Gescle

Manuel d'utilisation

1. Présentation de l'outil GESCLE

1. GESCLE permet de saisir des cylindres et des clefs.
2. GESCLE permet de saisir les informations sur les portes.
3. GESCLE permet de saisir les informations sur les personnes ayant emprunté une clef en tenant compte de la notion de responsable et d'utilisateur de la clef.
4. GESCLE permet d'obtenir un ensemble d'informations sur les clefs empruntées: combien de clefs a une personne empruntées, quels sont les statuts de celles-ci, etc. .

2. Utilisation

2.1 - Comment entrer dans Gescle

Gescle se trouve sur le Web dans le menu Foundation: http://found.cern.ch. Pour entrer dans Gescle, il faut utiliser votre login ainsi que votre mot de passe AIS (le même que pour EDH).

2.2 - Comment utiliser Gescle

Le menu se compose de trois parties:

• Un titre
• Une zone comportant les differents liens de l'application
• Une page de requête

La page de requête est constituée de plusieurs zones de texte, correspondant chacune à une propriété de l'objet recherché. Nous trouvons également trois boutons. Il vous suffit de saisir une des caractéristiques pour la recherche puis de cliquer sur 'Find' pour voir s'afficher toutes les occurrences ayant la dite caractéristique.

Si le résultat ne correspond pas à la requête désirée, cliquez sur le bouton ''Query" et commencez une nouvelle recherche avec les critères appropriés. Pour passer d'une caractéristique à l'autre, il vous suffit d'appuyer sur [Tab]. Il est possible de ne saisir qu'une seule propriété.

Rmq: Si vous ne saissisez aucune valeur et cliquez sur 'Find', vous aurez tous les enregistrements.

En utilisant le bouton "Clear", vous obtiendrez une page vide, et le bouton "New" vous amènera à la page de saisie. Dans cette page, quelques informations sont déjà mises par défaut. Vous devrez remplir les champs vides qui sont obligatoires, et changer les champs où la sélection par défault n'est pas bonne. Après avoir mis tous les renseignements, il faut cliquer sur "Insert" pour enregistrer la fiche dans la base de données.

Une fois la requête réalisée, vous accédez à une liste d'enregistrements. Il vous suffit alors de cliquer sur le premier champ de celui concerné pour voir s'afficher toutes les caractéristiques de l'objet en question. Vous trouverez également huit boutons, à savoir:

Une fois un objet sélectionné, vous accédez à la page de renseignements de cet objet. La plupart des informations peuvent êtres modifiées, il vous suffit de vous placer sur la propriété, et de la modifier. Pour valider cette modification, il faut ensuite cliquer sur "Update". Le message SUCCESS! vous confirme la réussite de l'opération. Le message ERROR!, signifie qu'une des valeurs saisies n'est pas valide. Vous serez alors renseignés sur la nature exacte de l'erreur. Cela peut être dû au fait que vous n'avez pas le droit de modifier cette information. Corrigez l'erreur et activez le bouton ''Update'' à nouveau.

Le bouton "Delete" vous permet de supprimer totalement l'occurrence affichée. Si vous cliquez sur ce dernier, il vous sera demandé une confirmation de la suppression qui une fois réalisée (après cette confirmation), ne pourra plus être annulée.

Le bouton 'Revert' vous permettra de retrouver les valeurs de la dernière mise à jour.

Les champs à côté desquels vous pouvez voir LOV, ne peuvent recevoir qu'une des valeur comprise dans la liste que vous trouverez en cliquant sur ce LOV. (LOV: Liste Of Values: Liste de valeurs).

3. Les fonctions

3.1 - Portes

La fonction Doors permet de consulter les caractéristiques d'une porte et de créer de nouvelles portes par les personnes ayant le droit (service de serrurerie). Dans les pages de la fonction Doors, vous trouvez les champs suivants:

3.2 - Cylindres

L'écran Cylindre permet de consulter les caractéristiques d'un cylindre et de créer de nouveaux cylindres par les personnes ayant le droit (service de serrurerie). Il y a deux types d'enregistrements:

• Le cylindre référence: Est un ensemble de cylindres, qui peut exister en plusieurs types et qui peut avoir un cylindre père. Une clef qui ouvre un cylindre, ouvre également tous les pères de ce cylindre.
• Le cylindre: un type, sous-type spécifique d'un cylindre référence

On trouve, dans cette fonction, les caractéristiques suivantes:

3.3 - Clefs

L'écran Clefs permet d'enregistrer les clefs nouvellement arrivées par les personnes ayant le droit (service de serrurerie), ou de consulter les caractéristiques des clefs. Comme les cylindres, les clefs sont structurées dans une hiérarchie. Une clef mère (passe-partout) peut ouvrir tous les cylindres de ses filles.

On trouve, dans cette fonction, les caractéristiques suivantes:

3.4 - Clefs empruntées

Les deux fonctions 'Personnes/Clefs' et 'Clefs/Personnes' sont utilisées par les responsables divisionnaires et leur adjoints, pour enregistrer les clefs attribuées aux personnes dans leur division. Le module 'Personnes/Clefs' vous permet d'accéder à un enregistrement à partir de l'utilisateur d'une clef. Cela est utile si vous devez attribuer plusieurs clefs à la même personne. Le module 'Clefs/Personnes' vous permet d'accéder aux enregistrements à partir de la clef attribuée. Vous pouvez utiliser ce module si vous devez attribuer la même clef à plusieurs personnes différentes.

La clef peut avoir différents statuts:

• Remise par ST (E): ce statut sera sélectionné jusqu'à ce que la clef soit donnée à l'utilisateur (La clef est arrivée dans la division , mais pas encore donnée à l'utilisateur).
• Remise à l'utilisateur (S): ce statut est sélectionné quand la clef est donnée à son utilisateur.
• Rendu (R): ce statut est sélectionné quand la clef a été rendue par l'utilisateur.
• Enregistrement supprimé (D): ce statut est sélectionné en cas d'erreur de saisie ou lorsqu'un enregistrement est doublé (puisqu'il est impossible de supprimer un enregistrement).
• Perdue (P): ce statut est sélectionné lorsque la clef a été perdue par l'utilisateur.
• Cassée/Détruite (C): ce statut est sélectionné pour une clef qui n'existe plus.

Seules les clefs ayant le statut E ou S apparaîtront; pour les autres, il faut consulter l'historique. Une fois rendue, perdue ou supprimée, on ne peut plus changer le statut, il vous faut donc créer un nouvel enregistrement.

Comme l'utilisateur de la clef peut être le responsable, les renseignements sur celui-ci sont optionnels, et si vous laissez le champ du responsable vide, le nom du supérieur hiérarchique sera automatiquement enregistré comme responsable. Pour changer le responsable, il faut effacer le nom, prénom, div/grp du responsable existant, et saisir le Cern Id du nouveau responsable. De plus, on doit préciser l'identificateur de l'utilisateur enregistré au CERN. Si vous ne connaissez pas l'identificateur du responsable ou de l'utilisateur, il vous suffit de remplir les champs nom, prénom et div-grp-sect partiellement, données identifiant uniquement une personne.

Lorsque l'utilisateur rend la clef, il vous faut modifier son statut, en y accédant par la requête et mettre la date ('Rendue le'). Idem en cas de perte ou de destruction de la clef.

Les caractéristiques suivantes sont trouvées dans le deux modules:

4. En cas de problème

• Pour des problèmes concernant l'application, veuillez contacter le AIS help desk (tél. 79933 ou email ais.support@cern.ch).
• Pour obtenir accès à l'application, ou pour obtenir un login AIS, veuillez également contacter le help desk.
• Pour des portes, clefs ou cylindres non existants, contactez le Service de Serrurerie (div ST) au: 76658
• Pour l'affectation de personnes d'entreprise ou leur superviseur mal défini, contactez le bureau d'enregistrement (div ST) au: 76622