Inventory - Gestion de l'inventaireManuel d'utilisation
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| 'First': | Affiche à partir de la première occurrence. |
| 'Previous': | Affiche les enregistrements précédents |
| 'Next': | Affiche les enregistrements suivants |
| 'Last': | Affiche les derniers enregistrements |
| 'Requery': | Relance la requête, dans le cas où vous voudriez voir le résultat après une insertion ou une suppression |
| 'Count': | Affiche le nombre total d'occurrences répondant à la requête |
| 'Query': | Retourne à la page de requête |
| 'New': | Accède à la page de saisie |
Une fois un objet sélectionné, vous accédez à la page de renseignements de cet objet. La plupart des informations peuvent êtres modifiées, il vous suffit de vous placer sur la propriété, et de la modifier. Pour valider cette modification, il faut ensuite cliquer sur "Update". Le message SUCCESS! vous confirme la réussite de l'opération. Le message ERROR!, signifie qu'une des valeurs saisies n'est pas valide. Vous serez alors renseignés sur la nature exacte de l'erreur. Cela peut être dû au fait que vous n'avez pas le droit de modifier cette information. Corrigez l'erreur et activez le bouton ''Update'' à nouveau.
Le bouton 'Revert' vous permettra de retrouver les valeurs de la dernière mise à jour.
Les champs à côté desquels vous pouvez voir LOV, ne peuvent recevoir qu'une des valeurs comprises dans la liste que vous trouverez en cliquant sur ce LOV. (LOV: List Of Values, Liste de valeurs).
3.
Les fonctions
3.1 - Active Items
La fonction Active Items permet de consulter les caractéristiques d'un article actif. On peut afficher un article dans toutes les divisions. Les responsables des divisions peuvent également archiver l'article ou modifier les champs suivants. Comparé avec l'ancien système, on a reduit le nombre des champs décrivant l'article de 4 à deux. Le 'category' and 'specific code' ont disparu. Un article est décrit par une description et un synonyme.
| Champ | Optionnel? | Description |
| Division | Non | Code division (selon liste de valeurs) |
| Synonym | Non | Synonyme de l'article dans le dictionnaire (selon liste de valeurs). Une fois le synonyme choisi, le système complète automatiquement les champs Item Code et Synonym Number, champs qui restent toutefois modifiables. |
| Description | Non | La description est remplie automatiquement lorsue l'on choisit le synonyme. |
| Order Number | Oui | Numéro de la commande (liste de valeurs à disposition pour les recherches). Le système complète automatiquement les champs Reception Date (date de réception) et Intersection, champs qui restent toutefois modifiables. |
| Supplier | Oui | Fournisseur (liste de valuers à disposition) |
| Value | Oui | Valeur de l'objet |
| Serial Number | Oui | Numéro de série |
| Maker | Oui | |
| Keeper | Non | Personne du CERN responsable de l'objet |
| Building | Oui | Bâtiment |
| Floor | Oui | Etage |
| Room | Oui | Pièce |
| User Cern Id | Oui | Identification CERN de l'utilisateur |
| User Last Name | Oui | Nom de l'utilisateur - si identification CERN présente, ce champ est rempli automatiquement |
| User First Name | Oui | Prénom de l'utilisateur - si identification CERN présente, ce champ est rempli automatiquement |
| Office Comments | Oui | Remarque |
| Div Inv Number | Oui | Numéro d'inventaire interne à la division |
| Divisional Fields 1,2,3 | Oui | Champs à la disposition des divisions pour usage interne |
| Model | Oui | Modèle |
Lors de la création d'un nouvel article un numéro d'identification séquentiel est attribué automatiquement et la valeur du code statut est Actif.
Pour copier un article dans l'inventaire, vous pouvez cliquer sur le lien 'Copy'. Une nouvelle fiche sera créée avec les mêmes valeurs, sauf le numéro d'identification. Notez bien que vous devez d'abord copier l'article avant de changer ses caractéristiques.
3.1.1 Archivage
Pour archiver un article il suffit de changer son code statut 'Active' en 'Non' et mettre le code de suppression ('Suppression Code').
3.1.2 Transfers
Pour transférer un article vers une autre division il suffit de modifier son code division; un enregistrement "transfert en attente" est automatiquement créé et la division destinataire peut récuperer l'article par le biais de la fonction "Receive transfers".
3.2 - Receive Transfers
En activant cette fonction l'ordinateur affiche tous les transferts en cours destinés à une des divisions dont vous êtes responsable. Il suffit ensuite de cliquer sur l'article à confirmer et, une fois les détails du transfert affichés, modifier son statut de "Sent" à "Received" et cliquer sur "Update". A ce moment le transfert devient effectif et l'article rejoint l'inventaire de la division destinataire.
3.3 - Archived articles
Fonction similaire à "Active Items", mais l'ordinateur affiche seulement les articles archivés. Pour réactiver un article il suffit de changer son code statut (Active) en lui donnant la valeur "Yes" et supprimer le code de suppression.
3.4 - Bulk Updates
Modifications par lots; il faut choisir les critères suivants:
- La division des articles affectés.
- Champ d'origine à changer (Division, Keeper, User, etc.).
- Valeur à changer
- Champ cible.
- Valeur du champ cible.
3.5 - Lists
Les listes suivantes sont disponibles:
- Inventory - articles dans l'inventaire
- Archived items - articles archivés
- Transfered items - articles transférés
- Items to receive - transferts en cours vers la division sélectionnée
- Keepers/Divisions
- Listes de contrôle:
- Duplicate serial numbers
- Suppress Codes
- Responsibles
La structure générale de toutes les listes concernées est similaire, ce qui les distinguent c'est surtout les critères de sélection et de tri.
Le menu contient également un certain nombre de pseudo-listes (Items, Item Codes, Orders, Persons) qui sont utilisées comme listes de recherches de valeurs lors de la saisie.
Les listes commencent toujours avec une page où vous pouvez choisir entre avoir la liste sur l'écran (Output destination = 'Screen') ou l'envoyer à une imprimante ('Printer'). Dans le deuxième cas, vous devez mettre le nom de l'imprimante dans la case 'Printer name'. En cliquant sur 'Set Default Printer', vous pouvez définir votre imprimante par défaut.
Dans certains cas, afin de mieux cibler la liste, l'utilisateur
a la possibilité de choisir le ou les critère(s) de sélection ou
de tri.
3.5.1 Inventory
La liste de tous les articles actifs pour une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates de réception, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.
3.5.2 Archived items
La liste de tous les articles archivés pour une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates d'archivage, le keeper, l'utilisateur, le code suppression et le critère de tri.
3.5.3 Transfered items
La liste de tous les articles transférés vers une division donnée. On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.
3.5.4 Items to receive
La liste de tous les transferts en cours vers une de vos divisions. On peut choisir la fourchette des dates de transfert, le keeper, l'utilisateur et le critère de tri.
3.6 Letters
3.6.1 Transfers
Transferts vers une de vos divisions.
3.6.2 Check list
Demande de confirmation des articles figurant dans l'inventaire.
3.6.3 DL Report
Liste des articles archivés à signer.
4.
En cas de problème
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