande dans Qualiac) avec une description assez explicite pour permettre au bureau des factures de vérifier la position sans avoir besoin de consulter les textes de ligne.
Exemple : commande CT 140010 Ligne 1 - Article = 523 - Description = 29.20.01.307.6 : BRASURE SN/PB 60/40 D 0,7 D.3%

3- Interface avec Oriac

3.1 - CODES D'ACTIVITE ET COMPTES COMPTABLES:
Chaque articles est lié dans Baan à un code d'activité et à un compte d'immobilisation. Le détail des imputations financières fera l'objet du prochain atelier.

3.2 - BUG FINANCIER BAAN:
Ce bug financier est lié au calcul des 3% et il semble qu'il ait été solutionné dans la version c4, ce que nous allons vérifier au plus vite.

3.3 - DELAI ENTRE BOUCLEMENT MAGASINS ET BOUCLEMENT ORIAC:
FI-LS aimerait connaitre les raisons précises de ce délai qui, selon les informations dont nous disposons est lié à certaines opérations que FI doit effectuer après le bouclement des magasins et avant de lancer le bouclement général. FI-LS aimerait savoir si ce délai pourrait être raccourci notamment pour une meilleure synchronisation des factures des fournissseurs EDI.
Action: problème a aborder lors du prochain atelier où C. Poncet sera présente et pourra fournir des éclaircissements sur ce ce délai.

4-Interface avec CET

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5 - Interface avec CFU

5.1 - LISTE DES PROBLEMES EN SUSPENS (cf slide no24):
Action : Une réunion devra être organisée par FI-LS avec Josef Podolec/IT pour faire le point par rapport à cette liste et envisager les développements à effectuer.

5.2 - POURQUOI UNE VERSION SPECIFIQUE DE CFU POUR LES MAGASINS?
La raison en est historique. Ce sont les magasins qui ont demandé une version 'sur-mesure' qui soit conforme aux procédures de travail et prenne en compte certaines particularités fonctionnelles.

5.3 - INACTIVATION DES CONTRATS DANS QUALIAC:
L'inactivation dans Qualiac de centaines de contrats a eu pour effet de générer des rejets lors de l'intégration des commandes Baan et d'empêcher la facturation et les autres traitements. Chaque avenant à un contrat est une entité à part, ce qui les différencie, ce sont les dates de validité. il aurait sans doute été préférable de jouer sur les dates de validité plutôt que de changer un statut avec les conséquences dans les traitements Qualiac.

5.4 - AJOUT D'UN ARTICLE DANS UN MARCHE EN COURS:
Toute modification dans un marché, par exemple ajout ou suppression d'article, ne peut s'effectuer que dans CFU, car c'est la source de l'information et c'est le seul moyen d'assurer la cohérence de l'information entre CFU, Baan et Qualiac.
Procédure à suivre:
-Mettre le contrat à 'Terminé' dans Baan
-Créer un avenant du contrat dans CFU
-Effectuer les modifications nécessaires
-Transf'érer l'avenant dans Baan et dans Qualiac.

5.5 - POURQUOI CFU NE PREND QUE LE TEXTE FRANCAIS DES ARTICLES?
Selon les spécfications des magasins et compte-tenu du fait que, précémment, seuls les textes français existaient et il n'y avait pas de version anglaise maintenue, l'interface ne prend pour l'instant en compte qu'une seule langue, le français.
S'il s'avérait qu'une autre langue dusse être supprotée, il faudrait modifier l'interface. Il faudrait également s'assurer que CFU supporte les textes en plusieurs langues.
Action: confirmation du besoin réel de cette fonctionalité, vérification de la compatibilité avec CFU par FI-LS.

6- Interface avec EDH

6.1 - TEXTE POUR TRANSPORT INTERNE:
Le magasin trouve obscur le texte 'DI xxxxx'r. Il s'agit de la référence du transport interne indispensable en cas de recherche d'informations d(tournée, date de transport, historique, etc..).
Action FI-LS : fournir un texte plus explicite en ajoutant également le tél. de la distribution, en respectant toutefois les contraintes de longueur de texte.

6.2 - TEXTE POUR LABO TELECOM:
Nouveau texte à ajouter indiquant aux utilisateurs qu'ils doivent retirer le téléphone eux-mêmes sur place.
Action IT-AIS : modification du feedbackl pour ajouter cette option.

6.3 - PRECISION SUR 'QUANTITE' (FEEDBACK LIVRAISONS DIRECTES) :
Dans le texte envoyé à EDH, la quantité concerne la quantité reçue (= effectivement réceptionnée) et non pas la quantité commandée.

6.4 - DATE DE LIVRAISON PREVUE:
Les participants semblent satisfaits de la solution implémentée pour les livraisons directes. Il a été convenu de modifier le feedback pour les livraisons du stock en s'inspirant du même principe de base : s i le stock est en rupture et qu'aucune commande n'est en cours, aucun feedback ne sera envoyé à l'utilisateur.
Action : implémenter cette nouvelle spécification (IT/AIS), tester les résultats et communiquer les exemples posant problème (FI/LS)

6.5 - LIVRAISONS DIRECTES : OÙ SAISIR LA DATE CONFIRMEE PAR LE FOURNISSEUR EN CAS DE MODIFICATION?
Cette date est à saisir dans le champ 'date de livraison changée' , au niveau de la ligne d'ordre d'achat, écran no 4. Cette information une fois saisie modifiera l'enregistrement dans la table inv150 (transactions prévues). Lorsque le traitement 'information aux utilisateurs, livraisons directes' se déclenchera, il se basera sur cette date et sur la date précédemment enregistrée (dans la table sls991_ livraisons prévues) pour envoyer ou non un nouveau feedback.

7- Interface avec Catalogue:
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8- Interface avec LIMS

8.1 - CONTRAINTES DU FOURNISSEUR:
Pour empêcher certains articles d'être approvisionnés, FI-LS saisit dans LIMS un certain nombre de contraintes. Ces informations sont ensuite transférées dans Baan. Elles n'apparaissent pas dans la liste des paramètres modifiés par LIMS (slide no 42)
Action FI/LS : Communiquer un exemple au plus vite pour que IT/AIS puisse tracer la mise à jour par l'interface et détecter quel script est utilisé

8.2 - PROCEDURE AFTER:
D'un commun accord, elle va être abandonnée et les modifications qu'elle effectue seront portées dans la session de génération des ordres INV (tdinv3201m000) si elles ne s'y toruvent pas déjà.

8.3 - NOUVEAUX ARTICLES NE GENERANT PAS DE PROPOSITIONS INV:
FI/LS signale que pour certains articles nouvellement créés, aucune proposition INV n'est générée. Vraisemblablement, cela doit être du à certains paramètres n'ayant pas les valeurs requises.
Action IF-LS : signaler un exemple dés que possible.

9- Interface EDI
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