INTRODUCTION A BAANIV-c4

Réunion du 14.06.2005

Cette réunion a présenté les principales particularités de la version c4 de Baan, un aperçu de l'interface Web la liste des développements effectués depuis le dernier atelier, ceux en attente et les futures demandes.

La date de mise en production de la version c4 a été fixée.d'un commun accord, au lundi 27 juin. Pour permettre la migration durant le week-end, Baan ne sera pas disponible dés le vendredi 24 à 12 heures.

Vous trouverez ci-dessous la liste des points qui ont été soulevés par les participants au cours de cette réunion.

1-Date de mise en production:

Cette date étant fixée au lundi 27 juin et impliquant l'arrêt de Baan le vendredi 24 à midi, il appartiendra aux services concernés d'avertir les utilisateurs et d'organiser leur travail conséquemment, notamment en ce qui concerne les tâches relatives au bouclement comptable des magasins.

2-Interface Web:

Les slides 6 à 8 présentent cette interface qui offre la même fonctionalité que la version client/serveur même si l'apparence de certains icônes a changé. La plupart des utilisateurs ont testé cette interface. Ceux qui ne l'ont encore pas fait ou souhaiteraient une formation peuvent nous contacter.

2-Développements effectués:

Vous trouverez dans la présentation les développements effectués depuis le dernier atelier. Il s'agit principalement des points suivants:
-Demandes de matériel EDH ; le no Baan sera identique à la réference EDH
-Feedback EDH : il est maintenant présenté à l'utilisateur trié par position
-Alimentation du feedback : toutes vos demandes ont été implémentées (date de livraison, distribution, etc...)
-Picking partiel implémenté
-Fax et téléphone gérés au niveau de chaque adresse de fournisseur
-etc...

3- Points en suspens:

Ces points figurent dans les slides sous la rubrique 'décisions'. Ils feront l'objet d'une liste Excel détaillée , La plupart d'entre eux sont en attente de spécifications ou de décisions de FI-LS.

Ci-dessous, ceux pour lesquels une position a été arrêtée au cours de la réunion:
-Problèmes de réseau au bât.73: la personne concernée à IT va être contactée par FI-LS pour établissement d'un devis en vue du recablage du bâtiment
- LIMS : L'organisation de cet atelier n'est toujours pas planifiée. Il semble qu'il soit difficile de faire converger les besoins de FI-LS et le programme proposé par M. Krever. IT-AIS offre son aide pour sortir de cette impasse. Toutefois, FI-LS signale que ce point ne présente pas de caractère d'urgence étant donné que l'on se trouve dans le stade de construction du LHC et qu'il est difficile de gérer une planification des besoins dans un contexte où la demande explose.
-Inventaire au SSM : le besoin exprimé précédemment pour une redéfinition des fréquences d'inventaire et des paramètres correspondants n'est plus d'actualité
-PC Shop: les développements demandés sont gelés pour l'instant. Le déménagement au bât.73 est en cours. Après une période de rôdage, la situation sera réévaluée. En attendant, une proposition sera établie par IT-AIS pour la gestion des retours utilisateurs sur la base de spécifications en cours d'élaboration par FI-LS et de celles fournies par A.Pace-IT.
-EDI : Tracking des bouteilles de gaz : pour l'instant cette activité est assurée par le fournisseur. FI-LS souhaiterait qu'un tracking parallèlle soit effectué par le CERN dans Baan. Sur le plan informatique, cela ne pose pas de problème particulier, par contre cette opération risque d'être couteuse en ressources. Qui fera cette saisie? et à quel endroit?
-Bouclement des magasins : après le premeir bouclement dans c4, les options d'automatisation de la procédure seront envisagées.
-CFU : la réunion avec J. Podolec/IT reste à organiser pour régler les demandes d'amélioration en suspens
-Contrôle de qualité au MS : cette étape de réception sera maintenue car elle permet d'effectuer un contrôle à-posteriori des réceptions effectuées qui convient mieux à la manière actuelle de travailler au MS

4- Développements restants:

Ces points feront également l'objet d'une liste excel à partir de laquelle devront être définies des priorités.
D'une manière générale, toutes les demandes de développement figurant dans les slides ont été confirmées.

5- Autres développements : (par firmes extérieures)

Un accord a été obtenu sur les deux points suivants:
-Ecran simplifié pour la saisie des demandes emportées (exITed)
-Mise en place de la nouvelle version de Office Integration (Watermark)
Nous allons donc demander que ces deux développements soient effectués.

6- Futur:

Deux points ont notamment été discutés:
-Création de nouveaux emplacements au magasin MP pour gestion décentralisée du picking : cette proposition va être mise en place dés que IT-LS définira les spécifications nécessaires (emplacements, utilisateurs concernés). Cela implique notamment une formation des magasiniers et l'équipement informatique des futurs postes de travail

-Demandes emportées : en raison des volumes importants traités de cette manière (100 livraisons/jour) et de la surcharge de travail auprès des magasiniers, nous avions suggéré que les utilisateurs pourraient saisir une partie de l'information (demandeur, code budget, scem, quantité) et le magasinier n'aurait plus qu'à confirmer la livraison. La mise en place du formulaire simplifié de saisie des demandes emportées aurait en effet permis de découpler l'opération.
Cette proposition a rencontré de nombreuses objections de FI-LS et n'a donc pas été retenue.
Le formulaire simplifié de saisie sera néanmoins mis en place mais la saisie sera effectuée intégralement par le magasinier.

Dans les prochaines semaines nous allons nous concentrer sur les points encore ouvers (voir paragraphe 3) et les développements restants (paragraphe 4) qui feront prochainement l'objet d'une discussion détaillée avec détermination des priorités.

Auparavant, les développements demandés par le Epool seront effectués ainsi que la proposition pour la gestion des retours du PC Shop.