Important : Le système traite les minuscules et les majuscules comme des caractères différents. Aussi, il faut toujours entrer le nom d’un cours sous la même forme (par exemple, lettre majuscule au début puis en minuscule ensuite) afin qu’il n’y ait pas de doublons. Il peut être prudent de vérifier la liste des cours entrés une fois terminée pour bien vérifier que le même cours n’a pas été entré deux fois (dû à une différence dans la mise en place des majuscules dans le nom).

Si vous voulez entrer plusieurs cours affiliés à un même working group, il faut utiliser le course catalogue. Si vous voulez entrer divers cours affiliés à différents working groups, il faut utiliser le menu courses.

2.1 - The course catalogue

La première page permet de rechercher le working group pour lequel on souhaite insérer des cours. La recherche peut se faire selon différents critères :
 

• Working group : nom du working group auquel on veut attacher des cours.

• Responsible name : nom du responsable du working group recherché.

• Responsible’s Id : numéro d’identification Cern du responsable du working group recherché.

• Programme : nom du programme auquel est affilié le working group recherché.

Pour lancer la recherche, cliquez sur le bouton "retrieve". Il apparaît à l’écran une page intitulée "working group" où s’affiche un tableau listant les working groups extraits. Les informations sont réparties dans quatre colonnes présentant le nom du working groupe, le nom du responsable, son Id et le nombre des cours, éventuels, déjà entrés pour chaque working group (allant de 0 à X).

Des touches de fonction nous aident à naviguer dans ce tableau.

Deux possibilités se présentent :

- Cliquez sur le nom d’un working group. On peut ainsi ajouter un cours en voyant avant les informations concernant le working group auquel il est apparenté. A l’écran, on obtient le nom du working group, le nom, le numéro d’identification et l’adresse électronique de la personne responsable et le nom du programme auquel le working group est affilié. Un tableau listant les cours éventuels déjà entrés pour ce working group apparaît en dessous. Cliquez sur "Add new courses record".

- Cliquez sur courses (entre parenthèses s’inscrit le nombre de cours déjà entrés : de 0 à X). Cela permet d’ajouter un cours sans que les informations concernant le working group parent s’affichent. Il apparaît alors une page intitulée "courses" qui présente sous forme de tableau les différents cours déjà entrés pour le working group sélectionné auparavant. On connaît alors le code, le titre, le nom du responsable et le statut de chaque cours.

Quelque soit l’option choisie, les cours déjà entrés pour le working group concerné apparaissent sous forme de tableau. Le tableau indique pour chaque cours existant le code, le titre, le nom de la personne responsable et son statut. Pour modifier ou supprimer un cours déjà entré, il suffit de cliquer sur le code du cours correspondant. Le détail du cours s’affiche alors. 3 touches permettent de faire des modifications.

Pour insérer un nouveau cours, il faut cliquer sur "Add new Courses record".

Attention : tout champ précédé d’une étoile doit être rempli. Les autres champs laissés vides seront remplis par les valeurs par défaut entrées précédemment dans le working group parent.

On voit à l’écran un masque de saisie intitulé "Courses". Différents renseignements sont demandés :
 

• Code : code du cours.

• Title : titre du cours.

• Type : type du cours ; choisir l’une des 4 propositions en cliquant sur le cercle correspondant.

• Crédit CGR : code budgétaire sur lequel on crédite le prix du cours, s’il s’agit d’un cours divisionnaire ou d’une école.

• Language : langue dans laquelle le cours va être donné ; choisir l’une des trois propositions en cliquant sur le cercle correspondant.

• Responsible’s id : numéro d’identification Cern du responsable.

• Total Hours : nombre total d’heures du cours.

• Price Per Hour : prix horaire du cours.

• Currency : devise dans laquelle le cours est facturé.

• Fee : acompte.

• Estimated Cost : coût estimé du cours.

• Currency : devise dans laquelle le coût est estimé.

• Minimum Participants : nombre minimum de participants nécessaire pour que la session ait lieu.

• Maximum Participants : nombre maximum de candidats pouvant assister à cette session.

• Status : statut du cours (open/closed).

• Start Time : heure de début.

• End Time : heure de fin.

• Invitation deadline : date limite pour envoyer les invitations aux candidats pour le cours (en nombre de jours avant le début du cours).

• Cancellation deadline : date limite accordée aux candidats pour infirmer leur participation au cours (en nombre de jours).

• Remarks : remarques concernant le cours.

• Description in : URL où l’on peut trouver de plus amples informations sur le cours.

Remplir cette page puis faire "insert!". Les détails concernant ce cours sont affichés et il est possible de les modifier en utilisant les 3 touches. Pour ajouter un nouveau cours, utiliser la touche "back" du browser. Vous revenez au masque de saisie qui vous permet d’enregistrer un nouveau cours. La touche "Clear" permet d’effacer toutes les données entrées dans les champs.

Lorsque l’on va dans le tableau listant les cours pour un working group, ne pas oublier de faire un "reload" pour avoir une liste à jour.

2.2 - Courses

2.2.1 - Rechercher des cours existants

Le premier écran permet de rechercher des cours déjà entrés. La recherche peut se faire selon différents critères :
 

• Code : code du cours.

• Title : titre du cours.

• Working group : nom du working group auquel le cours est affilié.

• Type : type du cours. Sélectionner la bonne option en cliquant dans le cercle correspondant.

• status : statut du cours (open/closed).

• Responsible’s id : numéro d’identification Cern de la personne responsable.

• Responsible name : nom de la personne responsable.

• Created By : nom de la personne qui a créé le cours.

• Creation date : période pendant laquelle le cours a été créé.

• Last Update By : nom de la personne qui a réalisé la dernière mise à jour du cours.

• Last Update Date : période pendant laquelle la dernière mise à jour a eu lieu.

Pour lancer la recherche faire "Retrieve!". La touche "Clear" permet d’effacer les données entrées dans les champs.

2.2.2 - Créer de nouveaux cours

Si l’on veut créer directement de nouveaux cours, il faut cliquer sur "New Course". Une nouvelle fenêtre intitulée "Courses" apparaît à l’écran. Les champs suivants sont à remplir :
 

• Code : code du cours

• Title : titre du cours

• Working group : nom (complet) du working group auquel le cours est affilié.

• Type : sélectionnez la bonne option en cliquant sur le cercle correspondant.

• Crédit CGR : Code budgétaire sur lequel on crédite le prix du cours, s’il s’agit d’un cours divisionnaire ou d’une école.

• Language : sélectionnez la bonne option en cliquant sur le cercle correspondant.

• Status : statut du cours (open/closed).

• Responsible’s id : numéro d’identification Cern de la personne responsable du cours. Il est possible de rechercher la personne associée à ce numéro à l’aide de l’hyperlien "List".

• Total Hours : nombre total d’heures du cours.

• Price per Hour : prix horaire du cours

• Currency : devise dans laquelle le cours est payé.

• Fee : acompte

• Minimum de participants : nombre minimum de participants nécessaire pour que la session ait lieu.

• Maximum de participants : nombre maximum de participants pouvant assister à cette session.

• Estimated cost : coût estimé du cours.

• Currency (estimated cost) : devise dans laquelle le coût est estimé.

• Start Time : heure de début

• End Time : heure de fin

• Invitation deadline : date limite pour envoyer l’invitation aux candidats pour le cours.

• Cancellation deadline : date limite accordée aux candidats pour infirmer leur participation au cours (en nombre de jours).

• Remarks : remarques concernant le cours

• Description in : URL où l’on peut trouver de plus amples informations sur le cours

Lorsque les champs du cours sont correctement remplis, faire "insert". Les détails concernant ce cours sont affichés et il est possible alors de les modifier en utilisant les 3 touches. Pour ajouter un nouveau cours, utiliser la touche "back" du browser. Vous revenez au masque de saisie qui vous permet d’enregistrer un nouveau cours. La touche "Clear" permet d’effacer toutes les données entrées dans les champs.