8.1 - Rechercher une participation

Sur cette page, on peut rechercher des participations. Il est ensuite possible de mettre à jour ou d’annuler des participations à une session d’un cours. Pour en créer de nouvelles, il faut aller soit sur « New participation for a session » soit sur « New participation for a course ». Pour rechercher une participation, divers critères peuvent être entrés (il est préférable d’associer à d’autres le critère noté en italique)  :
 

• EDH Document Id : numéro d’indentification du document EDH.

• Full name : nom entier du candidat.

• CERN Id : numéro d’identification CERN du candidat.

• Organization : groupe dont dépend le candidat.

• Course Code : code du cours concerné.

• Course’s Title : titre du cours concerné.

• Session Code : code de la session.

• Status : statut de la participation du candidat.

• Created By : personne ayant créé les sessions.

• Creation Date : date de création des sessions.

• Last Update By : personne ayant fait la dernière mise à jour.

• Last Update Date : période durant laquelle a été faite la dernière mise à jour.

Pour lancer la recherche, il faut cliquer sur "Retrieve". Il s’affiche alors à l’écran un tableau intitulé Participations. On peut voir le nom du candidat, le numéro d’identification CERN, le code du cours, le code de la session, le statut de la candidature et le "Certificate date", date à laquelle le diplôme a été décerné. Des touches de fonction nous aident à naviguer au sein de ce tableau.

8.2 - Créer de nouvelles participations

Deux hyperliens dans le premier écran de "Participations of candidates to sessions" permettent de créer de nouvelles participations.

8.2.1 - New participations for a session

Dans cette option, il est possible d’insérer des participations mais aussi de les mettre à jour ou de les supprimer. Pour rechercher la session pour laquelle on veut enregistrer des participations, plusieurs critères sont à entrer :
 

• Course code : code du cours.

• Course Title : titre du cours.

• Session code : code de la session.

• Invitation Deadline : Date limite à laquelle les invitations à la (ou les) session(s) doivent être envoyées.

• Cancellation Deadline : Date limite après laquelle les participations à la (ou les) sessions ne peuvent plus être annulées.

"Clear" permet d’effacer les données entrées dans les champs. Pour lancer la recherche, cliquez sur "Retrieve".

Un tableau apparaît, présentant le code du cours, le titre du cours, le code de la session et les participations (et leur nombre).

Si l’on clique sur le code du cours, les informations le concernant ainsi que la session associée apparaissent. L’hyperlien "Add new Participations record" permet d’entrer de nouvelles participations pour la session. Pour enregistrer une nouvelle participation, différents champs sont à remplir :
 

• EDH Document Id : le numéro d’identification du document EDH. L’hyperlien "List" est une aide pour retrouver ce numéro.

• Status : statut de la participation.

• Discount : montant du discount, s’il y a lieu.

• Price : prix pour participer.

• Invitation Deadline : date limite pour envoyer l’invitation au cours au candidat.

• Cancellation Deadline : date limite au-delà de laquelle il n’est plus possibler d’annuler sa participation.

 
• Remarks : remarques.

2 touches de fonction permettent d’insérer et d’effacer les données.

Si l’on clique sur "Participations" dans le tableau, le même écran pour insérer des participations apparaît mais les détails sur le cours et la session concernés ne s’affichent pas. Ce sont les participations éventuelles déjà insérées qui apparaissent sous forme de tableau.

8.2.2 - New participations for a course

Lorsqu’on clique sur le lien "new participations for a course", un écran intitulé "Applications for training and participations" s’affiche. Il faut d’abord faire une recherche du ou des cours pour le(s)quel(s) on va entrer de nouvelles participations :
 

• Cours code : code du cours.

 
• Course’s Title : titre du cours.

Faire "Retrieve" pour lancer la recherche.

Il apparaît alors le même tableau que dans le paragraphe précédent avec la possibilité de cliquer sur le code du cours. Si l’on clique sur Registrations, on voit apparaître un tableau présentant le nom complet du candidat, son numéro d’identification Cern, sa date de naissance, sa catégorie d’emploi, son groupe, le statut, le numéro d’identification du document, le degré d’urgence de la formation, le délai acceptable pour reporter cette formation, les absences prévues du candidat et les participations.

Si l’on clique sur le nom du candidat on obtient les renseignements le concernant ; l’hyperlien "Add new participation record" permet de créer une participation pour cette personne si nécessaire (0 : pas de participation et 1 : participation déjà entrée). Sur la page précédente, si l’on clique sur "participations", un masque de saisie, identique, permet d’insérer de nouvelles participations.