6. Gestion des Marchés

6.1. Conception générale

6.1.1. Le concept de marché

Dans Siriac, un marché est un contrat passé avec un fournisseur pour un certain montant. Dans ce contrat, le client se réserve la possibilité d'acheter un certain nombre d'articles pour un montant défini, et pour une période de validité déterminée. Des tarifs particuliers peuvent être déterminés pour un marché avec des conditions de remises spécifiques. La transaction GFTA (voir chap. 3) permet de saisir ces tarifs et les conditions de remise qui s'y attachent. Certains marchés peuvent être définis sans spécification d'articles ou de prix par article. Des demandes de livraison peuvent donc être générées sans que les articles soient définis au niveau du marché.

Au CERN, les notions de commande provisionnelle ou contrat cadre peuvent être rapprochées du concept du marché. Toutefois, dans Siriac, le marché sert uniquement de structure de contrôle et de globalisation pour les demandes de livraison qui s'y rattachent. Il n'est donc pas prévu pour servir de base à l'édition d'une commande provisionnelle. Celle-ci devra être saisie dans GCDAC dans une classe de commande spécifique (par ex. MS pour les articles standards) et pourra être éditée. Seul, l'en-tête du marché sera saisi dans GMARAC. Un traitement, après saisie de la commande provisionnelle dans GCDAC, créera les lignes de marché correspondantes. Un autre traitement générera les référencements article/fournisseur.

Un outil de recopie appelé TDMARA a été mis en place pour faciliter le renouvellement d'un marché ou créer une nouvelle version de ce marché. Son fonctionnement est expliqué dans ce chapître. Toutefois, cette solution ne sera pas utilisée dans la pratique, si ce n'est pour créer l'en-tête du nouveau marché. L'option préconisée est d'utiliser l'outil de recopie des commandes TDCDA qui pourra, à partir de la commande provisionnelle, créer une nouvelle version. Les traitements énumérés plus haut créeront les lignes du nouveau marché et les référencements article/fournisseur correspondants.

Un certain nombre d'outils permettent de consulter la liste des marchés en cours, ou obtenir la liste des demandes de livraison pour un marché donné.

On fait une difference entre montant en cours et montant realisé. Le montant en cours (étape 12) équivaut au cumul des montants des commandes en cours, alors que le montant réalisé (étape 78) indique le montant réellement payé.

6.1.2. Marchés d'articles standard

Dans le cas des commandes provisionnelles se référant à des articles standards, une procédure a été définie dont vous trouverez les modalités d'application ci-dessous. Le schéma de la page suivante en résume l'utilisation.

• *Etape 1 - Création des appels d'offres :

Les appels d'offres relatifs aux marchés seront saisis dans GCDAC (commande de classe AO ou DO). Le REA (réapprovisionnement) saisira, à l'en-tête , les informations suivantes : fournisseur (famille générale de tous les fournisseurs), langue et description générale de la commande. Il saisira ensuite les articles concernés (sans prix, avec les quantités prévues). Les achats compléteront ensuite l'en-tête en ajoutant notamment l'incoterm approprié.

Les services Achats établiront la liste des firmes à contacter transaction GLSTA) et généreront le nombre de D/O nécessaires (voir procédure dans chapitre5). Lors de l'édition, chaque D/O sera personnalisée : s'il existe une désignation article propre au fournisseur dans les RAFs existants, elle sera éditée à la suite de la conception générale de l'article.

• *Etape 2 - Traitement des réponses :

Les Achats géreront les réponses reçues (code AO, DO), et établiront le tableau récapitulatif. Les offres non retenues feront l'objet de lettres de remerciement et seront archivées. L'offre retenue sera communiquée au REA.

Les Achats saisiront l'en-tête du nouveau marché dans GMARAC et recopieront (avec TDCDA) la DO retenue dans une commande de classe MS (commande provisionnelle) en faisant référence au marché nouvellement créé. Au niveau de l'en-tête, la date de début et la date de fin de marché devront être renseignées dans les zones `date au plus tôt' et `date au plus tard'. Au niveau des lignes, les prix obtenus seront saisis avec les remises éventuelles, les désignations articles seront complétées si nécessaire.

La commande provisionnelle pourra ensuite être éditée. Elle portera la référence du marché correspondant.

Après l'édition, le traitement TRAF sera exécuté et ira créer les référencements article/fournisseur correspondants avec les prix nets, remise déduite, l'intitulé figurant au niveau de la ligne de commande et la référence du marché.

Un traitement spécifique (TMJMAR) ira créer les lignes du marché par recopie des informations suivantes : référence et description de l'article, quantité (copiée dans quantité prévue) et prix. Dans l'entête du marché, il renseignera le montant prévu et les dates de début et de fin de marché.

• *Etape 3 - Création de la première DS :

Avant la création de la première DS, unen-tête générique sera créé (commande de classe B). Il sera ensuite recopié lors de la création de chaque DS.

• *Etape 4 - Renouvellement d'un marché :

Pour renouveller un marché ou créer une nouvelle version de ce marché , il faudra procéder comme suit :

Création de l'en-tête du nouveau marché dans GMARAC.

Recopie de la commande provisionnelle précédente avec TDCDA puis modification des informations nécessaires (dates au plus tôt, au plus tard, ajouter ou supprimer des articles, etc).

Les RAFs et les lignes du marché seront créés comme précédemment : traitement MAJRAF

6.1.3. Marchés d'articles non-standards :

Les marchés pour articles non-standards pourront se référer à une famille d'articles. Si un contrat (marché) porte sur des articles non définis, il ne sera pas nécessaire de spécifier des articles pour ce marché.

Si, par contre, le marché porte sur des articles bien précis, il faudra créer des pseudo-articles pour ce marché dans GART (référencement des articles) et dans GRAF (référencement article/fournisseur). Le code utilisé pour identifier ces articles sera construit de la manière suivante :

référence du marché/ . /numéro de la ligne du marché

ex. pour marché F819, ligne 10 : F819.10

Ces articles seront ensuite rattachés à la famille du code activité (transaction GFTA). Une fois le marché créé (et éventuellement les articles), on saisira la commande provisionnelle dans GCDAC (classe MA) à des fins d'édition. Ensuite, on créera les demandes de livraison (classe DL).

Après la création de la command MS et des lignes de commande, il faudra effectuer les deux enchaînements suivants:

• La transaction EDMS qui valorise la commande MS (étape 8), contrôle les pays d'origine (étape 11) et fait une édition (étape 20).
• La transaction MAJRAF fait un envoi au fournisseur (étape 27) et remonte les Rafs et les lignes de marché (étape 28). Quand MAJRAF est lancé, un certain nombre de contrôles seront effectués. La commande devra être à l'étape 20, l'existence et la validité du marché seront vérifiées et le traitement s'assurera également que les Rafs ou les lignes de marché n'ont pas déjà été créés.

6.1.4. - O S V C :

Les OSVC sont saisis dans GCDAC comme les demandes de livraison mais dans la classe OV. La procédure complète est expliquée dans le chapitre 5 (5.5.6).

6.2. - Saisie d'un marché

La transaction GMARAC permettant d'assurer la saisie d'un marché se compose de trois images écrans :

*Marché

*Détail du marché

*Textes sur marché (écran optionnel accessible avec Esc 2 )

6.2.1. Saisie du marché

Cet écran permet la saisie de la structure générale du marché. La zone 1 (référence du marché) n'est pas modifiable après coup,

• Référence du marché (saisie assistée)

Cette référence est unique.

• Mnémonique

Référence complémentaire éventuelle.

• Intitulé complet

Intitulé du marché .

• Date de début de validité

Date de début de validité pour le marché format : JJ-MM-AAAA.

• Date de fin de validité

Date de fin de validité pour le marché format : JJ-MM-AAAA.

• Famille de fournisseur (saisie assistée)

Code du fournisseur pour ce marché non modifiable si des demandes de livraison existent pour ce marché. Apres saisie du code, le champ suivant (nom) sera rempli automatiquement.

• Montant prévu

Montant prévu pour le marché.

• Devise (saisie assistée)

Devise de référence pour ce marché non modifiable si des demandes de livraison existent pour ce marché.

• Blocage montant (saisie assistée)

Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que le montant prévu du marché ne soit pas dépassé dans les demandes de livraison. Blocage au niveau global.

• Blocage date (saisie assistée)

Blocage sur un niveau global. Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que la période de validité du marché ne soit pas dépassée dans les demandes de livraison.

• Blocage quantité (saisie assistée)

Blocage sur un niveau global. Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que la quantité prévue dans le marché ne soit pas dépassée dans les D.L.

• Montant en cours

Le montant en cours (étape 12) équivaut au cumul des montants des commandes en cours.

• Montant réalisé

Montant réalisé pour le marché facturé et mis au paiement- Zone non accessible, renseignée par le système.

• Responsables techniques

Nom du ou des responsables techniques pour ce marché.

• Signataires

Nom du ou des signataires pour ce marché.

• P.O.(saisie assistée)

Code du pays d'origine pour ce marché.

6.2.2. Saisie du détail du marché

Cet écran correspond aux lignes du marché. Il ne sera pas saisi directement dans le cas des articles standards. En effet, selon la procédure décrite au début de ce chapître, le traitement de mise à jour MAJRAF ira créer les lignes de marché après saisie de la commande provisionnelle. La zone 1 (famille d'articles) n'est pas modifiable après coup.

• Famille d'article (saisie assistée)

Référence de l'article ou de la famille d'articles pour cette position. Unique.

• Quantité prévue

Quantité prévue pour cette position - valeur proposée = 0.

• Montant prévu

Montant prévu pour cette position - valeur proposée = 0. Ce montant est le résultat de la multiplication entre la quantité prévue et le prix unitaire hors taxes, remise déduite.

• Quantité réalisée

Quantité réalisée pour cette position - Zone non accessible, renseignée par le système.

• Montant réalisé

Montant réalisé pour cette position - Zone non accessible, renseignée par le système.

• Quantité habituelle

Quantité de conditionnement du fournisseur. (par exemple par 12 pièces) - le nombre de pièces commandées devra être un multiple de cette unité - valeur proposée = 0.

• Blocage montant

Blocage au niveau lignes. On ne pourra pas dépasser le montant indiqué pour cet article.

• Blocage quantité

Blocage sur un niveau global. On ne pourra pas dépasser la quantité indiquée pour cet article.

6.2.3. Saisie des textes sur marché

Il est possible d'associer des textes à un marché. En pressant Esc 2 à partir de l'écran principal, on accède à un écran optionnel permettant de saisir ces textes. Le curseur se positionne directement sur la zone 1 (texte). Les zones précédentes sont renseignées par le système. Cette option n'est documentée qu'à titre indicatif puisque la saisie des marchés ne donnera lieu à aucune édition et que les textes seront saisis au niveau de la commande provisionnelle.

• Texte

Texte à attacher au marché. Chaque ligne peut recevoir 60 caractères.

• Type (saisie assistée)

Type de texte - valeur proposée : `M' (pour marché).

• Ordre

Numéro d'ordre de la ligne. Une numérotation automatique, de 10 en 10, est incrémentée automatiquement, mais reste modifiable.

• Position (saisie assistée)

Positionnement du texte lors de l'édition. Valeurs possibles : AL = avant les lignes de marché, PL = après les lignes de marché

6.3. Edition du marché

Comme nous l'avons signalé dans la description de la procédure relative aux marchés, ceux-ci ne donneront lieu à aucune édition spécifique. Seule, la commande provisionnelle sera éditée. Les textes associés, gestionnaires, conditions commerciales seront donc saisis au niveau de cette dernière.

Le marché est donc limité aux rôles suivants :

*Structure de contrôle: il vérifie que les demandes de livraison générées dans le cadre d'un marché correspondent à la définition de ce marché, et ne rentrent pas dans le cadre d'un blocage éventuel (dépassement de date, de montant, de quantité).

*Structure de globalisation: lorsque les demandes de livraison franchissent l'étape facturation, un traitement remonte les montants et les quantités correspondants au niveau des zones suivantes du marché: montant réalisé (au niveau de l'en-tête), montant réalisé et quantité réalisée (au niveau des lignes). Ces informations permettent, lors de la consultation d'un marché, de connaître précisément sa situation.

6.3.1. Edition pour les consultations des marchés

Il existe deux transactions pour pouvoir consulter les marchés, ECMDS et ECMDS100. Ces transactions permettent d'obtenir une liste des marchés

avec le cumul des DS correspondantes (nombre de DS, total des montants commandés et facturés, pourcentage réalisé par rapport au montant prévu).

• Classe de commande

La classe de commande concernée (pour les magasins: DS).

• Date d'échéance

La date d'échéance sert à indiquer la période de référence. Dans le résultat de cette consultation, vous obtiendrez tous les marchés dont la date d'échéance est supérieure ou égale à la date que vous indiquerez ici.

• Montant prévu minimuim

Le montant prévu minimum permet de limiter la statistique aux marchés à partir d'un certain montant prévu. Si on ne saisit rien, on obtient tous les marchés quel que soit le montant prévu.

• Réapprovisionneur (s)

Le réapprovisionneur permet d'obtenir la liste pour un ou plusieurs réapprovisionneurs. Si l'on indique plusieurs noms, on obtiendra le résultat trié par date d'échéance du marché, mais pas par réapprovisionneur. Pour avoir un tri par réapprovisionneur, il faut donc indiquer ici un seul nom.

• Tri par acheteur

Répondre 'O' (oui) ou 'N' (non) si vous voulez que le résultat soit trié par acheteur ou non.

Entrer vos critères de sélection, ensuite valider avec F3. Après on passe à l'écran suivant pour sélectionner l'impimante sur laquelle on veut envoyer le résultat. ECMDS100 a la même présentation que celle de ECMDS, sauf que la plupart des critères sont affichés par défaut. ECMDS100 donne une liste des marchés dont le montant prévu est supérieur ou égal à 100 000 Francs Suisses.

6.4. Outil de recopie d'un marché

La transaction TDMARA permet la recopie de l'entête, des lignes et des textes associés à un marché. Selon la procédure définie, nous renouvellerons les marchés à partir de la commande provisionnelle (outil TDCDA). L'outil TDMARA ne pourra donc être utilisé que pour recopier l'en-tête d'un marché. La description ci-après n'est donc communiquée qu'à titre indicatif.

Cet outil se présente sous l'aspect d'un formulaire écran divisé en deux blocs. Le premier bloc sert à sélectionner le marché que l'on veut recopier. En passant au bloc suivant, on récupère certaines informations du marché à recopier que l'on peut ensuite modifier. Un taux ou un montant, positif ou négatif, de réajustement peut être appliqué lors de la recopie.

Premier bloc : Marché à recopier :

• Numéro du marché d'origine (saisie assistée)

Identification du marché à recopier

Deuxième bloc : critères pour recopie, pour y accèder il faut appuyer sur la touche bloc-suivant

• Numéro du marché à créer

Référence du nouveau marché.; pour un renouvellement, ancienne référence / numéro du

renouvellement - ex. marché B999 - 2e renouvellement - ref = B999/2.

• Mnémonique du marché à créer

Identifiant complémentaire éventuel pour ce nouveau marché.

• Libellé du marché à créer

Intitulé du marché à créer. L'intitulé du marché à recopier est proposé par défaut.

• Date de début de validité du marché à créer

Début de validité pour ce marché - La date de début de validité du marché à recopier est proposée par défaut.

• Date de fin de validité du marché à créer

Fin de validité pour ce marché - La date de fin de validité du marché à recopier est proposée par défaut.

• Famille de fournisseur (saisie assistée)

Code du fournisseur pour ce nouveau marché - Le code fournisseur du marché à recopier est proposé par défaut.

• Gestionnaire (saisie assistée)

Numéro d'identification du responsable commercial pour ce marché . Le responsable commercial du marché à recopier est proposé par défaut.

• Devise (saisie assistée)

Devise de référence pour ce marché. La devise précédente est proposée.

• 
  Blocage montant (saisie assistée )

Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que le montant prévu du marché ne soit pas dépassé dans les demandes de livraison l'option du marché à recopier est proposée par défaut.

• Mode de change (saisie assistée)

Le mode de change pour cette devise.

• Blocage quantité (saisie assistée)

Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que la quantité prévue ne soit pas dépassée - l'option du marché à recopier est proposée par défaut.

• Date

La date de la devise.

• Blocage date (saisie assistée)

Entrer O (oui) ou N (non) pour indiquer si vous souhaitez que la période de validité du marché ne soit pas dépassée - l'option du marché à recopier est proposée par défaut.

• Cours

Le cours de la devise est indiqué par défaut et il est interdit de le changer.

• Recopie du texte

Entrer O (oui) si vous désirez recopier les textes associés au marché précédent, N (=non) dans le cas contraire.

• Recopie des lignes

Entrer O (oui) si vous désirez recopier les lignes d'articles du marché précédent, N (=non) dans le cas contraire.

• Coefficient

Pourcentage à appliquer sur le montant du marché d'origine. Si le montant global du marché doit être réajusté, indiquez ici le coefficient de majoration à appliquer (positif ou négatif).

• Montant : coefficient

Pourcentage à appliquer sur le montant des lignes du marché d'origine. Si le montant des lignes du marché doit être réajusté, indiquez ici le coefficient de majoration à appliquer (positif ou négatif).

• Variation à appliquer sur le montant des lignes du marché d'origine

Entrez le montant à ajouter (ou retrancher) au montant des lignes du marché d'origine.

• Variation

La variation à appliquer sur le montant du marché d'origine. Entrez le montant à ajouter (ou retrancher) au montant du marché d'origine.

• Quantités

Le pourcentage à appliquer sur les quantités des lignes du marché d'origine. Si les quantités des lignes du marché doivent être réajustées, indiquez ici le coefficient à appliquer (positif ou négatif).

• Variation à appliquer sur les quantités des lignes du marché d'origine

Entrez les quantités à ajouter (ou retrancher) aux quantités des lignes du marché d'origine.

6.5. - Affichages sur marchés

La transaction AMAR (ou AMARA) permet la consultation des marchés. Elle est composée de deux fenêtres d'affichage. Dans la première, on entre des critères de recherche. En pressant bloc-suivant on obtient l'information du marché correspondant. En se positionnant avec le curseur sur l'un de ces marchés et en allant au bloc suivant, on obtient le récapitulatif de ce marché.

6.6. Listes sur marchés

La transaction LMARA permet d'éditer des listes relatives aux marchés en fonction des critères entrés par l'utilisateur, par exemple:

*liste des marchés en cours

*liste des demandes de livraison pour un marché donné

*liste des marchés en cours pour un fournisseur donné

La première image écran permet d'entrer les critères de recherche, la seconde est destinée à sélectionner l'imprimante souhaitée (ou l'option écran si l'on désire simplement visualiser les résultats).

Première image écran - critères de sélection. Dans ce bloc, l'utilisateur entre les critères de recherche et les options d'édition souhaitées.

Deuxième image écran - choix de l'imprimante. Entrer le nom de l'imprimante sur laquelle vous désirez imprimer le résultat de votre requête ou l'option 'écran' si vous désirez simplement visualiser le job.