IMPORT/EXPORT

Réunion du 14.11.2000

COMPTE RENDU

Au cours de cette réunion, nous avons abordé un certain nombre de points dont vous trouverez le détail ci-après. le sujet principal était la possibilité de produire informatiquement le formulaire 15.10.

Avant de commencer la discussion, Monique a apporté quelques exemples de problèmes qu'elle rencontrait dans la production des documents relatifs aux passavant permanents et aux éditions des demandes d'expédition venant d'EDH. Certains de ces problèmes avaient déjà été abordés au cours de la réunion du 2 novembre et seront traités dés que possible. Comme il a été rappelé, tout ce qui a été discuté précédemment ne peut être réglé immédiatement. Dans certains cas, cela suppose une coordination avec l'équipe EDH; pour les autres cas, cela demande du temps. Nous nous efforcerons de vous donner satisfaction dés que possible. Vous pouvez suivre l'etat d'avancement des travaux sur votre site Web : http://ais.cern.ch/apps/impexp/developpement/welcome.html

Nous avons remis à SPL-LS des statistiques détaillées sur la répartition des expéditions manuelles et des expéditions EDH : récapitulatif par pays, par code propriété, par code motif, par tranche de valeur, etc...

Nous avons également fourni une liste des utilisateurs qui continuent à remplir des demandes papier en ciblant sur ceux qui remplissent plus de 10 demandes par an. Ce sont en effet les clients privilégiés qu'il faudrait contacter en priorité pour qu'ils choissisent la solution EDH/WEB.

2-Formulaire 15.10 - Demande d'exonération de taxe:

2.1 : Historique :

Début 1998, à la demande de SPL-LS, nous avons développé dans Siriac une édition informatisée du formulaire 15.10 et une lettre d'accompagnement (programme zstvacom.sqr). Le formulaire avait été dessiné sur la base des spécifications transmises par SPL-LS et réajusté après les premiers commentaires de la douane française. Ensuite, les spécifications définitives avaient été arrêtées. Il semble bien que, parallèllement, une fonctionnalité Web avait été développée pour demander aux fournisseurs pour lesquels nous ne connaissions pas le numéro d'identification à la TVA de nous fournir cette information. Elle se présentait sous la forme d'une liste sur le Web avec possibilité d'envoyer un fax pour demander le numéro manquant. La table relative aux commandes envoyées sur le web avait également été enrichie d'un champ indiquant si le document d'exonération de TVA avait été envoyé ou non.
Le 18 février 1998, nous avons été avisés par SPL-LS que la douane refusait le formulaire informatisé. Jusqu'à une période récente, nous n'avons plus reçu de nouvelles à ce sujet.

2.2 : Numéro d'identification à la TVA:

Le numéro d'identification à la TVA est une donnée obligatoire pour tous les fournisseurs issus de la communauté européenne. Cette information devrait donc être saisie à la source, c'est à dire à chaque création d'un nouveau fournisseur communautaire. Pour les fournisseurs déjà existants, AS-CIS pourrait si n;ecessaire fournir la liste de ceux ne disposant pas de cette information.
Une discussion entre SPL-LS et les achats serait nécessaire pour coordonner les points de vue et donner des instructions précises aux personnes chargées de créer les fournisseurs dans la base.
Parallèllement, Reinoud a proposé de fournir une liste quotidienne des commandes envoyées aux fournisseurs dont le numéro d'identification à la TVA est manquant.

2.3: Texte dans les commandes:

SPL-LS s'est engagé à contacter les achats pour rajouter dans le texte relatif à la TVA (pour les fournisseurs communautaires qui livrent sur le site de Prévessin), une mention spécifique sur cette exonération de TVA et la nécessité de fournir le numéro d'identification.

2.4: Edition de la demande d'exonération :

Tom a proposé de se rendre à Bruxelles pour solliciter l'agrément des autorités communataires sur le projet de document que nous avons élaboré. Il doit aussi clarifier un point relatif au champ d'application de l'exonération. Selon les autorités françaises, les services sont exclus de cette exonération alors que le formulaire 15.10 mentionne les rubriques biens ou services.

Dans le cas d'un refus des autorités de valider la version informatisée de l'exonération, nous pourrions éditer le document standard. Compte tenu des contraintes de l'application, nous ne pouvons éditer un formulaire en recto/verso. Cela supposerait donc d'utiliser des formulaires avec une face pré-imprimée. SPS-LS est disposé à accepter cette option.

2.5: Déclenchement de la demande d'exonération:

Pour l'instant, le formulaire 15.10 est établi manuellement, au coup par coup, par SPL-LS, sur la demande du fournisseur. Cette attestation étant requise pour toutes les commandes ou contrats communautaires livrables sur le site français du CERN, on pourrait envisager de systématiser la production de ce document.
A quel moment le produire ? Lors de l'envoi de la commande au fournisseur, le moment semble trop précoce. Les conditions , prix , quantités peuvent en effet changer. Le moment idéal serait à la livraison du matériel mais reste le problème des livraisons multiples sur la même commande.
Idéalement, le document pourrait être généré lorsque les achats reçoivent la confirmation de commande du fournisseur. Pour l'instant, cette confirmation ne fait l'objet ni d'un changement d'étape de la commande dans Siriac, ni d'une modification de cette dernière sauf de rares cas où un avenant est généré dans le système.
Dans le cadre de la migration de Siriac sur le Web, nous allons revoir les étapes de commande et mettre en place cette étape de confirmation. Elle est nécessaire également pour améliorer le feed-back SIRIAC-EDH (quantités et prix confirmés, date de livraison prévue, etc..)

2.6 : Résumé des actions à entreprendre :

Du coté SPL-LS :
-contacter les achats pour modification du texte standard (TVA) des commandes et problème de saisie du no d'identification TVA lors de la création d'un nouveau fournisseur
-rencontrer les autorités compétentes à Bruxelles pour demander l'accord sur la version informatisée du form. 15.10

Du coté AS-CIS :
-Mettre à disposition sur le web la liste des commandes dont le fournisseur ne possède pas de no d'identification TVA
-Eventuellement, produire la liste des fournisseurs déjà enregistrés dans la base sans no d'identification de TVA (à confirmer par SPL-LS suite à la discussion avec les achats).
-contacter les achats pour le problème de confirmation des commandes
-suivant la décision de Bruxelles, mettre en place dans Siriac la fonctionnalité nécessaire