Telephone system

Manuel d'utilisation

1. Présentation de l'outil Telephone

1. TELEPHONE permet de saisir des codes PIN et des responsables pour les téléphones et les portables.
2. TELEPHONE permet de saisir toutes les informations nécessaires pour la gestion des téléphones portables, fax, modems, SIM cards, etc.
3. TELEPHONE permet d'obtenir un ensemble d'informations sur les codes PIN et les cartes SIM: codes budgets et responsables, liste des téléphones, cartes SIM, etc. .

2. Utilisation

2.1 - Comment entrer dans Telephone

Telephone se trouve sur le Web dans le menu Foundation: http://found.cern.ch. Pour entrer dans Telephone, il faut utiliser votre login ainsi que votre mot de passe AIS (le même que pour EDH).

2.2 - Comment utiliser Telephone

Le menu Foundation se compose de trois parties:

• Un titre
• Une zone comportant les differents liens de l'application
• Une page de requéte

Une fois ouvert le menu Telephone, vous avez le choix de 2 options et un sous-menu:

• PIN Codes - intérogation et/ou modification des codes PIN.
• SIM Cards - intérogation et/ou modification des cartes SIM et des téléphones associés é chaque carte.
• Listes - vous branchez sur un autre sous-menu qui vous propose les types de listes disponibles pour cette application.

La page de requéte est constituée de plusieurs zones de texte, correspondant chacune à une propriété de l'objet recherché. Nous trouvons également trois boutons. Il vous suffit de saisir une des caractéristiques pour la recherche puis de cliquer sur 'Find' pour voir s'afficher toutes les occurrences ayant la dite caractéristique.

Si le résultat ne correspond pas é la requéte désirée, cliquez sur le bouton ''Query" et commencez une nouvelle recherche avec les critéres appropriés. Pour passer d'une caractéristique é l'autre, il vous suffit d'appuyer sur [Tab]. Il est possible de ne saisir qu'une seule propriété.

Rmq: Si vous ne saissisez aucune valeur et cliquez sur 'Find', vous aurez tous les enregistrements.

En utilisant le bouton "Clear", vous obtiendrez une page vide, et le bouton "New" vous amènera à la page de saisie. Dans cette page, quelques informations sont déjà mises par défaut. Vous devrez remplir les champs vides qui sont obligatoires, et changer les champs où la sélection par défault n'est pas bonne. Après avoir mis tous les renseignements, il faut cliquer sur "Insert" pour enregistrer la fiche dans la base de données.

Une fois la requéte réalisée, vous accédez à une liste d'enregistrements. Il vous suffit alors de cliquer sur le premier champ de celui concerné pour voir s'afficher toutes les caractéristiques de l'objet en question. Vous trouverez également huit boutons, é savoir:

Une fois un objet sélectionné, vous accédez é la page de renseignements de cet objet. La plupart des informations peuvent étres modifiées, il vous suffit de vous placer sur la propriété, et de la modifier. Pour valider cette modification, il faut ensuite cliquer sur "Update". Le message SUCCESS! vous confirme la réussite de l'opération. Le message ERROR!, signifie qu'une des valeurs saisies n'est pas valide. Vous serez alors renseignés sur la nature exacte de l'erreur. Cela peut être dû au fait que vous n'avez pas le droit de modifier cette information. Corrigez l'erreur et activez le bouton ''Update'' é nouveau.

Le bouton "Delete" vous permet de supprimer totalement l'occurrence affichée. Si vous cliquez sur ce dernier, il vous sera demandé une confirmation de la suppression qui une fois réalisée (aprés cette confirmation), ne pourra plus étre annulée.

Le bouton 'Revert' vous permettra de retrouver les valeurs de la derniére mise é jour.

Les champs é cété desquels vous pouvez voir LOV, ne peuvent recevoir qu'une des valeur comprise dans la liste que vous trouverez en cliquant sur ce LOV. (LOV: Liste Of Values, Liste de valeurs).

3. Les fonctions

3.1 - PIN Codes

La fonction PIN Codes permet de consulter les caractéristiques d'un code PIN et de créer de nouveaux enregistrements par les personnes ayant le droit . Dans les pages de la fonction PIN Codes, vous trouvez les champs suivants:

Lors de la saisie d'un nouvel enregistrement PIN le code budgétaire n'est pas disponible dans un premier temps; l'utilisateur saisit toutes les autres informations et après les avoir enregistrées, selon le nom du responsable, le système lui propose le code budget par défaut (qui sera applicable dans la grande majorité des cas) ou lui donne la possibilité de choisir un autre code budgétaire.

Pour le responsible il suffit de ne mettre qu'une partie du nom, div-grp-sect, ou CERN id, qui uniquement identifie la personne, utilisant le '%' comme wild-char. Par example:

• VAN LEERS%
• % 1234
• MARTIN%AS-DB%

3.2 - SIM Cards

L'écran SIM Cards permet de consulter et de modifier les caractéristiques d'une carte SIM ainsi que de tous les téléphones y attachés.

On trouve, dans cette fonction, les caractéristiques suivantes:

Pour chaque carte SIM on affiche automatiquement et on peut saisir ou modifier les appareils afférents qui contiennent les information suivantes:

3.3 - LISTES

Les listes suivantes sont disponibles:

• .
• Codes budgets incorrects
• GSM/cartes SIM
• Numéros portables incorrects
• Liste téléphonique

Les listes commencent toujours avec une page où vous pouvez choisir entre avoir la liste sur l'écran (Output destination = 'Screen') ou l'envoyer à une imprimante ('Printer'). Dans le deuxième cas, vous devez mettre le nom de l'imprimante dans la case 'Printer name'. En cliquant sur 'Set Default Printer', vous pouvez definir votre imprimante par défaut.

Dans certains cas, afin de mieux cibler la liste, l'utilisateur a la possibilité de choisir le ou les critére(s) de sélection ou de tri.

3.3.1 Persons not at CERN

Ce rapport donne la liste de toutes les personnes n'appartenant pas à CERN. En cliquant sur le CERN id de la personne, vous vous trouverez dans le module PIN, où vous pouvez faire des modifications concernant de numéro de téléphone. En cliquant sur le numéro d'un GSM dans la liste, le systéme va afficher automatiquement l'écran contenant les détails de la carte SIM, où vous pouvez également faire des modifications.

3.3.2 Invalid Budget Codes

Ce rapport donne la liste de tous les codes budgétaires qui ne sont plus valides.

3.3.3 GSM

Avec ce rapport vous pouvez chercher les téléphones portables à partir des renseignements suivants:

• Nom de la personne ayant le GSM
• Sa division/group/section
• Le category de GSM
• Le type de GSM
• Le numéro

En cliquant sur le numéro d'une carte dans la liste, le systéme va afficher automatiquement l'écran contenant les détails de la carte, où vous pouvez faire des modifications.

3.3.4 Undefined Portables

Ce rapport donne la liste des numéros qui sont marqués 'Portables' dans la table des PIN codes, mais qui n'existent pas dans la table des GSM's.

3.3.5 Tel. list

Cette option affichera la liste téléphonique pour une division/group avec le code budgétaire pour toutes les personnes.

4. En cas de probléme

• Pour des problémes concernant l'application, veuillez contacter le AIS help desk.
• Pour obtenir accès à l'application, ou pour obtenir un login AIS, veuillez également contacter le help desk.