11 - Inventaire

L'inventaire est une opération qui permet de comparer le stock théorique d'un article avec le stock présent physiquement dans l'emplacement de stockage. La première étape est de sélectionner les articles à inventorier et générer une liste pour le magasinier. Ensuite, en fonction des résultats du comptage, les différences éventuellement constatées donnent lieu à un réajustement du stock. Lors de la sélection, un article n'est pris en compte que si le délai écoulé depuis la date du dernier inventaire est supérieur au délai paramétré en fonction de la catégorie ABC de l'article. D'autre part, les articles concernés par un inventaire en cours ne pourront être prélevés jusqu'à la fin de celui-ci.

La procédure décrite dans le présent chapître est la procédure générale. Pour l'inventaire des selfs, consulter le chapître consacré aux selfs-services.

La fonctionalité permettant de lancer les inventaires se trouve dans le menu 'Gestion magasins, stocks et inventaires', option 'Inventaire'. La procédure est identique que le magasin soit géré par emplacements ou non.

Vous trouverez à la page suivante la copie d'écran de ce sous-menu.

Vous trouverez, dans les pages suivantes, les commentaires sur ces différentes options.

11.1 - Génération ordres inventaire

Cette option permet de sélectionner les articles que l'on souhaite inventorier.

Vous trouverez ci-dessouss une copie de l'écran de soumission avec les commentaires sur les champs à renseigner. Dans cet exemple , nous avons choisi une série d'emplacements dans le magasin central.

Champs à renseigner :

Cet écran permet de définir une fourchette pour la sélection (de l'article X à l'article Y, etc..). Si vous vou;lez une seule occurrence (par ex. inventaire dans un seul magasin), les valeurs début et fin doivent être identiques. Vous pouvez lancer l'inventaire pour tout un magasin (dans ce cas, ne renseigner que le magasin), pour une série d'emplacemernts ou pour une série d'articles.

Magasin (de - à ) (saisie assistée)

Entrer le ou les magasins à inventorier.

Emplacmt (de - à ) (saisie assistée)

Entrer dans les deux cases (début et fin), la série d'emplacements à inventorier (de l'emplacement x à l'emplacement y).

Allée (de - à ) (saisie assistée)

Entrer dans les deux cases (début et fin), la série d'allées à inventorier.

Niveau (de - à ) (saisie assistée)

Entrer dans les deux cases (début et fin), la série de niveaux à inventorier.

Case (de - à ) (saisie assistée)

Entrer dans les deux cases (début et fin), la série de cases à inventorier.

Article (de - à ) (saisie assistée)

Entrer dans les deux cases (début et fin), la série d'articles à inventorier.

Ensuite, presser 0 dan s le champ choix pour lancer le traitement.

Dans la case située dans le coin inférieur gauche de l'écran vont défiler les articles sélectionnés (voir exemple ci-dessous). L'ordre est le numéro de job attribué.

11.2 - Impression ordres inventaire

Cette option permet d'imprimer la liste des articles qui ont été sélectionnés pour inventaire dans l'option précédente.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant, avec les explications sur les champs à renseigner.

Champs à renseigner :

Ordre d'inventaire (de - à ) (saisie assistée)

Entrer la ou les références des ordres inventaires. Le numéro d'ordre est attribué lors de la génération d'ordre inventaire.

Réimprimer articles (saisie assistée)

Par défaut, ce champ est mis à non . Si vous voulez rééditer une liste déj`a imprimée, entrer 'oui'.

Imprimer stocks (saisie assistée)

Entrer oui si vous voulez que le niveau du stock de chaque article apparaîsse sur la liste d'inventaire, non pour laisser cette information vide afin de ne pas influencer le comptage.

Ensuite presser 'O' dans le champ choix pour lancer l'édition.

Une fenêtre va s'afficher en haut de l'écran dans laquelle vous pourrez sélectionner l'option d'édition qui vous convient le mieux (voir exemple ci-dessous).

Chaque option offre un tri spécifique.

11.3- Saisie données inventaire emplacement

Une fois l'inventaire exécuté par le magasinier, la liste avec les comptages effectués doit ensuite être traitée et les différences constatés entre le stock théorique et le stock physique doivent être entrées dans le système. C'est l'objet de la présente transaction.

Vous trouverez ci-dessous la copie de l'écran ainsi que les commentaires sur les champs à renseigner et la fonctionnalité liée.

Champs à renseigner :

Ordre

Entrer la référence de l'ordre d'inventaire

Magasin (saisie assistée)

Entrer le magasin correspondant

La liste des articles compris dans l'inventaire va ensuite s'afficher sur l'écran avec le niveau de stock théorique.

On peut éventuellement rajouter un article à inventorier dans cette gestion (en pressant "I" dans le champ choix).

Pour tous les articles ayant un stock inventorié différent du stock système. il faudra entrer ce stock inventorié dans le champ correspondant (presser C dans le champ choix pour effectuer les corrections).

Pour tous les autres (stock théorique = stock inventorié), il suffira de presser 'ctrl + G' pour mettre à jour automatiquement le stock inventorié.

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons entré un stock inventorié différent du stock système pour les deux premiers articles.

Ensuite, presser '0' dans le champ choix pour confirmer. Le message ci-dessous va alors s'afficher:

'Traiter données inventaire immédiatement ? Non.'

Vous avez alors deux possibilités :

*soit répondre 'oui'(mais seulement dans le cas où vous avez entré des corrections). Dans ce cas le stock sera mis à jour et les transactions nécessaires seront générées.
*soit laisser 'non'. Dans ce cas, il faudra aller dans l'option 'traitement données inventaire' pour effectuer les corrections de stock

C'est ce que nous allons faire dans l'exemple sélectionné

11.4. -Impression rapport contrôle inventaire

Cette option permet d'éditer un rapport sur l'inventaire effectué. Pour chaque article vont apparaitre les quantités (en unité de stock et unité de stockage) du stock théorique, les quantités inventoriées et les différences dans ces deux unités.

Pour générer cette liste, il suffit d'entrer l'ordre d'inventaire dans l'écran de soumission (voie exemple ci-dessous). Ensuite, presser 'O' dans le champ choix.

11.5 - Traitement données inventaire

Cette session a pour but de mettre à jour le stock en fonction des différences constatés lors de l'inventaire. En outre, la date de dernier inventaire sera mise à jour au niveau de l'article par magasin et au niveau de l'article. Au niveau de l'article vous avez la dernière date à laquelle l'article a été inventorié (que se soit MS, SSM, etc.). Les corrections éventuelles généreront automatiquement les transactions de réajustement de stock nécessaires. Sur le plan comptable, les transactions de pertes sur stock seront générées et transférées dans ORIAC.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l''écran de soumission. Pour lancer le traitement, il suffit d'indiquer le numéro d'ordre d'inventaire et presser 'O' dans le champ choix.

Si l'on prend l'exemple du permier article inventorié (34.72.10.218.9) , on verra , dans la copie d'écran de la gestion des articles ci-dessous que le stock réel, qui était initialiement de 63 pièces, a été mis à jour à 57 pièces. En outre, la date de dernier inventaire a été modifiée et indique maintenant la date de l'ordre d'inventaire 700157. Le même jour, une transaction de stock a été générée (voir champ 'dern. date tr. stock').

De même, on peut consulter la transaction qui a effectué le réajustement de stock.

Pour y accéder, sélectionner le menu 'Gestion magasins, stock et inventaires', sous-menu

'Historique stock magasin', option 'affichage transactions stock par article et magasin'.

Ensuite, entrer la référence de l'article.

Dans l'exemple ci-dessous, apparait la transaction de stock , type 'correction', ordre d'inventaire 700157, avec une quantité réajustée de moins 6 pièces.

11.6 - Suppression ordre inventaire

Cette transaction permet de supprimer un ordre inventaire en cours, à condition que la saisie ou le traitement des données inventaire n'aient pas été effectués.

Pour lancer cette suppression il suffit d'indiquer le numéro d'ordre inventaire dans le champ prévu et presser 'O' dans le champ choix.

11.7- Sélection articles marqués pour inventaire

Dans le chapitre consacré au désenlogement, nous avons montré qu'il est possible de marquer un article pour inventaire dans les deux cas suivants :

*rupture de stock
*différence entre stock théorique et stock physique

Les articles ainsi marqués sont stockés dans une table temporaire à laquelle on peut accéder à partir de la transaction décrite ci-après. A partir de celle-ci, on peut inventorier ces articles. Chaque article marqué peut être inventorié autant de fois que nécessaire sans contrôle sur le délai entre deux inventaires.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant contenant quelques exemples ainsi que la description de la fonctionnalité proposée.

Une fois l'option de menu sélectionnée, les articles marqués s'affichent automatiquement. Il suffit ensuite de sélectionner celui que l'on veut inventorier ('M' dans le champ option , ou simplement le numéro de séquence).

Une fois l'article sélectionné, le système va ensuite lancer la génération de l'ordre d'inventaire et proposer le type d'édition souhaité.

Il suffit de choisir l'option souhaitée et la liste à inventorier va s'imprimer. Ensuite, en bas de l'écran , le système va proposer l'option suivante :

'Supprimer : Oui'

Si vous confirmez, l'article va être affacé de la table. Si vous répondez non, il va rester marqué jusqu'à ce que vous l'effaciez.

Ensuite, procéder comme pour les autres inventaires (saisie des données, traitement, impression du rapport d'inventaire).