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Paramétrisation, extraction
Ce chapitre traite des opérations complémentaires qui sont nécessaires au fonctionnement du système, mais qui sont réservées aux utilisateurs de rôle "vérificateur PE" ou "vérificateur FI". Ces opérations comprennent :* l'enregistrement de données sujettes à variation : plafonds d'indemnisation, taux de remboursement (mise à jour chaque année), taux de change en billets (mise à jour chaque jour ouvrable),
* la paramétrisation de l'application : changement de listes de validation, définition des codes comptables,
* le transfert des données en comptabilité (extraction AVCL vers PECT).
Taux de change en billets
Pour tout paiement à une personne physique (toute opération à l'exception des paiements à un tiers fournisseur), l'application convertit les dépenses en devises en utilisant un taux de change en billets (plus intéressant pour le demandeur).Pour les devises les plus utilisées, ces taux de changes sont rentrés quotidiennement par la comptabilité du personnel.
La durée minimale d'un taux de change est d'un jour.
La création d'un nouveau taux se fait en tapant successivement :
* <INSERT> ou <ctrl> E pour créer une ligne vierge,
* le code ISO de la devise, ou en utilisant la liste de valeur (F7),
* le taux de change, (toujours pour 1CHF),
* la date de début de validité si nécessaire (mise par défaut à la date du jour).
Le sytème ferme alors automatiquement la période en cours de validité :
Si, initialement, il existe deux periodes de taux pour une même devise commençant à d1 et d3 et que vous insérez une nouvelle période (pour la même devise) commençant à d2 (d1<d2<d3), la période de validité du taux que vous venez de saisir sera d2/d3-1jrs inclus. La période de validité du taux précédent est d1/d2-1jrs inclus. Le taux de la période commençant à d3 n'est pas modifié.
Il n'est pas possible de modifier les dates d'une période déjà saisie, mais il est possible de modifer rétroactivement un taux de change. Une modification rétroactive d'un taux de change n'aura d'effet que sur les claims non encore extraits d'AVCL (états A à F).
Il n'est pas possible de supprimer une période à partir de cet écran.
Indemnités de subsistance journalières
Les taux des indemnités de subsistance journalières (par pays/[ville]) sont normalement modifiés une fois par an, à partir d'une statistique de l'Organisation des Nations Unies.Ils sont saisis dans AVCL à partir de l'écran suivant (menu paramétrisation de l'application) :
La saisie d'un nouveaux taux de remboursement pour un pays/ville se fait en tapant successivement :
* <INSERT> ou <ctrl> E pour créer une ligne vierge,
* le code ISO du pays, ou en utilisant la liste de valeur (F7),
* le nom de la ville ou la région, si nécessaire : pour "elsewhere", laissez le champ libre,
* le taux de remboursement journalier, en francs suisses,
* la date de début de validité si nécessaire (mise par défaut à la date du jour).
Le système ferme alors automatiquement la période en cours de validité :
Si, initialement, il existe deux périodes de taux pour un même couple pays/[ville] commençant à d1 et d3 et que vous insérez une nouvelle période (pour le même pays/[ville]) commençant à d2 (d1<d2<d3), la période de validité du taux que vous venez de saisir sera d2/d3-1jrs inclus. La période de validité du taux précédent est d1/d2-1jrs inclus. Le taux de la période commençant à d3 n'est pas modifié.
Il n'est normalement pas nécessaire de modifier les dates d'une période existante, mais il peut etre utile de modifier à postériori un taux de remboursement. Une modification rétroactive d'un taux n'aura pas d'effet sur les claims déjà saisis.
Le seul cas où il est nécessaire de modifier la date de fin d'une periode est quand un remboursement particulier à une ville n'a plus lieu d'être (autrement dis quand pays=XX, ville=abcde repasse dans le cas commun pays=XX, ville=elsewhere). Il faut alors manuellement mettre la date de fin.
Il n'est pas possible de supprimer une période à partir de cet écran.
Listes de valeurs
Comme ORACLE HR, AVCL gère ses propres listes de valeurs. Elles sont utilisées comme aide lors de la saisie et comme liste de validations. Certaines, comme les états du claim, le type de congés dans les foyers, le type de claim,... ne sont modifiables que sous le compte AVCL (elles font partie intégrante du système); d'autres, comme le type d'avance, les raisons pour congé spécial dans les foyers... sont modifiables sous d'autres comptes ORACLE.Une valeur d'une liste est valable pour une période donnée (les codes peuvent changer au cours de la vie du système).
Les valeurs ou les périodes de validité de ces codes sont rentrées à partir de l'écran "AVCL : Modification des listes de valeurs" (menu "paramétrisation de l'application") :
La saisie d'une nouvelle valeur (ou la modification d'une valeur existante) s'effectue de la manière suivante :
* sélectionnez la liste de valeur que vous souhaitez modifier à l'aide de la liste de valeur (F7) dans le champ "Liste" (partie supérieure de l'écran); le curseur se déplace sur le premier champ de la partie inférieure,
* Naviguez jusqu'à la valeur que vous voulez modifier ou tapez <INSERT> ou <ctrl> E pour créer un nouveau code,
* Saisissez le code, la description (telle qu'elle apparaîtra sur les écrans),
* Saisissez la date de début; sauf raison particulière, la date de début de validité est mise par défaut au 01-JAN-1952,
* Saisissez la date de fin si nécessaire, ou laissez le champ vide si ce code a a priori une durée de validité indéterminée.
Ces codes sont visibles immédiatement dans tous les écrans, il n'est pas nécessaire de recompiler l'application.
Constantes, Plafonds, Intervalles
L'écran de saisie des constantes, plafonds et intervalles permet
de définir des valeurs limites ou fixes pour certains contrôles
dans le système. A l'heure actuelle, seuls le montant annuel des
remboursements des frais scolaires par enfant et le montant mensuel maximal
d'une indemnité de subsistance sont controlés par le système.
Ces contrôles ne sont pas bloquants, c'est -à -dire que l'utilisateur
peut forcer l'enregistrement d'un claim qui dépasserait ces limites.
Ces plafonds ou constantes sont valables pour une période donnée dans le temps (ils sont, en général, valables un an).
L'écran de modification de ces constantes est accessible à partir du menu de paramétrage de l'application :
Il fonctionne de manière analogue à l'écran de saisie des listes de valeurs :
Pour modifier un plafond, vous devez :
* sélectionnez la constante (FRAIS SCOLAIRES, SUBSISTANCE)que vous souhaitez modifier à l'aide de la liste de valeur (F7) dans le champ "Liste" (partie supérieure de l'écran); le curseur se déplace sur le premier champ de la partie inférieure,
* tapez <INSERT> ou <ctrl> E pour créer une nouvelle ligne,
* Saisissez la valeur minimale (0), la valeur maximale (plafond), le mnémonique de la constante,
* saisissez la signification de cette constante; vous pouvez agrandir le champ à l'aide de la touche <ZOOM> (F12),
* Saisissez la date de début de validité, cela aura pour effet de fermer la période courante,
* Saisissez la date de fin si nécessaire si vous désirez clore définitivement la période de validité d'une constante, ou laissez le champ vide si cette valeur a a priori une durée de validité indéterminée.
Ces valeurs sont effectives immédiatement dans tous les écrans, il n'est pas nécessaire de recompiler l'application.
Il est possible de modifier rétroactivement la valeur d'une constante, mais cela n'aura d'effet que pour les claims saisis ultérieurement.
Comptes Comptables
L'écran de saisie des codes comptables permet :* d'enregistrer les codes comptables valables pour les claims (conformément au plan des comptes), donc de servir de liste de validation globale,
* de définir des listes de valeurs pour chaque type de claim,
* de definir un chapitre (0,1,2) pour ces comptes, ce qui conditionnera des traitements différents lors de l'extraction,
* de définir des comptes par défaut pour certains types de claim (par exemple, un compte de bilan pour les avances sur dépenses futures).
Il est accessible, sous la responsabilité FINANCE, à partir du menu de paramétrisation de l'application : Types de dépenses
Le premier champ (Debit) correspond au code comptable.
Le deuxième champ (Code) correspond au code d'activité (CGRB), il n'est pas utilisé pour l'instant. Le système le met par défaut à 0.
Le troisième champ (C) correspond au chapitre; il peut prendre les valeurs suivantes :
* 0 : compte de bilan (comptes 4xxxx),
* 1 : dépense personnel,
* 2 : budget matériel : une dépense sur un tel compte doit être imputée sur une CGRA.
Le quatrième champ (Nom) contient une chaine de caractères qui n'est pas utilisée, elle doit simplement être unique; le champ peut être édité en tapant la touche <ZOOM> (F12).
Le champ "description" décrit le compte; pour des raisons de compatibilité avec les systèmes antérieurs, cette description contient souvent les vieux codes (ex: 2440).
Les neuf champs suivants (TF,HL,CA,SU,SF,IN,VE,AV,DP) permettent de définir quels codes sont valides ou le défaut pour quels types de claim. Pour mémoire, les différents types de claims sont :
* TF = frais de voyage,
* HL = congés dans les foyers,
* CA = dépenses candidats,
* SU = subsistance,
* SF = frais scolaires,
* IN = frais d'installation,
* VE = frais divers,
* AV = avance sur dépenses futures (avance personnelle),
* DP = paiement à un tiers fournisseur.
Ces champs peuvent prendre les valeurs suivantes :
* N : le compte n'apparaît pas dans la liste de valeur des types de dépenses du claim correspondant, mais s'il est saisi, le système ne provoque pas d'erreur,
* Y : le compte apparaît dans la liste de valeur des types de dépenses du claim correspondant,
* D : ce compte est le compte par défaut pour ce type de claim.
Ces valeurs sont effectives immédiatement dans tous les écrans, il n'est pas nécessaire de recompiler l'application.
Extraction vers PECT
Le transfert en comptabilité des claims et avances validés pour paiement s'effectue normalement chaque semaine. Outre les claims, avances personnelles et paiements à des tiers gérés dans AVCL, le programme d'extraction envoie pour paiement/comptabilisation les avances sur salaire (avances à court terme, avances sur prochain salaire, avances sur frais médicaux) saisis dans ORACLE HR.L'écran de gestion des extractions vers PECT (batch de paiement) est accessible à partir du menu principal :
Présentation de l'écran
Cet écran se décompose en deux parties :
* la partie supérieure liste les dates d'exécution des extractions (de la plus récente à la plus ancienne), le mode de paiement, l'étape à laquelle l'extraction s'est arrêtée (999 signifie qu'il n'y a pas eu de problème), et les commentaires que l'utilisateur peut éventuellement enregistrer,
* la partie inférieure liste les erreurs rencontrées lors de l'extraction correspondant à la ligne dans laquelle le curseur se trouve. Lorsque vous vous déplacez d'une ligne à l'autre dans la partie supérieure, la liste des erreurs change en conséquence.
Lancement d'une extraction
Il est possible d'effectuer une extraction pour un mode de paiement particulier (MANSDD), pour plusieurs modes de paiement (MAN%), ou pour tous les modes de paiement (%).
Une extraction se lance en tapant <INSERT> ou <ctrl>-E dans la partie supérieure. L'écran disparaît, un programme SQL*Plus demande à ce que vous rentriez le mode de paiement. Vous pouvez arrêter l'extraction à ce stade en tapant <ctrl>-C.
Le programme se déroule en trois étapes (préparation, transfert, post-traitements), sans que vous ayez le contrôle. Si une erreur survient, veuillez noter le message et en informer le support. La durée d'exécution du programme dépend de la masse de données à traiter et est de l'ordre de la demi-heure.
Le programme est terminé lorsque le message "-- Press RETURN to return to SQL*Forms --" apparaît en bas de l'écran.
Lorsque vous retournez à l'écran de gestion des extractions, vous devez exécuter une requête (F5)pour voir le résultat de l'extraction. Si l'extraction du jour est à l'étape 999, cela signifie que les données ont été correctement transférées dans le système PECT, et que la chaine de traitement peut continuer.
Reprise sur erreur
Si le programme d'extraction s'est interrompu à cause d'un problème extérieur (crash de la machine, panne de courant...), relancez une extraction pour le(s) même(s) mode(s) de paiement; le sytème reprendra l'extraction là où il s'était arrêté.
Si le programme ne peut se dérouler normalement à cause d'une erreur de programmation, veuillez contacter le support.
Quand une extraction est relancée, les données transférées sont celles qui auraient dû être transférées lors de la première exécution, c'est-à-dire que les changements intervenus après la première exécution ne sont pas pris en compte.
Un certain nombre de contrôles sont effectués lors de l'extraction. Si un claim est rejeté (claim en ERREUR, les claims en WARNING sont envoyés), toutes les opérations concernant cette pièce ne sont pas transférées, un message d'erreur est enregistré, et le claim est laissé dans l'état où il était (validé pour paiement). Si l'erreur n'est pas corrigée avant la prochaine extraction, le même scénario se reproduira. Il est possible d'accéder directement à la pièce erronnée à partir de la zone inférieure en tapant <ZOOM> (F12).
Une fois tranférée avec succès, une pièce est marquée comme déjà payée par le programme d'extraction :
* Un claim passe en état G (payé),
* Une avance personnelle à payer (état F) passe en état X (avance à recouvrer),
* Un paiement au tiers à imputation immédiate (TR) passe en état G,
* Un paiement au tiers à imputation différée et dont le claim n'a pas été payé passe en état Y (paiement à un tiers à imputer),
* Un paiement au tiers à imputation différée et dont le claim a déjà été payé passe en état G.
* Le champ "date de paiement" d'une avance sur salaire est mis à jour. Parce qu'il est utilisé par le programme d'extraction pour détecter les avances déjà payées, ce champ ne doit jamais être mis à jour par l'utilisateur.
Le programme d'extraction enregistre aussi des messages informatifs (INFO) comme "n transactions successfully transfered to miss", qui n'indique pas un disfonctionnement du système.
Supprimer une extraction
Pour supprimer une extraction, prendre la responsabilité 'Administrator' et choisir le menu 'Extraction vers PECT'.
Se positionner sur le job concerné (l'extraction à effacer) et faire un DELETE puis Sauvegarder.