AIS Administrative Information Services

AIS Memorandum 30 Juin 1993

Object : Intégration Import/Export

Liens commandes/mouvements

1 - Inputs :

Le service import/export traite les arrivages et les expéditions du CERN sur l'ensemble des deux sites. Son travail est déclenché par les différents inputs qu'il reçoit de l'intérieur ou de l'extérieur de l'organisation. Les principaux inputs sont :

Inputs internes : La demande d'expédition est établie par un utilisateur lorsqu'il veut expédier une marchandise à l'extérieur de l'organisation. Lorsqu'il veut faire prendre une marchandise chez un fournisseur, il utilise le même formulaire qui devient une demande de transport.

Inputs externes : L'arrivage est le principal input en provenance de l'extérieur. Mais il correspond à la phase finale d'un mouvement. La logistique peut également recevoir des demandes d'instructions de transport d'un fournisseur ou transitaire pour un mouvement à une étape précédent l'arrivage.

2- La demande d'expédition ou de transport

2.1 - liens initiaux crées par l'utilisateur:

La demande d'expédition ou de transport correspond plus ou moins à une DAI mais intègre en plus les attributs propres au mouvement qu'elle s'apprête à générer. Elle comprend une entête identique à une entête de commande, un nombre variable de lignes et une description du mouvement. Actuellement, l'utilisateur peut, à l'entête, faire le lien avec une commande d'achat (par exemple expédition dans le cadre d'un contrat de maintenance, fourniture de matière première à un fournisseur pour exécution de commande). La demande peut également être liée à une vente (lien explicite) ou à un 'loan agreement'= prêt à un institut de matériel scientifique (dans ce cas, une copie de l'agreement sera jointe à la demande). L'utilisateur peut également, au niveau des lignes, associer un article à sa commande originale ou à un no d'inventaire(voir figure 1 à la page suivante).

2.2 - Liens crées par la logistique :

Dés que la logistique reçoit la demande d'expédition (électroniquement dans le cadre d'EXPED, ou sur formulaire papier), elle va compléter les données et générer le mouvement. Pour accomplir ce dernier, il lui faudra associer à l'expédition un certain nombre d'agreements listés ci-dessous, en fonction des caractéristique du mouvement, de sa destination et du mode de transport qu'elle aura choisi.

Les agreements qui seront associés au mouvement ont pour but de lui faire franchir une étape particulière liée à la législation douanière, au règles de transport international ou de mandater un intervenant pour l'accomplissement de cette étape. Le lien est fait globalement pour l'ensemble du mouvement. Cependant, certains agreements peuvent s'appliquer à une ligne particulière d'expédition. C'est le cas notamment des agreements relatifs à l'embargo. Actuellement, le lien est géré sur le plan global. Il est assuré par la référence de l'expédition.

*Agreements douaniers

Carnet ATA

Passavant permanent

Embargo : demande de libération - engagement de réimportation

*Agreements de transport

Etude de transport

Demande d'offre de transport

Contrat cadre de transport

Ordre de transport

*Agreements divers :

Demande d'assurance

Demande d'emballage

La figure 2 ci-dessous montre les différents agreements générés par la logistique et leur lien avec l'expédition.

3 - L'arrivage international :

L'arrivage international est une catégorie particulière de mouvement à une étape donnée. Dans le système actuel, la notion de mouvement n'est pas supportée explicitement mais il arrive que la logistique intervienne pour un mouvement à une étape précédent l'arrivage, par exemple demandes d'instructions de transport formulées par le fournisseur ou un transporteur intermédiaire.

Un arrivage peut être lié à une ou plusieurs commandes d'achat, à une expédition = retour d'expédition temporaire (lien non supporté pour l'instant) ou tout simplement à un utilisateur interne (donc pas d'agreement lié).

Un arrivage se compose initialement d'une entête contenant les caractéristiques du mouvement mais ne comporte pas de lignes. A ce mouvement, la logistique va attacher les commandes d'achat qui sont éventuellement concernées et les agreements d'embargo le cas échéant.

Les agreements douaniers ou de transport créés par la logistique pour satisfaire le mouvement seront rattachés implicitement. Le lien sera la référence d'arrivage et le ou les numéros de commande. La figure 3 ci-dessous montre les différents liens à supporter.