PIE Foire aux Questions

votre logiciel de navigation doit activer JAVA (charger la machine virtuelle JAVA)
télécharger l'application PIE localement (fais une seule fois),
initialiser l'application.

Ces différents processus durent environ 40 secs sur un PC normal.

Si l'application prend plus de temps (d'autres symptômes sont: tout est lent sur la machine, aucune boite grise dans l'écran PIE), la raison pourrait être l'exécution du vérificateur de virus. Le vérificateur de virus contrôle qu'aucun virus n'est téléchargé avec l'application PIE. Etant donné que l'application est téléchargée depuis un UNIX secure serveur, il n'est pas nécessaire de faire un tel contrôle.

Vous pouvez désactiver le vérificateur de virus pendant les heures de travail:

Dans votre bar de menu, situé à l'opposé de l'icône 'Start', vous devriez voir l'icône du vérificateur de virus (de couleur jaune):
Cliquez sur l'icône, le menu suivant s'affiche:

Choisissez l'option 'Configure Scan Options'. Sous la section 'Realtime Protection', désactiver "Enable Realtime protection". L'écran devient gris:

Appuyez sur OK pour quitter. Le vérificateur de virus devrait ressembler à cela.

Vous obtenez le message suivant:
Your current security settings prohibit running ActiveX controls on this page.
As a result, the page may not display correctly.

Vous venez d'installer W2000 et essayez d'accéder a PIE en utilisant Internet Explorer et le message cité au-dessus apparait sur votre écran.

Solution:

Choisir l'option 'Tools- Internet options' du menu Internet Explorer
Puis choisir 'Security'
Selectionnez 'Internet' et actionnez la touche 'Custom level'
Puis vérifiez avec la liste ci-dessous si vous avez les bonnes options cochées:
Cliquez ensuite sur OK, puis selectionnez 'Local Intranet', actionnez la touche 'Custom level' et suivez les étapes 4 à 5
Appuyez sur OK.
Relancer PIE. Un message relatif à l'installation du Java plugin apparaît.
Répondez 'YES' et suivez la procédure qui vous est indiquée.

Une erreur apparaît au sujet de la date. Quel est le bon format?

Les dates doivent être saisies avec le format suivant: DD-MON-YYYY. Ceci pour des raisons de compatibilité avec l'an 2000. Cependant, nous devons distinguer:

comment les dates sont stockées (DD-MON-YYYY, Y2K compatibilité)

comment les dates sont saisies (du moment qu'il n'existe pas d'ambiguïté, une date telle que 01.10.99 peut être automatiquement convertie au bon format).

Que doit-on faire lorsqu'un EXMP ou EXMP+Applicant vient participer à une expérience comme EXTERNAL?

Lorsqu'un EXMP ou EXMP+Applicant vient participer à une expérience comme EXTERNAL, il suffit juste de lui rentrer une participation à une expérience. Le statut ne change pas.

Une personne peut-elle participer à plusieurs expériences en même temps?

Oui! Mais seulement une des participations sera considérée comme l'expérience principale. La notion d'expérience principale est utilisée pour indiquer le secrétariat d'expérience qui sera responsable de tout changement devant être apporté au dossier de la personne.

Je n'arrive pas à modifier la participation à une expérience?

Toutes modifications ne peuvent être apportées que par le Users Office ou les secrétariats d'expérience. Les secrétariats d'expérience ne peuvent modifier que les participations appartenant à leur expérience.
Par ailleurs, vous ne pouvez pas assigner une expérience unique comme secondaire si elle est actuellement principale mais vous pouvez toujours l'assigner comme principale.

Je ne peux pas rattacher un institut à une personne dans l'écran de participation. Pourquoi?

Il existe à votre disposition une liste de valeurs associée au champ de l'institut dans l'écran de participation. Cette liste vous permettra de facilement remplir ce champ. Vous devez suivre les étapes suivantes:

choisissez votre expérience,
remplissez le champ de l'institut avec le nom de la ville de l'institut.
faites appel à la liste de valeurs (cliquez sur les trois points de suspension (...) près du champ)
une liste s'affichera avec tous les instituts localisés dans la ville choisie. Si votre institut ne se trouve pas dans la liste, vous allez devoir au préalable l'associé à votre collaboration. Cet écran vous permet de saisir et maintenir à jour la collaboration à une expérience c'est-à-dire les instituts qui collaborent pour une expérience. Une expérience peut avoir plusieurs collaborations en même temps. Dès que la collaboration est définie, vous pouvez y enregistrer toutes personnes participants à cette collaboration dans l'écran Persons-Participation.
Consultez l'aide pour obtenir une description détaillée de la procédure d'enregistrement d'une participation.

Dois-je toujours rechercher un institut par la ville?

La ville est le critère de recherche pour un institut. Cependant, si vous n'êtes pas sûre de l'orthographe de la ville vous pouvez toujours faire une recherche sur le pays en utilisant le format suivant: %(XX)% où XX est le code du pays.

Dois-je indiquer le titre en anglais et le titre original?

Non, un seul est obligatoire. Le titre en anglais est le plus utilisé. Toutefois, vous pouvez indiquer les deux.

Dois-je toujours indiquer la location avec un nouvel institut?

Oui, lorsque vous créez un nouvel institut veuillez s'il vous plaît indiquer la location. Par défaut, l'institut que vous allez créer prendra l'adresse de l'institut parent (que vous définissez lors de la création du nouvel institut). Vous remarquerez que dans la partie ''Institute Location' le message suivant apparaîtra "Ceci est l'adresse de l'institut parent". Dans la plupart des cas, la création d'une nouvelle location se fera lors de la création d'un nouvel institut. A ce moment là, le message suivant apparaîtra "Ceci est l'adresse de l'institut".

Je ne peux pas enregistrer une adresse interne pour une personne. Pourquoi?

Cette opération ne peut se faire que par les secrétariats d'expérience, le Users Office ou le secrétariat de division.
Pour les secrétariats d'expérience veuillez s'il vous plaît vérifier si la personne participe bien à votre expérience (Ecran Persons-Participation). Du moment où la personne ne participe pas à votre expérience vous serez dans l'impossibilité de modifier son dossier. Regardez les procédures.

Comment dois-je enregistrer un nouveau venu avec un prénom composé? (Maria Isabel or Jean Paul)?

Pour le système, vous pouvez le saisir soit comme Maria-Isabel ou Maria Isabel. Si vous n'êtes pas sûre vous pouvez demander à la personne concernée si son prénom est composé (ex: Jean-Pierre) ou séparé. Les latins utilisent des prénoms composés et les anglais des prénoms séparés.

Comment dois-je enregistrer un nouveau venu dont le nom est J. Michael?

Il est vivement recommandé de ne pas saisir les noms comme J. car cela peut, par la suite, poser des problèmes lors de la recherche. Dans ces cas essayez de contacter la personne pour obtenir le nom en entier.
Il est important de se rappeler qu'un minimum d'information est nécessaire pour enregistrer une personne dans HR comme le nom et prénom en entier, la date de naissance, le sexe, la nationalité.

Comment utiliser la liste de valeurs de manière efficace lors de la recherche d'un team leader ou/et deputy team leader?

Lors de la recherche d'un team leader et/ou d'un deputy team leader il est fortement conseillé d'utiliser le format suivant:
nom de famille+","+titre+prénom.

Voici un exemple à titre illustratif: Smith,Mrs.Margaret

Puis-je saisir deux team leaders en même temps pour le même institut?

Non, vous ne pouvez pas. N'oubliez pas que le team leader doit être enregistré dans HR.
La raison d'une telle demande est souvent une question politique (nul ne veut vexer l'un des deux team leaders). Avoir de multiples team leaders par collaboration peut mener à des incohérences: par exemple, il serait impossible d'identifier la personne chez qui le document devrait être routé.

Quelle est la définition de 'Official Collaboration'?

Si l'institut/collaboration doit apparaître dans le Gray Book, il faut mettre 'Official collaboration' à OUI.

Comment recherche-t-on le Rôle?

Le nom du rôle corresponds au nom de l'expérience et à la fonction du rôle même. Par exemple, le spokesperson d'ATLAS aura le nom de: ATLAS-SPOKESPERSON.

Lorsque je crée un rôle la liste de valeurs n'affichent pas tous les rôles existants, pourquoi?

Lors de la création d'un rôle la liste de valeurs vous donnera un choix de sélection de rôle déjà créé. Si le rôle que vous désirez créer n'existe pas dans la liste cela signifie que ce rôle a déjà été créé. Dans ce cas, exécuter la recherche.

Je veux définir un rôle pour une personne mais ce rôle n'existe pas dans la liste des valeurs, que dois-je faire?

Le rôle doit auparavant avoir été crée dans l'écran 'Role'. Vous pouvez également définir dans cet écran le numéro de téléphone, le courrier électronique. Après avoir saisie ces informations, le rôle apparaîtra dans la liste.

Puis-je rattacher le même rôle à deux différentes personnes?

Oui, vous pouvez rattacher deux ou plusieurs personnes au même rôle (par exemple, l'expérience peut avoir trois personnes de contact). Puis vous définissez le même rôle à chaque personne.

Quelles sont les adresses modifiables par les secrétariats d'expérience?

Les adresses suivantes peuvent être modifiées:

HP: Adresse privée non locale
SM: Adresse spéciale pour le courrier
TL: Adresse temporaire locale

Est-il possible d'avoir deux Instituts d'origine en même temps?

Une personne ne peut avoir qu'un seul institut d'origine à la fois. Lorsqu'un nouvel institut d'origine est entré, la date de fin est automatiquement insérée à la période précédente.

Quand peut-on terminer une collaboration?

Une collaboration peut être terminée lorsqu'aucune personne ne participe à une expérience pour un institut travaillant dans cette collaboration.

Quelle est la différence entre un institut officiel et non officiel?

Un institut officiel apparaît dans le Grey Book.
Un institut non officiel n'apparaît pas dans le Grey Book.

D'où provient l'information relative au Home Institute dans XWHO?

Le nom du Home Institute mentioné dans xwho provient de l'écran PIE 'Origin Institute'. Si la période de cet institut dans PIE apparaît avec une date de fin, l'information concernant le 'Home Institute' provient alors de l'expérience 'primary'. Si cette dernière est terminée alors the label 'unknown' appraîtra pour le Home Institue dans xwho.

L'information relative au Home Institute est mise à jour par le Users Office.

Comment sont affichées les participations à une collaboration et l'ordre de ces participations dans le Greybook?

L'affichage des participations à une collaboration dans le greybook suit la formule suivante:

s'il existe un pseudonym alors ce dernier sera affiché
s'il n'existe pas de pseudonym, le nom préféré sera pris et à défaut de ce dernier, le prénom et nom en letters majuscules seront affichés.

L'ordre d'affichage des participations dans le greybook est la suivante:

s'il existe un pseudonym ce dernier sera pris par défaut
s'il n'existe pas de pseudonym, l'ordre d'affichage est le nom.

Quels instituts apparaissent dans le GreyBook?( Les champs PIE a saisir)

Soit le flag Users Office doit etre YES soit le flag de la Librarie doit etre YES [1]

D'où proviennent les données des instituts apparaissant dans le Greybook?

	QUI	COMMENT
Name	UO-Uschi	PIE
ADDRESS:Street\|Post Code\|Town\|Country	UO-Uschi	PIE
Telephone	Library(Dallman)	Foundation
Telex	Library(Dallman)	Foundation
Email	Library(Dallman)	Foundation
Research Type	Library(Dallman)	Foundation
Contact	Library(Dallman)	Foundation
Research Progr.	Library(Dallman)	Foundation
Synonym institute with accents	Library(Dallman)	Foundation
Address synonym	Library(Dallman)	Foundation
Si la ville ou l'adresse a un synonym qui est défini, le synonym sera donc affiché. (Exemples: les villes en Belgique)

Pourquoi je ne vois pas dans PIE une personne enregistrée dans HR?

Ce cas peut se présenter lorsque l'on enregistre une personne dans HR à une date future. Cette personne n'apparaitra pas dans PIE car on ne peut se placer dans PIE à une autre date que celle effective.

Quand doit-on indiquer un contact pour des EXTERNALS?

Lorsqu'une participation à une expérience existe pour un EXTERNAL, il n'est pas nécessaire d'indiquer un contact.
Un contact EST OBLIGATOIRE pour les autres EXTERNALS des divisions.