4 - Intégration des demandes d'expédition et de transport :

Les demandes d'expédition ou de transport continueront à coexister soit sous forme papier, soit sous forme électronique.. Chacune de ces possibilités donnera lieu à une procédure de traitement spécifique,. Toutefois, les utilisateurs seront vivement encouragés à utiliser l'option EDH.

4.1 - Traitement des demandes électroniques :

Les demandes électronqiues seront saisies directement dans EDH par les utilisateurs.. Un traitement batch sera lancé deux fois par jour pour intégrer auitomatiquement ces demandes dans l'application import/export.

Dans un premier temps, chaque serv ice recevra une liste des demandes à traiter.

Les données pourront être vérifiées et la demande imprimée en utilisant le mnémonique d'appel 'EDEXP' .

Le traitement d'intégration créera la commande logistique de classe AM, AP, EM ou EP et l'entête du mouvement correspondant. IL suffira ensuite de compléter les données au niveau du mouvement (mode de transport, interven ants, colisage, etc..).

Les commandes logistiques seront créées à l'étape 5 par le traitement d'intégration et mises à l'étape 20 par l'édition ce qui permettra de vérifier celles qui ont été traitées.

Dans l'avenir, il est prévu de lancer automatiquement le programme d'édition `à la place de la liste des demandes à traiter.

4.2 - Traitement des demandes 'papier' :

Les demandes papier devront être ressaisies dans l'application import/export. On saisira tout d'abord l'entête du mouvement dans GXEBS puis, apres le commit, en pressant 'Esc. + 4' on accèdera à la transsaction GCDA permettant de saisir la commande logistique (de classe AM, AP, EM, EP). Nous allons détailler ci-dessous les différents écrans à utiliser et les champs à remplir.

GCDA - Saisie de l'en-tête de la commande - explication des champs

La plupart des zones de cet écran seront renseignées automatiquement à partir du mouvement. Nous ne commenterons donc à la page suivante que les zones à remplir.

1 Plus tôt - Date de départ du mouvement

2 Plus tard - Date de retour prévue dans le cas d'une expédition temporaire

3 Mode - Mode de transport

4 Destination de l'Incoterm

5 CGR A - Code budgétaire pour l'expédition - Vérification à partir des CGR existants

6 Priorité - Entrer 'T' pour temporaire ou 'D' pour définitif

Pour la classe AM ou AP , entrer toujours D

7 Rôle - Entrerle motif d'expédition (selon codification habituelle de 1 à 8)

GCDA - Saisie de l'en-tête de la commande - exemple

En pressantr F8, on arrive au blo c de détail dans lequel un certain nombre d'informations doivent également être saisies.

GCDA - En-tête - Bloc de détail - explication des champs

1 Cde - Désignation générale du matériel à expédier

2 Liv - Motif d'expédition détaillé

GCDA - En-tête - Bloc de détail - exemple

Une fois l'em-tête et le bloc de détail saisis,, on peut presser Esc + 2 pour aller saisir Les textes associés à la commande logistique sur un plan général. Nous allons montrer l'écran-type à la page suivante.

GCDA - Textes associés à l'en-tête - explication des champs

Toutes les informations contenues dans la partie supérieure de l'écran (référence de la commande, fournisseur, etc..) sont affichées automatiquement. La ligne 0 indique que le texte concerne l'en-tête de commande. Seules les informations ci-dessous sont à saisir:

1 Texte - Entrer ici le texte que vous désirez associer à la commande - Chaque ligne de texte a une longueur de 60 caractères.

2 Type -Type de texte à associer - La valeur 'T' (tous les documents) est proposée par défaut.

3 Ordre - numéro de ligne de texte. Cette numérotation est proposée automatiquement.

Vous pouvez la changer si vous voulez intercaler une ligne.

4 Position - Positiondu texte - PL pour après les lignes de texte, AL pour le contraire

PL est proposé par défaut.

Après avoir saisi les textes éventuels, on peut ensuite revenir à l'écran principal de GCDA en pressant 2 foix F4 puis aller saisir les lignes de commande soit avec la touche 'next block ' soit avec ' esc + 1'.

GCDA - Lignes de commande - explication des champs

1 Article - Code activité ou numéro de SCEM de l'article. Si vous ne connaissez pas ces numéros, utiliser la codification générale proposée dans le chapitre 9.2.5.2

2 Unité- Unité commerciale pour cet article (PC, KG, etc..) - saisie assistée disponible

3 Qte - Quantité pour cet article

4 Tarif - Prix unitaire pour cet article en francs suisses pour EM, français pour EP

5 Description de l'article - 60 caractères disponibles pour entrer une description

en remplacement de celle proposée en fonction du code article saisi en 1.

6 Mode -Mode d'achat pour cet article - Appliquer les règles ci-dessous :

Classes AM, AP NIMO si prix unitaire article > 5000 CHF

NINV si prix entre 1000 et 5000 CHF

NNIN dans tous les autres cas

Classes EM, EP

Définitives : DIMO si prix unitaire article > 5000 CHF

DINV si prix entre 1000 et 5000 CHF

DNIN dans tous les autres cas

Temporaires : RIMO si prix unitaire article > 5000 CHF

RINV si prix entre 1000 et 5000 CHF

RNIN dans tous les autres cas

7 Unité d'achat - Si le prix mentionné est pour un certain nombre d'unités de l'article,

entrer le nombre d'unités concernées (ex : si la valeur saisie est de 1000 CHF pour 4 pièces, entrer 4 dans ce champ.)

Il faut ensuite aller saisir l'origine de l'article. Sur chaque ligne, il faut presser F8 pour accéder au bloc de détail où cette information pourra être saisie.

8 Nature - Code ISO du pays d'origine de cet article. Saisie assistée disponible.

NB : ne pas saisir l'origine dans le champ 'pays'.

Comme lors de la saisie de l'en-tête de commande, on peut associer du texte à un article . Il suffit de presser Esc 2 à partir de la ligne concernée. Les zones à renseigner sont les mêmes

Dans la partie supérieure de l'écran, le contenu du champ 'ligne' indique le numéro de ligne de commande à laquelle le texte sera attaché. Les informations à saisir sont identiques à celles de

l'entête de commande à l'exclusion du type qui peut comporter les valeurs suivantes :

C , T Texte standard de description de l'article

N No d'inventaire

L Classe et numéro (avec un espace entre deux) de la commande d'achat liée

à cette ligne d'expédition (1 seule comm ande par ligne) . Cette commande devra également être saisie dans le bloc des éléments associés (GXEBS)

H Classe et numéro (avec un espace entre deux) de la commande initiale si elle est différente de la commande de type L (par exemple, dans le cas d'une

expédition pour usinage, on indiquera ici la commande concernant la matière

première. La commande pour l'usinage sera la commande de type L

GCDA - Textes associés aux lignes de commande - exemple

Une fois tous les éléments de la commande saisis, il faut presser 'Esc + 0' pour lancer la valorisation de la commande.