Utilisation

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Comment se connecter dans AVCL

On se connecte de la même manière que pour ORACLE HR. Telnet 2.6 ainsi qu'une icône "Oracle HR" se trouve soit sur le serveur Macintosh AS, folder AIS applications, soit dans le groupe AS applications sur NICE (PCs).

En premier lieu le système vous demande votre nom d'utilisateur UNIX et le mot de passe. Vous accédez automatiquement à un menu vous permettant de choisir entre AVCL et ORACLE HR.

En choisissant l'option AVCL, vous accédez à un écran où vous devez fournir votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ORACLE. Ce compte ORACLE permet de déterminer quels sont les claims vous appartenant et à quelles données vous avez accès: un secrétariat d'une division ne pourra modifier que les claims saisis par lui et ne pourra consulter que les dossiers des personnes affectées à sa division. Un utilisateur des services du personnel ou des finances pourra modifier tous les claims qui lui auront été transmis.

A ce stade, une liste de responsabilités vous est proposée. Ces responsabilités (profils utilisateurs) permettent d'accéder à un ensemble d'écrans et attribuent un rôle (secrétariat de division, service du personnel, service des finances) à l'utilisateur. Chaque utilisateur a au moins un profil prédefini. En général, un utilisateur ne dispose que d'un seul profil. Il est toutefois possible qu'un même utilisateur remplisse plusieurs fonctions: qu'il saisisse des claims (par exemple, des frais de déplacement) en tant que secrétariat de division, et qu'il valide des frais de congés dans les foyers en tant que service du personnel.

Après avoir choisi l'une des responsabilités proposées, un écran vous liste tous les claims en cours de traitement, c'est-à-dire toutes les demandes que vous pouvez encore modifier. Ces claims vous sont accessibles soit parce que vous les avez gardés en saisie, soit parce qu'ils n'ont pas encore été validés par le service auquel vous les avez transmis, ou bien encore parce qu'ils viennent de vous être retournés.

Vous pouvez accéder à ces demandes soit directement à partir de cet écran, soit en vous déplaçant à travers les menus. Pour accéder aux menus, sortez (F4) de la liste des claims en cours de traitement.

Navigation à travers les menus

Exemple:
Supposons que vous vouliez accéder à la transaction où l'on saisit les frais de voyage.

Après avoir donné votre compte ORACLE et votre mot de passe, choisissez la responsabilité que vous désirez à partir de l'écran suivant:

Le système vous présente un deuxième écran où s'affichent tous les claims en cours de traitement. Vous pouvez vous positionner sur les différents claims avec les flèches  et . Pour éditer un claim à partir de cette liste, amenez le curseur sur le claim désiré et appuyez sur la touche F12 (Zoom).

Une autre possibilité d'accéder à l'écran de saisie des frais de voyage est d'utiliser les menus. Dans le type il est indiqué quel type de claim il s'agit. Pour voir la signification des codes consultez l'annexe II.

En tapant une fois F4 à partir de la liste des claims en cours de traitement vous accédez au menu principal de l'application - le menu de plus haut niveau: si vous appuyez une seconde fois sur la touche F4, vous sortez de l'application. A partir du menu principal, choisissez trois fois l'option 1 (en tapant F3 ou Retour lorsque le curseur est sur la première ligne) pour accéder à l'écran de saisie 'Voyages officiels'. Vous parcourez successivement les écrans suivants:

Chaque écran de menu rappelle, dans le bloc d'en-tête, le compte ORACLE, la responsabilité courante, ainsi que la date et l'heure. Le nombre de choix possibles (le nombre de lignes affichées) dépend de la responsabilité courante: deux utilisateurs différents ne verront pas forcément les mêmes options.

Présentation générale des écrans de saisie

L'écran de saisie est formé de cinq zones, d'un titre (bloc entête), et un pied de page.

* Le titre indique l'écran dans lequel on se trouve, le pied de page permet d'afficher des messages d'aide.

* Les zones 1 et 2 forment l'entête du claim. La zone 1 reste visible à tout moment tandis que la zone 2 se déroule verticalement.

* La zone 3 contient les lignes de dépenses (le détail des frais); elle se déroule horizontalement.

* La zone 4 n'a qu'une valeur indicative, elle informe l'utilisateur sur l'état du claim (c'est-à-dire à quel stade est le claim dans le processus de traitement). Cette zone n'est pas accessible à l'utilisateur.

* La zone 5 est une zone de contrôle à partir de laquelle l'utilisateur choisit l'action à entreprendre (validation, envoi à un autre service, annulation des changements...).

A l'intérieur des zones, les touches champ suivant Retour ou Tab (en sens inverse: KP-= (touche = du clavier numérique) ou Esc Tab) permettent de se déplacer entre les différents champs d'une même zone. Les touches page suivante et page précédente permettent de passer des zones 1 et 2 à la zone 3 (et réciproquement).

Dans la zone 3, les flèches vers le haut et vers le bas (touches Enregistrement précédent et Enregistrement suivant) permettent de naviguer entre les lignes de dépenses.

La zone 5 n'est accessible qu'en validant une première fois le claim (validation= F3); dans cette zone, vous vous déplacez en utilisant les touches champ suivant et champ précédent; une fois le curseur positionné sur l'option choisie, vous appuyez une seconde fois sur validation (F3): les changements sont alors permanents.

Sur la première ligne dans le bloc de pied de page s'affiche un message d'aide relatif au champ dans lequel le curseur se trouve. Les touches de fonctions spéciales (détaillées dans le chapitre 2.5) qui sont disponibles s'affichent ici. Sur la deuxième ligne du bloc de pied de page, le système indique combien d'enregistrements (claims ou lignes de dépenses, selon la zone dans laquelle vous vous trouvez) vous avez déjà sélectionnés.

L'outil utilise les mêmes touches de fonction qu[[dieresis]] ORACLE HR et ORIAC. A tout moment, vous pouvez connaître la correspondance des touches en appuyant sur F1.

Insérer, modifier et rechercher un enregistrement

Le mode de recherche est utilisé pour sélectionner un claim que l'on veut modifier ou pour consulter des claims préalablement saisis. Lorsque l'utilisateur est en mode de recherche, l'indicateur 'ENTER QUERY' s'affiche au centre de la ligne inférieure de l'écran dans le bloc de pied de page. Les champs sur lesquels il est possible d'effectuer une sélection s'affichent en souligné dans ce mode.

Le mode de saisie (création d'un claim ou d'une avance ou modification d'informations existantes) permet de saisir de nouvelles informations ou de modifier des informations préalablement sélectionnées. En mode de saisie, tous les champs s'affichent en surbrillance.

Sélection d'un claim

Le passage du mode de saisie en mode de recherche s'effectue en frappant la touche F5 (Entrer en recherche). L'aspect de l'écran change, et vous pouvez rentrer des critères de recherche dans tous les champs soulignés. Le caractère '%' signifie n'importe quelle chaîne de caractères: E% dans un champ signifiera rechercher tous les enregistrements dont la valeur de ce champ commence par E.

L'exécution de la recherche se fait en frappant sur la touche F2 (Exécuter recherche). Si au moins un enregistrement correspond à vos critères le système l'affiche et vous repassez implicitement en mode de saisie (vous pouvez modifier l'information). Si aucun enregistrement ne correspond, le message 'FRM-40301: Query caused no records to be retrieved. Re-enter.' s'affiche dans le bloc de pied de page. Vous pouvez alors soit corriger vos critères de recherche (les rendre moins restrictifs) soit sortir du mode de recherche en frappant F4 (exit).

Modification d'un claim

Un claim peut être édité de deux manières:

Soit après avoir tapé F12 (Zoom) à partir du menu 'Claims en cours de traitement', soit après avoir sélectionné le claim à partir de l'écran de saisie de ce type de claim.

Une fois sélectionné, vous corrigez les informations erronées ou ajoutez de nouvelles données. Lorsque vous avez terminé, tapez une première fois F3 (validation) pour accéder à la zone de contrôle, positionnez le curseur sur l'action désirée (avec la touche Retour ou Tab) et appuyez une seconde fois sur F3. Pour retourner à l'écran ou au menu précédent appuyer sur la touche F4 (exit).

Enregistrement d'un nouveau claim

A partir de la liste des claims en cours, appuyez sur F4 pour accéder au menu principal. Naviguez jusqu'à l'écran correspondant au type de claim que vous voulez créer à l'aide des menus (dans les menus, positionnez-vous sur l'option désirée à l'aide des flèches  et  tapez Retour ou F3.

Si, quand vous entrez dans l'écran désiré, vous êtes en mode de recherche, frappez une fois la touche F4 pour vous retrouver en mode de saisie. Si des données sont affichées à l'écran (dû à une présélection d'un autre claim), la touche INSERT permet d'obtenir un écran vierge. Fournissez les informations demandées, puis, tapez une première fois F3 (validation) pour accéder à la zone de contrôle. Positionnez le curseur sur l'action désirée (à l'aide de la touche Retour ou Tab) et appuyez une seconde fois sur F3. Pour retourner à l'écran ou au menu précédent appuyer sur la touche F4 (exit).

Facilités: listes, zoom, impression, erreurs..

Quand, en mode de saisie, vous vous déplacez entre les champs, un message d'aide apparaît dans le bloc de pied de page. Ce message explicite le champ dans lequel le curseur se trouve; il indique également quelles sont les facilités disponibles pour ce champ. Si le message comprend le symbole [LISTE] vous avez la possibilité de sélectionner la valeur à partir d'une liste exhaustive de tous les choix possibles. Vous entrez dans la liste en utilisant la touche F7. Pour sélectionner une valeur, positionnez le curseur sur la valeur désirée avec les flèches  et  et validez avec F3. La touche F4 vous permet de sortir de la liste sans rien sélectionner. Voici un exemple simple de liste de valeurs.

Certaines listes (liste des événements, des personnes, des tiers, des intersections, des instituts...) contiennent plusieurs milliers de valeurs possibles, donc il n'est pas possible de les faire défiler toutes pour sélectionner celle de son choix! Ces listes longues sont de deux types:

Soit la liste contient dans sa zone titre un champ de sélection(intitulé 'Find:'). Pour accéder à ce champ, frappez Tab, rentrez le critère de recherche (en général les premières lettres) suivi par F3 ou Retour. A titre d'exemple, la liste de valeurs des codes ISO des pays est de ce type:

Soit la liste ne contient aucune valeur lorsqu'elle s'affiche: vous êtes automatiquement en mode de recherche (champ en souligné); rentrez alors un ou plusieurs critères de recherche pour réduire le nombre de valeurs possibles. Effectuez la recherche en tapant sur la touche F2. Pour sélectionner la valeur, positionnez le curseur sur l'option désirée avec les flèches  et  et valider le choix avec F3. La liste permettant de sélectionner le demandeur est de ce type:

Zoom

La touche F12 (zoom) est utilisée pour afficher le détail d'une information clé (le détail de la situation contractuelle d'une personne, le détail d'un événement, d'une avance...). Cette fonctionnalité est disponible lorsque le symbole [ZOOM] est indiqué dans le bloc de pied de page. Cette fonctionnalité permet aussi d'éditer plus facilement des champs dont la longueur totale dépasse la longueur affichée à l'écran, comme par exemple le champ 'Note'.

La figure suivante montre l'écran tel qu'il apparaît après avoir tapé ZOOM sur le champ tiers.

Impression

L'impression d'un claim et/ou une avance se fait en appuyant simultanément sur les touches [Ctrl] et [P] quand le claim désiré est affiché à l'écran. Une fenêtre apparait vous permettant de choisir l'imprimante parmi une liste si l'imprimante par défaut ne convient pas, et de spécifier le nombre de copies demandées.
Initialement, le champ Imprimante choisie est vide. Si ce champ est laissé vide, l'imprimante par défaut sera sélectionnée.
La liste des imprimantes contient TOUTES les imprimantes définies au printer support (tel: 74976 E-mail: printer.support@cern.ch). Cette liste est rafraichie chaque nuits. Afin de faciliter la selection de l'imprimante desiree parmis les centaines d'imprimantes disponibles, vous pouvez restreindre la recherche en entrant le numero de votre batiment dans le champ "imprimante choisie" avant de presser F7.

Lorsque l'information est correcte, lancez l'impression en validant (F3). Le formulaire doit normalement s'imprimer dans les cinq minutes (si l'imprimante est disponible); vous pouvez continuer votre travail pendant ce temps.

Il existe un formulaire pour chaque type de claim et pour les avances personnelles; les paiements à des tiers sont imprimés sur le claim lui-même.

Messages d'erreurs

Lorsque l'application détecte une erreur (le plus souvent lorsque l'on saisit une valeur qui n'existe pas dans la liste ou lorsque le montant du claim dépasse un plafond) le système affiche un écran d'erreur.

Dans le cas présent, nous avons essayé de mettre un X comme code de moyen de transport (champ "Transport"):

Lorsque l'on essaie de passer au champ suivant un message d'erreur s'affiche:

Le champ "Action" de cet écran indique alors la marche à suivre.

Dans un tel cas la donnée erronée doit être corrigée. Mais certaines erreurs peuvent être ignorées. Il s'agit des messages d'erreur numérotés de 20900 à 20999, qui correspondent le plus souvent à des dépassements de montant. Si vous décidez de passer outre, tapez Esc x (forcer), toutes les erreurs de cette catégorie seront ignorées pour le claim courant. D'une manière générale, le système se bornera à vous signaler les cas exceptionnels, mais il ne vous empêchera pas de les saisir.

Message d'erreur à ignorer