IMPORT/EXPORT

Réunion du 28.11.2000

COMPTE RENDU

Le but principal de cette réunion était de rationnaliser les procédures relatives aux assurances de transport. Ce point a été abordé en première partie, et nous avons ensuite passé en revue un certain nombre de sujets.

1.1 - Historique : Avant d'entamer la discussion, AS-CIS a transmis aux participants une copie du projet d'implémentation élaboré le 16/11/94 et resté sans objet à ce jour. Ce projet avait été élaboré à partir d'une analyse des procédures en vigueur et présentait une solution informatique permettant de diminuer considérablement les coûts administratifs. Toutefois, cette proposition n'avait pas été retenue à l'époque.

Selon Mr. Stampfli, cette proposition n'a pu être mise en place parce que le contrat avec la compagnie d'assurance était en pleine renégociation.

1.2 - Situation actuelle : Le contractant actuel pour les assurances de transport est la compagnie Axa. Il semble à priori que cette compagnie soit ouverte à des solutions informatiques qui pourraient avantageusement remplacer la solution papier actuelle.
Pour l'instant, le type de contrat qui a été conclu prévoit une individualisation des primes d'assurance. Toutefois, la possibilité de négocier un contrat global basé sur le montant prévu des assurances à couvrir reste ouverte. Ce montant global est déterminé à partir du calcul du total des primes de l'année précédente et il est réévalué en fin d'année. Cependant, ce changement d'approche impliquerait de passer par la procédure des appels d'offres et nécessiterait donc un certain délai avant de pouvoir être mis en place. En outre, SPS-LS devrait avancer en début d'année le montant de la prime, soit 400'000 CHF.
Pour l'instant, il est donc prévu de rester dans le cadre d'une individualisation des primes.
Il faut noter également que les PC sont actuellement exclus du contrat car bénéficiant d'une assurance spécifique. Cette spécificité risque de disparaitre dans l'avenir et ils pourront être de nouveau inclus dans le contrat standard.

Une évaluation des moyens informatiques de la compagnie serait nécessaire pour déterminer le moyen le plus approprié de transmettre électroniquement les relevés hebdomadaires de demandes d'assurance. Toutefois, cette société possède déjà une adresse électonique et pourrait, par ce biais, recevoir les fichiers concernés.

1.3 - Proposition retenue : Indépendemment du fait que le fichier soit transmis à la compagnie sous forme papier ou sous forme électronique, AS-CIS souligne que la mise en place, à l'intérieur du Cern, de la procédure proposée en 1994 permettrait déjà de soulager le service import/export et les différents intervenants à l'intérieur de l'organisation puisque les demandes individuelles (en 3 exemplaires) seraient remplacées par un relevé hebdomadaire par groupe de pays, et mode de transport ce qui simplifierait considérablement la gestion.
Une autre liste pourrait être fournie pour permettre la refacturation des primes selon les CGR concernés.
SPL-LS confirme son accord à la proposition d'implémentation. A l'issue de la discussion, il est donc convenu que Mr. Stampfli va analyser notre proposition et nous faire part de ses commentaires notamment concernant le layout du relevé hebdomadaire.
Nous pourrions ensuite procéder à une mise en place en interne, puis, après contact avec Axa, évoluer vers une transmission électronique de ces relevés à la compagnie d'assurances.

1.4 - Litiges : Il semble que les litiges relatifs à des avaries survenues au cours du transport soient de plus en plus réduits. Toutefois, Mr. Stampfli souligne que les réclamations arrivent souvent après les délais légaux de recevabilité entrainant un refus de prise en charge de la part de la compagnie, Une solution pourrait être de faire apparaitre un texte sur les factures pro-forma (expéditions) ou les unpacking list (arrivages) avisant le destinataire de la marchandise qu'il dispose, en fonction du mode de transport, d'un nombre de jours limités pour signaler une éventuelle avarie et que, passé ce délai, sa réclamation ne purra plus être prise en compte.
AS-CIS attend confirmation de SPL-LS pour implémenter cette option.

2-Autre point abordés:

2.1 : Copie requérant:

Pour chaque expédition traitée, une copie papier du dossier est envoyée par courrier interne au requérant. Pour les demandes EDH, cette copie est inutile puisque le requérant dispose déjà de cette information. Pour les demandes papier, seuls quelques utilisateurs semblent être intéressés.
Dans un premier temps, il est donc décidé de ne plus éditer systématiquement ce document, mais seulement à la demande. AS-CIS va donc modifier le paramétrage pour que le code d'édition soit changé. Cela supposera de changer manuellement ce code, dans l'écran des documents associés au mouvement, pour pouvoir éditer le document.

2.2 : Problèmes EDH:

Le problème de l'adresse tronquée (tiers EDH-99) a été solutionné par l 'équipe EDH. Toutefois, il reste un certain nombre de problèmes pour lesquels SPS-LS souhaiterait voir des solutions rapidement abordées (notamment les problèmes de textes, coupures, etc... ) déjà évoqués lors d'un précédent compte-rendu).
Pour le choix du site de départ (Meyrin ou Prévessin), SPS-LS doit fournir les règles à partir desquelles pourrait être défini un algorithme permettant de contrôler l'information saisie et éviter les erreurs les plus manifestes.
Une réunion avec l'équipe EDH devrait donc être organisée au plus vite afin de passer en revue ces différents points et fixer un calendrier pour leur solutionnement.
La stratégie étant d'encourager l'utilisation de la demande EDH plutôt que la demande papier, la version électronique devrait se montrer la plus fiable possible pour ne pas décourager certains utilisateurs potentiels.

2.3: Demandes papier:

Malgré tous les efforts dispensés, il semble difficile de convertir une partie des utilisateurs à l'utilisation de la demande électronique. Un certain nombre d'irréductibles (représentant presque 50% en volume) continuent à remplir leurs demandes sur le formulaire papier invoquant comme excuse soit qu'ils ne disposent pas d'outils informatiques, soit que leur demande est urgente et que dans EDH, cela demande deux jours juste pour la signature.
Pour couper court à ces arguments dénués de fondement, une réunion devrait être organisée au plus vite entre l'équipe EDH, SPL-LS et un certain nombre de ces 'irréductibles' dans le but de les convertir définitivement et, le cas échéant, organiser ensuite un atelier de formation.
Parallèllement, SPL-LS devrait adopter une attitude plus ferme. En effet, ces demandes papier impliquent pour ce service un énorme travail de ressaisie pour lequel il ne dispose pas des ressources nécessaires et qui le détourne de tâches plus rentables pour l'organisation, notamment l'optimisation des choix en matière de mode de transport. En outre, ce travail supplémentaire de ressaisie n'est pas reconnu.
SPS-LS pourrait donc, invoquant par exemple le démantèlement du LEP et le travail supplémentaire qui en découle, avertir les utilisateurs récalcitrants que leurs demandes papier ne seront plus traitées à partir de janvier 2001, ou, éventuellement, que leur ressaisie sera facturée aux divisions.