2.Travailler avec Oriac

Dans ce deuxième chapitre, nous vous proposons une visite guidée de ORIAC, dans le cadre d'une session de travail typique. Nous montrerons comment se connecter à ORIAC, comment sélectionner une transaction dans le menu, comment travailler dans une transaction, et enfin comment se déconnecter.

2.1. Procédure de connexion au système

Le logiciel ORIAC est installé sur la machine MISS accessible sur le réseau Ethernet, aussi bien à des PC, des Macintoshes, des terminaux (ASCII), des stations de travail (Sun, DecStation...).

Nous expliquerons dans ce qui suit comment se connecter à partir d'un Macinstosh.

* Il faut d'abord sélectionner l'icône "Oriac" et cliquer. Vous vous trouvez directement sur la machine MISS.

* L'ordinateur affiche "login:" : vous devez alors introduire votre nom d'utilisateur (première lettre du prénom et sept premières lettres de votre nom).

* L'ordinateur affiche "password:" : vous introduisez votre mot de passe (celui-ci ne s'affiche pas à l'écran).

* Le menu d'ORIAC apparaît à l'écran.

2.2. Sélectionner une transaction à partir du menu

Suite à la phase de connexion dans ORIAC, vous vous trouvez dans le menu principal. Un menu regroupe un ensemble d'options identifiées par un mnémonique et un libellé explicatif :

• certaines options correspondent à des transactions, c'est-à-dire un ou plusieurs écrans permettant l'exécution d'une tâche précise (par exemple, la transaction de saisie des écritures et pièces comptables) ;
• d'autres options permettent de descendre dans un sous-menu (lorsque l'option du menu comporte le signe *), qui comprend à son tour d'autres sous-menus et/ou des transactions.

Pour parcourir la hiérarchie de menus et sélectionner une option du menu, il faut:

• positionner le curseur sur l'option souhaitée à l'aide des touches et ,
• puis activer l'option sélectionnée par la touche F3 (validation) ou par la touche'bloc-suivant ',
• et ainsi de suite jusqu'à ce que l'option choisie corresponde à la transaction recherchée. Pour entrer dans une transaction c'est seulement la touche F3 qui est valable.

Exemple :

Si l'on souhaite accéder à la transaction de saisie des écritures et pièces comptables (GECR) à partir du menu :

• on sélectionnera dans le menu principal l'option COMPTA,
• puis ensuite l'option ECRITURE(dans le menu COMPTA),
• puis l'option GECR (dans le menu ECRITURE),

Certaines touches de fonctions permettent de remonter dans le menu :

• soit au niveau du menu immédiatement supérieur à celui dans lequel on se trouve, par la touche 'bloc-précédent'. Il est possible de se déplacer entre les menus à l'aide des touches 'bloc-suivant' et 'bloc-précédent';

Les options offertes dans le menu peuvent varier d'un utilisateur à l'autre en fonction des droits d'accès définis pour son profil professionnel

2.3. Structure générale d'une page d'écran

Un menu se présente toujours sur une seule page d'écran. Une transaction peut quant à elle comporter plusieurs pages.

Lorsque le nombre de pages gérées par une transaction est important, un menu (accessible par la touche Esc suivie du chiffre 1) apparaîtra dans une fenêtre et permettra de sélectionner la page souhaitée.

Voici par exemple la quatrième page de la transaction consultation des cumuls écritures et pièces (CCEP), portant sur la gestion des écritures et comptes.

Chaque page d'un menu ou d'une transaction est découpée en différents blocs. Les blocs d'en-tête et de pied de page se présenteront systématiquement de la même manière.

Au niveau des deux premières lignes de l'écran (bloc titre), nous trouverons :

• sur la première ligne : le nom de l'établissement sur lequel l'utilisateur travaille (en l'occurrence, CERN), le mode de synchronisation des blocs, le nom de l'utilisateur, la date et l'heure système, la lettre 'D' indique la présence d'un bloc détail, la lettre 'S' indique la synchronisation des blocs, '<' et '>' indiquent respectivement que des informations complémentaires sont gérées dans une page d'écran précédente ou suivante; (dans bloc titre).
• sur la deuxième ligne : le champ de saisie indiquant le mnémonique de la transaction courante, le libellé de cette transaction, le nom du programme et sa version.

Dans les deux dernières lignes de l'écran (bloc de pied de page), nous trouverons:

• sur l'avant-dernière ligne : les messages d'erreur ou d'avertissement destinés aux utilisateurs[1]
• sur la dernière ligne (statut) : les modalités de prise en compte des caractères tapés (mode insertion ou le mode remplacement), le nombre d'enregistrements retrouvés suite à une interrogation, '^' et 'v' indiquent que des enregistrements existent en-dessous et au-dessus de la fenêtre et que donc, pour les voir il faudra appuyer sur et .

Entre les blocs de titre et de pied de page, nous trouvons un ou plusieurs blocs selon la nature de la transaction appelée :

• (dans un menu)
  le champ de saisie où se trouve le curseur, et au-dessus s'affichent les options disponibles dans le menu (sous-menu) courant. Chaque sous-menu s'ajoute comme une feuille dans une cartothèque. Cette façon de présenter la hiérarchie facilite l'orientation de l'utilisateur dans le système;
• (dans une transaction)
  un ou plusieurs blocs (normalement pas plus de trois blocs par page) séparés par des traits ou des cadres, sur une ou plusieurs pages

La navigation à travers les différents blocs se fait via les séquences suivantes :

• la touche bloc-suivant permet de passer au bloc suivant ;
• la touche bloc-précédent permet de passer au bloc précédent;
• la touche F4 renvoie systématiquement au champ de saisie; à partir de là, il est possible :
• d'activer une autre transaction (voir le point 2.4) ;
• de continuer à travailler avec la transaction ou le menu courant, via la touche bloc-suivant (voir le point 2.5);
• de quitter la transaction pour retourner au menu (voir le point 2.6) ;
• ou de quitter l'application COMPTA (voir le point 2.7).

2.4. Sélectionner une transaction à partir de son mnémonique

Comme nous l'avons vu plus haut dans les menus, les transactions et sous-menus possèdent chacun un mnémonique.
Le mnémonique des transactions est structuré de la façon suivante :

• * La première lettre du mnémonique indique la nature de la transaction :

G pour les transactions de Gestion

T pour les transactions de Traitement

L pour les transactions Listes

E pour les transactions d'Edition

A pour les transactions Assistée (saisie assistée ou liste de valeur)

C pour les transactions de Consultation

• * Les lettres suivantes précisent le secteur sélectionné :

GPOS pour Gestion des POStes de comptes

TRTEXC pour TRaitemenTs comptables EXCeptionnels

LCPT pour Listes des ComPTes

EJRN pour Edition des JouRNaux

ACPT pour Affichage des ComPTes

CCEP pour Consultation des Cumuls, Ecritures et Pièces

• * La dernière lettre 'C' indique que les écrans de la transaction ont été simplifiés pour le CERN :

LDOMC pour Listes des tiers, adresses et DOMiciliation
(CERN)

Lorsque l'utilisateur connaît le mnémonique d'une transaction ou d'un sous-menu, il peut court-circuiter le passage par les menus et sous-menus, en introduisant directement le mnémonique de la transaction :

• (au niveau des menus et des transactions)
  dans le champ de saisie on tape le mnémonique, puis on enfonce la touche F3 ou bloc-suivant,

Notez bien :
Si l'on souhaite quitter momentanément une transaction pour accéder à une autre, et ensuite revenir à la transaction interrompue, on fera suivre le mnémonique de la transaction (dans le champ de saisie) par le signe *, puis de nouveau la touche F3.

2.5. Travailler dans une transaction

Il est possible d'utiliser une transaction selon deux modes :

• le mode saisie permet principalement d'introduire de nouvelles informations (nouveaux enregistrements) dans la base de données.
• le mode interrogation permet de rechercher les données de la base (sur la base de multiples critères) ; il permet ensuite la consultation, la modification ou même la suppression des enregistrements trouvés.

2.5.1. Travail en mode saisie

Le mode saisie amène à la création de nouvelles informations dans l'application, par exemple, la saisie des écritures et pièces comptables dans la transaction GECR.

Le mode saisie est le mode de travail par défaut pour toutes les transactions, à l'exception des transactions d'assistées.

Les informations sont introduites dans les différents blocs de la transaction (voir le point 2.3). Chaque bloc est à son tour divisé en un certain nombre de champs.

La navigation à travers les différents champs d'un bloc se fait par l'intermédiaire des touches suivantes :

• la touche Return ou la touche de tabulation TAB permet de passer au champ suivant ;
• la touche Esc suivie de la touche TAB permet de retourner au champ précédent.

Lorsque le curseur est positionné sur un champ donné, on peut introduire une valeur dans ce champ.

• A l'intérieur d'un champ, on se déplace avec les flèches et .
• La touche Esc suivie de i permet de passer du mode insertion au mode remplacement de caractères et vice versa (voir le point 2.3).
• La touche Esc suivie de v ou la touche F7 permet d'obtenir (le cas échéant) les listes de valeurs acceptables pour le champ courant, et de sélectionner la valeur applicable (en positionnant le curseur sur la valeur choisie et en enfonçant la touche F3 ). Si on ne veut pas sélectionner une valeur on appuyera sur la touche F4.
• Dans un bloc composé de plusieurs enregistrements (par exemple, le bloc des mouvements comptables) : on passe d'un enregistrement à l'autre avec les flèches et .

Le mode saisie se termine par :

• soit la touche F3 pour valider et provoquer l'enregistrement des informations introduites
• soit la touche Esc suivie de c (F9) ou la touche F10 pour annuler l'enregistrement des informations introduites. En cas de blocage, on est parfois obligé de presser les touches F9, puis F10, puis F11 pour pouvoir sortir.

A la suite de quoi, il est possible de passer en mode interrogation.

Notez bien :
Si l'on quitte la transaction (touche F4) sans avoir validé ou annulé les informations saisies, une fenêtre s'affichera et l'utilisateur recevra un message ("Do you want to commit the changes you have made?") lui demandant de préciser si oui (Y) ou non (N) il souhaite enregistrer les informations. Il peut encore retourner au mode saisie en choisissant Cancel (C). Le curseur se trouvera dans le champ de saisie et pour entrer dans le bloc de transaction il faut appuyer sur 'bloc-suivant' ou F3.

2.5.2. Travail en mode recherche (query)

Le mode interrogation permet de rechercher des données dans la base (sur la base de multiples critères); par exemple, toujours dans la transaction GECR, il est possible de retrouver, en mode recherche, l'ensemble des écritures passées en FRF pour tel journal à telle date.....

Le mode recherche est le mode par défaut dans les transactions d'affichage (saisie assistée).

La recherche se déroule de la manière suivante :

• Activer le mode recherche avec la touche Esc suivie de q ou la touche F5.
• En fonction des informations recherchées, on introduira les critères dans les champs concernés. En l'absence de critères, tous les enregistrements seront retrouvés.
• Enfoncer la touche F2 , ESC e ou F6 pour lancer la recherche ou la touche F4 pour annuler la recherche. Une fois lancée, la recherche peut être interrompue par la touche Ctrl c.
• Si on désire uniquement compter le nombre d'enregistrement, il suffit d'enfoncer la touche ESC e ou F6.
• Les flèches et permettent de parcourir les enregistrements retrouvés dans un sens ou dans l'autre. Lorsque plusieurs enregistrements sont affichés à l'écran, la touche Esc suivie de n permet d'afficher la prochaine série d'enregistrements.

Pour définir un critère de recherche, on peut soit introduire dans un champ une valeur bien définie, soit un ensemble de valeurs, en utilisant les symboles suivants (non disponibles pour les dates) :

• % , pour indiquer une séquence quelconque de caractères ;
• _ , pour indiquer la présence d'un caractère quelconque.

Par exemple, si l'on recherche toutes les écritures dont le No de pièce commence par 278 et est suivi de 2 chiffres, on pourra spécifier dans le champ "pièce" le critère de recherche "278%" ou encore "278__"

A partir des enregistrements affichés à l'écran, il est possible de procéder à :

• la modification de ces enregistrements : en corrigeant les informations affichées à l'écran.
• la suppression de ces enregistrements : touche Esc d
• la création de nouveaux enregistrements : en passant en mode saisie par la touche Crtl e. La touche Crtl e suivie de Crtl r permet de créer un enregistrement sur le modèle de l'enregistrement courant.
• dans les trois cas il faudra valider au moyen de la touche F3.

2.5.3. Autres touches de fonction

L'ensemble des touches de fonction est présenté dans l'annexe 2 de ce document.

2.6. Quitter une transaction

Pour quitter la transaction courante, en enfonçant la touche F4 on arrivera dans le champ de saisie; à la suite de quoi, on peut :

• soit activer une autre transaction (voir le point 2.4) ;
• soit retourner au menu, en enfonçant une seconde fois la touche F4 ;

Notez bien :
Il est encore possible de retourner à la transaction courante, via la touche bloc-suivant.

2.7. Procédure de déconnexion du système

Pour terminer la session de travail, il faut quitter le menu, en enfonçant une fois la touche F4 à partir de menu.

• Après avoir enfoncé la touche F4, une fenêtre s'affichera au dessus du menu et l'utilisateur recevra un message s'il veut terminer la session ou non ("Voulez-vous quitter?" Oui ou Non). A ce stade vous pouvez encore retourner au menu en optant pour le choix Non. Confirmez votre choix par la touche 'Retour'.

• Après avoir choisi l'option Oui et enfoncé la touche 'Retour', le menu disparaît et vous vous retrouvez au niveau de l'application Finder du Macintosh ou dans Windows.