ATELIER 8 - ASPECTS FINANCIERS

Réunion du 01.12.2004

Cet atelier a traité des aspects financiers et comptables dans Baan ainsi que leur impact sur Oriac.
Reinoud a commencé sa présentation par un cours théorique de comptabilité générale, puis il a indiqué les règles appliquées au Cern. Ensuite, il a expliqué la manière dont les aspects comptables ont été implémentés dans Baan en respect de ces règles et compte-tenu des spécifications transmises par les magasins.
L'environnement financier dans Baan est complexe et entièrement paramétrable. Le choix d'implémentation actuel peut être encore enrichi et amélioré. On peut, par exemple définir un compte au niveau de chaque article au lieu de le définir au niveau du groupe mais cette opération ajoute un niveau de complexité qu'il faudra ensuite maintenir et les options actuellement retenues sont déjà suffisamment complexes. Par exemple, si on veut créer un nouveau groupe d'articles, il faut actuellement créer 28 nouveaux enregistrements pour la partie comptable.
Tout nouveau compte doit être créé à la main dans Baan.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-Marge de 3% à l'entrée

Pour l'instant, cette marge ne peut être modulée par suite d'un bug financier non résolu dans Baam.Toutefois, le passage à la version c4 devrait permettre de l'envisager.

2-Bouclement mensuel

Pour des raisons de synchronisation avec les fournisseurs EDI, FI-LS aurait souhaité que le bouclement des magasins s'effectue le dernier jour du mois. Coté Baan, ce n'est pas possible pour l'instant car, avant de boucler, il faut lancer toute une série de jobs (dont l'archivage de fin de semaine) qui doivent être vérifiés avant de lancer les opérations financières.
Coté FI, une fois les magasins cloturés, un certain nombre de tâches sont à lancer (facturation des Teams, etc..). Ensuite, est généré un rapport qui présente la situation comptable des magasins (mouvements de stock, mouvements EDI, livraisons directes).C'est seulement une fois ces opérations accomplies que le bouclement général peut être lancé.
Pour l'instant, il n'y aura donc pas de changement dans le calendrier de bouclement des magasins

3- Prix de revient, prix d'achat, prix catalogue

Un nouveau prix d'achat doit être saisi dans l'écran de gestion des articles, champ 'Prix d'achat'. Lors de la saisie, le système propose de remplacer le dernier prix et le prix moyen. Ils ne doivent cependant être modifiés que dans les cas suivants:
-soit en cas d'erreur (facteur de conversion, devise, etc..)
-soit si le stock est vide
Le système recalcule le prix moyen,effectue la mise à jour du prix achat et génère les écritures correspondantes lors de la mise en stock (enlogement) de la marchandise, une fois la réception effectuée.
La valeur de stock est définie par le prix moyen +3%.

Le calcul du prix de revient est effectué tous les samedi matin pour tous les articles. Si on souhaite entre temps calculer ponctuellement un prix, la sous-session de calcul accessible depuis la gestion des articles ne permet pas toujours de le faire par suite de certains contrôles effectués. On peut utiliser la session principale à condition de renseigner correctement l'écran de soumission. Ensuite, lors du calcul du prix de vente, il faut veiller à indiquer correctement le code de calcul du prix de vente qui doit correspondre au groupe de prix de l'article sous peine de générer des erreurs dans les tables financières.

Une fois le prix de vente calculé, la mise à jour du catalogue ne s'effectue pas on-line mais en batch tous les soirs.