Concepts

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Présentation de l'application

L'application AVCL (AdVances and CLaims) est un outil permettant la saisie et la gestion de l'ensemble des demandes de remboursements qu'un usager est susceptible de demander, soit:

* les remboursements de frais de voyage,

* les remboursements de frais scolaires,

* les indemnités de congés dans les foyers,

* les indemnités de subsistance,

* les frais de candidature,

* les indemnités d'installation,

* les frais divers (achat de livres...).

L'outil traite également les avances personnelles liées à ces demandes de remboursement et les paiements à des tiers (T.R.[1] , frais d'inscription...) associés.

L'AVCL gère la circulation des demandes de remboursement entre les trois acteurs principaux : saisie par les secrétariats des divisions, vérification par les services du personnel et par la division des finances. Cet usage généralisé a pour but d'éviter une double saisie des informations: sur la feuille de remboursement par les divisions, et sur système informatique par les divisions du personnel et des finances. Cet outil ne remplace pas les documents officiels (formulaires) en vigueur, mais ceux-ci sont générés à partir des données saisies dans le système.

L'application est basée sur une base de données ORACLE et est étroitement liée à l'application de gestion des ressources humaines (ORACLE HR ).

Concepts

Il n'est pas rare que plusieurs personnes participent au même congrès, conférence, séminaire, donnant lieu à de multiples demandes de remboursement pour le même événement. Inversement, l'arrivée ou le départ d'un membre du personnel, ou bien encore le retour dans les foyers d'un fonctionnaire et de ses dépendants, donnent souvent lieu à plusieurs remboursements.

Un événement - collectif dans le cas d'une conférence ou individuel (ex. l'arrivée d'une personne) - permet de rapprocher des claims créés pour la même occasion et donc, par exemple, de connaître le total des dépenses engagées pour une même conférence.

Un claim est toujours associé à un événement et à une personne. A l'exception du cas particulier de l'indemnité d'installation, un claim est toujours constitué de deux parties:

* une entête qui fournit des informations quant au motif du remboursement (par exemple qui part quand, où, et pour quelle raison...); ces informations sont, en général connues et saisies avant que n'ait eu lieu l'événement en question,

* une partie détail des frais, constituée d'un nombre variable de lignes de dépenses. Ces informations ne sont normalement connues qu'après l'événement (en général indemnité de subsistance, frais de taxis, de parking...).

Pour la plupart des types de remboursement, le fonctionnaire peut demander une avance sur dépenses (avance personnelle). Cette avance, d'un montant maximal égal à 80% du montant total (estimé) du claim, peut éventuellement être libellée en plusieurs devises. Un membre du personnel ne peut normalement demander qu'une seule avance pour le même claim, c'est à dire qu'il doit toucher l'intégralité de cette avance en une seule fois.

Pour la plupart des voyages - à l'exception des congés dans les foyers -, les titres de transport (T.R.) sont directement réglés par l'Organisation. Il est également courant que les frais d'inscription à une conférence soient payés par le C.E.R.N. Pour un même voyage, l'Organisation peut être amenée a effectuer plusieurs versements de ce type (paiement à des tiers fournisseurs), sans que l'intéressé ne soit impliqué dans ces règlements. Le paiement de ces "avances à des tiers" s'effectue de manière indépendante au paiement du claim, sur réception d'une facture du fournisseur.

Une avance personnelle ou un paiement à un tiers fournisseur sont toujours reliés à un claim: il n'est pas possible de les traiter sans avoir saisi un minimum d'informations (qui demande quoi, et pour quelle raison). De cette manière, il est possible de connaître en permanence pour quoi une dépense à été engagée.

Interaction avec d'autres systèmes

AVCL est un outil de saisie et de traitement de données au même titre qu'ORACLE HR . Ne sont stockées dans AVCL que les données propres au traitement des claims; pour les données partagées avec d'autres applications (par exemple, les dossiers des personnes), AVCL se connecte à ces bases de données et utilise l'information de celles-ci. A travers l'interface, il n'est possible de modifier que les données propres à AVCL (par exemple, les informations relatives aux personnes doivent être modifiées à partir d'ORACLE HR ). D'une manière générale, les données provenant des autres bases de données sont seulement accessibles pour consultation. Les données relatives aux personnes sont accessibles on-line, c'est-à-dire qu'une modification faite à partir d'ORACLE HR sera immédiatement effective dans AVCL.

Interaction entre les différentes applications

* ORACLE HR permet de saisir toutes les informations sur une personne et sa famille, depuis son entrée au CERN jusqu'à éventuellement sa retraite.

* Dans ORIAC se trouvent toutes les informations concernant les tiers ainsi que les données comptables (intersections, comptes comptables),

* PECT (Personal Expenses Consolidation Toolbox) contient le détail des paiements effectués pour des personnes (paye et claims). Cet outil sert d'outil statistique de référence. Entre autres choses, PECT envoie les données comptables à ORIAC.

* GIP gère le paiement des salaires. GIP prend l'information à partir des dossiers des employés dans HR.

* AVCL gère la saisie et l'archivage des claims. Les dossiers des personnes sont consultables mais non modifiables dans AVCL.

Circulation des claims et avances

La gestion des demandes de remboursement met en jeu trois catégories d'acteurs:

* Les secrétariats des divisions, dans lesquels s'effectuent la saisie et un contrôle préliminaire des informations.

* Les services du personnel, qui contrôlent la validité des remboursements en fonction des conditions statutaires de l'intéressé et des remboursements précedents.

* Les services financiers, pour un contrôle des informations comptables et pour la mise en oeuvre des paiements proprement dits.

Un claim est normalement saisi dans les divisions, validé successivement par les divisions du personnel et des finances, puis envoyé pour paiement. Mais il est possible, en cas d'erreur ou d'omission, qu'une demande soit retournée au service qui l'a saisi.

L'outil AVCL gère cette circulation de l'information. En pratique, à tout moment, un claim est caractérisé par son état qui représente un stade donné dans le processus de traitement.

Les différents états d'un claim

A: Le claim reste en saisie dans la division. C'est par exemple le cas d'une demande de remboursement de frais de voyage, entre le moment où l'on sait que le fonctionnaire va partir et le moment où il revient avec le détail de ses frais de voyage.

B: Les services du personnel ou des finances retournent le claim à la Division (en donnant le motif du rejet).

C: Envoi de la demande à la division du personnel. Dès que celle-ci aura validé la demande, la division ne pourra plus modifier le claim.

D: Le claim a été renvoyé à la division du Personnel par les Finances.

E: Le Personnel envoie le claim aux Finances. Les services financiers ne l'ont pas encore validé.

F: Les services financiers ont validé et envoyé pour paiement le claim; il ne peut plus être modifié que par la division des Finances.

X: Avances personnelles payées à l'intéressé, mais non encore récupérée sur le claim.

Y: Paiements à des tiers déjà comptabilisés mais non encore imputés à la division.

G: Le claim est payé. Il ne pourra plus être modifié par quiconque (pas de rétroactivité).

La division ne peut visualiser et agir que sur les claims qui la concernent (qui ont été initiés par son secrétariat). Les Finances et le Personnel ont accès à tous les claims.

La responsibilité :
- Division peut agir sur des claims qui sont en état A à C (E).
- Personnel peut agir sur des claims qui sont en état C à E.
- Finance peut agir sur des claims qui sont en état E à F.

Extraction et circulation des documents officiels - Exemple de traitement d'un claim (remboursement de frais de voyage)

Parallèlement à cette circulation "informatique", les documents officiels (demandes de remboursement, T.R...) suivent le même parcours qu'à l'heure actuelle et sont transmis avec les justificatifs par courrier interne.

Ces documents sont imprimés sur demande à partir des informations saisies dans le système, signées par les personnes concernées (demandeur et responsables), puis archivés au service de la comptabilité du personnel (FI-F-CP) après paiement.

Dés que la participation d'un employé à un voyage est connue, la division où la personne travaille saisit le lieu, le but et les dates du voyage au niveau de l'entête du claim. Le claim est gardé en saisie jusqu'au retour de l'intéressé.

Si la personne en partance demande une avance, le secrétariat de la division crée une avance personnelle associée au claim, extrait un justificatif de demande d'avance et le fait signer par le demandeur; puis transmet le tout à la division du personnel. Cette demande suit son cours et sera payée à la personne avant son départ.

En général, les titres de transports sont commandés directement par les secrétariats des divisions auprès de la Compagnie des wagons-lits. Dès que les détails du voyage sont arrêtés, le secrétariat saisit ces données dans le système, extrait la "Travel Requisition", la fait signer par le chef de division ou son ayant-droit; puis transmet le tout aux divisions du personnel et des finances. Ces frais seront directement réglés par le C.E.R.N. après réception de la facture correspondante, ce qui peut avoir lieu avant le départ de l'intéressé ou bien après son retour.

Au retour de la personne, le secrétariat saisit le détail des frais de voyage, extrait la demande de remboursement proprement dite, la fait signer par le demandeur, puis la transmet avec les justificatifs à la division du personnel. Le dossier ne sera définitivement clos que lorsque la totalité des versements sera payée. Dans l'annexe III vous trouverez les schemas de circulation.

^[1] T.R. = Travel Requisition