Selon ce que vous voulez faire, il existe plusieurs façons de rentrer des sessions. Si vous voulez entrer diverses sessions liées à différents cours, cliquez sur Sessions. Si vous voulez entrer plusieurs sessions pour un cours donné, cliquez sur Sessions for a course.

 
3.1 - Sessions

 
3.1.1 - Rechercher les sessions existantes

Le premier écran "Sessions" permet de faire une recherche concernant les sessions déjà entrées. Elle peut se faire selon divers critères :
 

• Session code : Code de la session recherchée.

• Course code : code du cours auquel la session est liée.

• Course title : titre du cours auquel la session est liée.

• Status : statut (open/convoked).

• Created by : nom utilisateur de la personne qui a créé la session.

• Creation date : date de création de la session. Les deux cadres permettent d’entrer une période. Ceci est très utile lorsqu’après une absence on désire voir toutes les nouvelles sessions qui ont été créées pendant ce laps de temps.

• Last update by : nom utilisateur de la personne qui a réalisé la dernière mise à jour de la session.

• Last update date : période pendant laquelle la dernière mise à jour a eu lieu.

2 touches de fonction permettent de lancer la recherche et d’effacer les critères de recherche. Lorsque la recherche est lancée, ses résultats sont présentés sous forme de tableau. Il est alors possible de voir les détails des sessions existantes, d’imprimer la liste des participants de chaque session, ainsi que d’y créer de nouveaux formateurs et de nouvelles classes. Les sessions héritent leurs formateurs des cours parent. Il est cependant possible d’en changer.

Un hyperlien "add new sessions record" permet d’insérer de nouvelles sessions .

3.1.2 - Insérer de nouvelles sessions

Cliquez sur "New session". Tous les champs précédés d’une étoile doivent être remplis. Les autres champs laissés vides prendront les valeurs par défaut entrées précédemment pour le cours parent. Voici les différents champs à remplir :
 

• Session code : code de la session que l’on va insérer.

• Course code : code du cours pour lequel on va insérer des sessions. On peut rechercher ce code en cliquant sur l’hyperlien "List". Un écran apparaît alors, dans lequel il est possible d’entrer des critères de recherche. Si l’on n’en connaît aucun, il suffit alors de cliquer sur "OK ". La liste des cours apparaît. En cliquant sur le code du cours souhaité, on retourne à l’écran "Sessions" avec le code du cours figurant dans le champ approprié.

• Date From : date de début.

• Date To : date de fin

• Start Time : heure de début

• End Time : heure de fin

• Total hours : nombre d’heures total

• This session price : Prix de la session

• Minimum participants : nombre minimum de participants nécessaire pour que la session ait lieu.

• Maximum participants : nombre maximum de candidats pouvant assister à cette session.

• Location : lieu où se déroule la session.

• Real Cost : coût réel.

• Status : statut de la session (open, convoked... ).

• DAI Date : date de la DAI faite pour la session.

• Invoice Date : date de facturation.

• Payment Date : date de paiement.

• Invitation Deadline : Date limite pour envoyer les invitations aux candidats pour la session.

• Cancellation Deadline : Date limite accordée aux candidats pour infirmer leur participation à la session (en nombre de jours).

• Remarks : remarques diverses concernant cette session.

• Text : raison de l’annulation.

Les dates de cancellation et d’invitation sont automatiquement calculées par le programme et s’afficheront au moment opportun.

 
3.1.3 - Entrer de nouvelles classes pour une session

 
Sur la page qui apparaît lorsque l’on a inséré une nouvelle session , un hyperlien permet d’entrer des classes pour cette session. Cliquez sur "Add new Classes record". Un écran intitulé "Classes" apparaît. Il faut alors entrer diverses informations :
 

• Start Time : heure de début

• End Time : heure de fin

• Weekday : jour de la semaine (on choisit entre un jour régulier de la semaine ou

• Date From : date de début une période soit plusieurs jours consécutifs)

• Date To : date de fin

• Price : prix

• Trainer : formateur présentant la classe.

Faire "Insert!" pour entrer cette nouvelle classe dans cette session. Toutes les informations s’affichent à l’écran et il est possible de les modifier avec l’aide des 3 touches en bas. Utilisez la touche "back" de votre browser pour entrer une nouvelle classe. La touche "Clear" permet d’effacer les données entrées dans les champs de saisie.

3.2 - Sessions for a course

3.2.1 - Rechercher le cours pour lequel on veut entrer des sessions

 
La première page appelée "Sessions for a Course" permet d’effectuer une recherche concernant le ou les cours pour le(s)quel(s) on veut entrer des sessions. La recherche peut se faire selon deux critères :

• Course Code : code du cours

• Course Title : titre du cours

3.2.2 - Insérer de nouvelles sessions

 
Pour insérer de nouvelles sessions au cours sélectionné, cliquez sur l’hyperlien "Add new session record", qui se trouve dans l’écran de droite. Un masque de saisie apparaît où il faut entrer divers renseignements :
 

• Session Code : code de la session.

• Date from : date de début.

• Date to : date de fin.

• Start Time : heure de début.

• End Time : heure de fin.

• Total hours : nombre total d’heures.

• This session price : le prix de la session.

• Minimum participants : nombre minimum de participants nécessaire pour que la session ait lieu.

• Maximum participants : nombre maximum de candidats pouvant participer à la session.

• Location : lieu où se déroule la session.

 
• Real Cost : coût réel.

• Status : statut de la session (Open/Convoked... ).

• DAI Date : date de la DAI faite pour la session.

• Invoice Date : date de facturation.

• Payment date : date de paiement.

• Invitation Deadline : date limite pour envoyer les invitations aux candidats pour la session.

• Cancellation Deadline : date limite accordée aux candidats pour infirmer leur participation.

• Remarks : remarques divers concernant cette session.

• Text : raison de l’annulation.

2 touches de fonction servent à insérer ou à effacer ces données entrées dans les champs.

 
Pour modifier ou annuler une session déjà entrée, il faut cliquer sur le code de la session voulue ; les détails concernant cette session apparaissent. Il est possible de modifer cet enregistrement à l’aide des 3 touches de fonction. Il est possible d’ajouter un formateur grâce à l’hyperlien "add new trainers record"  et des classes avec l’hyperlien "add new classes record".

 
3.2.3 - Formateurs

 Il faut cliquer sur l’hyperlien "Trainers" dans l’écran de droite. On voit entre parenthèses le nombre de formateurs déjà entrés (0 à X). Sur la nouvelle page, le(s) formateur(s) déjà enregistré(s) s’affiche(nt) dans un tableau. On voit alors son nom entier, son numéro d’identification CERN, l’identification du fournisseur, son adresse électronique et son numéro de téléphone. De plus amples renseignements s’affichent lorsqu’on clique sur le nom du fournisseur. Il est alors possible de modifier les remarques. L’hyperlien "add new Trainers record" permet d’entrer un nouveau formateur. Dans l’écran intitulé "Trainer", il faut entrer le nom complet du nouveau formateur ainsi que les remarques éventuelles le concernant. L’hyperlien "List" permet de rechercher le nom du formateur. Deux touches de fonction permettent d’insérer ou d’effacer les données dans les champs.

 
3.2.4 - Insérer de nouvelles classes
 
Pour insérer de nouvelles classes pour cette session, cliquez sur l’hyperlien "Add new classes record". Le masque de saisie apparaît dans la fenêtre de droite. Différents critères sont à entrer, lorsqu’on a cliqué dans le tableau de l’écran de droite sur l’hyperlien "classes" (Cf  entrer de nouvelles classes).

Si l’on clique sur classes, les détails concernant les classes de la session s’affichent. Sur l’écran de droite, les renseignements concernant la classe s’affichent et il est possible de procéder à des modifications à l’aide des touches de fonction. Sur l’écran de gauche, les classes enregistrées sont présentées sous forme de tableau. Des touches de fonction permettent de naviguer dans le tableau. Pour sélectionner la classe qui apparaîtra dans l’écran de droite, il suffit de cliquer dans la colonne "Start Time".