3. Saisie des ecritures et pieces comptables

Définition:


Transaction GECR appelée soit par le menu principal, soit de n'importe quel endroit de l'application par son mnémonique.
Il s'agit de la saisie complète des écritures et des pièces correspondantes.
Un des écrans de la transaction permet le rapprochement des pièces lorsque certaines d'entre elles peuvent ou doivent être associées. Dans ce cas, le système propose automatiquement la liste des pièces dont le rapprochement est possible.
Une écriture se compose d'un en-tête dans lequelle sont définis les paramètres généraux et de n mouvements en débit ou en crédit. Il n'y a génération de pièce que sur les comptes dont les soldes doivent être suivis de façon détaillée.

1 bloc est utilisé au niveau de cet écran.

bloc 1: Ecriture.

Les zones suivantes doivent être remplies, la plupart d'entre elles ont une assistance à la saisie accessible en pressant les touches ESC v. ou F7.

• journal

Directement ou après accès à l'écran de saisie assistée par les touches ESC v ou F7.Cette zone est construite par trois champs dont les deux premiers sont accessibles et dont on saisit le mnèmonique et l'intitulé. Le troisième champ est automatiquement sélectionné par le système montrant le compte associé à ce journal.

• Etat

Ce champ n'est pas accessible pour les utilisateurs, pourtant il est possible de faire une recherche dans cette zone. Il indique l'état de l'écriture, par exemple C pour les écritures créées, V pour les écritures validées, etc

• Bordereau

Le numéro de bordereau sera composé pour chaque utilisateur de 3 lettres suivies du millésime et d'un numéro de série continue pour chaque utilisateur. Exemple: le premier bordereau saisi par B.Masson en 1994 sera identifié comme suit: BM94-001. Ce numéro n'est pas attribué automatiquement par le système et doit être saisi par l'utilisateur.

• Pièce:

S'il s'agit d'une facture c'est son numéro d'échéancier . Ce peut être aussi le numéro de TID ou tout autre numéro attribué à une pièce comptable.

• Type de pièce

Il est, en principe, donné par défaut en fonction du journal. Les divers types de pièce sont accessibles par ESC v.

• Type d'écriture

En principe, il est donné par défaut:

• Référence externe

Par exemple, le numéro de facture du fournisseur.

• Règlement

Mode de règlement de la pièce. Donné par l'utilisateur ou repris à partir du tiers.

• Dates : comptable

Par défaut la date du jour. Peut être modifiée.

• Echéance

C'est l'échéance de la pièce (facture par exemple). Elle est donnée par l'utilisateur ou reprise à partir du tiers (conditions générales de paiement pour un fournisseur).

• Initiale

La date initiale d'échéance de la pièce qui est automatiquement générée par le système au cas où il y aura un décalage d'échéance.

• Libellés

Libellé de la facture par exemple.

• Devise

Par défaut CHF sinon la devise de la pièce.

• Mode de change

Il s'agit du mode de change pour une devise (Interne, Manuel... )

• Date début de validité

Date de validité pour le mode de change. Peut être modifiée par l'utilisateur.

• Valeur prévue de cours

C'est le taux de change, donné par le système ou rempli par l'utilisateur pour le mode manuel.

Avant de passer à l'écran numéro 2, le bloc numéro 1 doit être validé en appuyant sur F3.

Dans cet écran se trouvent deux blocs:
- un bloc de rappel de l'en-tête de l'écriture
- un bloc qui affiche les valeurs actuelles des soldes et cumuls en débit et en crédit.

• Colonne

C'est le numéro de colonne du journal. La saisie du numéro de colonne est obligatoire. Chaque journal comporte au moins 2 colonnes numéro 1 en débit , numéro 2 en crédit. D'autres colonnes peuvent être disponibles. Les colonnes disponibles sont accessibles par ESC v ou F7.

• Compte

C'est le compte de comptabilité générale. Il est obligatoirement saisi sauf si le champ est prérempli. La liste des comptes est accessible par ESC v ou F7.

• Tiers:

C'est le tiers concerné par l'écriture, fournisseur, client etc. Cette zone ne doit être remplie que si le compte de comptabilité générale l'exige. Il ne peut s'agir que de comptes de la classe 4.

• CGR A

C'est le code intersection, il est, en principe, obligatoirement saisi pour les comptes des classes 2, 6, 7. La liste des codes est accessible par ESC v ou F7.

• CGR B

C'est le code spécifique, il est obligatoirement saisi pour les comptes des classes 2, 6, 7. La liste des codes est accessible par ESC v ou F7.

• Montant (colonne Débit ou Crédit)

C'est le montant à saisir pour le mouvement comptable. Le curseur se positionne automatiquement dans la bonne zone en fonction de la colonne du journal et de la devise de l'écriture.

• TVA

Ce champ est réservé aux taxes ICHA ou TVA. Pour chacune d'elles et pour chaque taux, il existe un code. La liste des codes est accessible par ESC v ou F7.

• Dossier

Lorsqu'une commande est concernée par l'écriture, le numéro de la commande devra figurer dans ce champ.

Pour saisir d'autres mouvements il faut appuyer sur la touche et un bloc vierge apparaîtra. Si on veut voir les mouvements déjà enregistrés, on appuyera sur la touche .

Lorsque tous les mouvements d'une écriture sont saisis, celle-ci est validée en pressant la touche F3. Il faut s'assurer, avant de valider, que les cumuls en débit et en crédit sont égaux. Toute écriture non équilibrée est rejetée par le système.

Exemple : Saisie d'une TID

ECRAN 1 En-tête

1 Journal TID

2 Bordereau voir explication au point 2 page 2.

3 Pièce TID suivi du numero de la TID.

4 Type d'écriture par défaut I pour interne.

5 Date comptable par défaut la date du jour (peut-être modifiée).

6 Libellés description de la TID.

Valider en pressant F3, puis passer à l'écran 2 avec la touche page-suivante

ECRAN 2 Mouvements (débit et crédit)

1 Colonne 1 pour débit.

2 Compte le compte à débiter (6xxxxxx ou 2xxxxxx).

3 CGR A intersection client (xxxxx) si division CERN.

numéro Job (Jxxxx) si un Job est à débiter.

4 CGR B code spécifique (xxxx).

5 Montant Débit xxxxxxxxxxxx.xx (lump sum ou real cost).

6 Libellé nom du client.

passer à la partie crédit avec

7 Colonne 2 pour crédit.

8 Compte par défaut le compte No. 706000.

9 CGR A intersection du fournisseur (xxxxx) si division CERN.

numéro Job (Jxxxx) si un Job est à débiter.

10 CGR B code spécifique (xxxx).

11 Montant crédit xxxxxxxxxxxx.xx (lump sum ou real cost).

12 Libellé nom du fournisseur.

La description de la pièce générée par l'écriture apparaît dans cet écran. Il y a génération de pièce lorsqu'on a utilisé dans l'écriture un ou plusieurs comptes paramétrés. Dans ce but, il s'agit de comptes dont on veut suivre le détail du solde. Dans le cas ci-dessus, il s'agit du compte 4011000 Fournisseurs. Il est possible, dans le cas d'une facture, de décider, au moment de la saisie, de choisir plusieurs échéances de paiement. Dans ce cas, on aura saisi plusieurs mouvements comptables correspondant à chacune des échéances. La pièce créee par le système sera divisée en autant d'échéances dont le num*ro figurera dans la zone Echéance.

Dans cet écran, les zones num*ro de pièce, tiers, devise, montant, compte d'imputation, ne peuvent être modifiées. Les autres zones, notamment la domiciliation et le mode de règlement qui sont assignés par défaut à partir des données du tiers sont modifiables. Ces modifications ne doivent intervenir qu'au stade de la création de la pièce, une transaction étant réservée à la gestion ultérieure des pièces, son mnémonique est GPIE.

Dans cet écran, le bloc numéro 1 rappelle les principales données de la pièce figurant dans l'écran précédent, les blocs numéro 2 et 3 offrent la possibilité de rapprocher de cette pièce celles qui appartiennent au même compte et qui ont un solde de sens inverse. Ceci permet un rapprochement immédiatement après la saisie d'une écriture. Si le rapprochement est effectué plus tard, il doit être fait dans la transaction GPIE.

La liste des pièces pouvant être rapprochée est proposée par le système dans le bloc numéro 3. On y accède par la touche bloc-suivant suivie de F2.

L'acceptation se fait en trois temps:

1. en saisissant un O pour marquer la volonté de rapprochement.
2. en saisissant, si nécessaire, le montant de l'acceptation dans la zone Mont accepté. Le montant proposé par défaut dans cette zone est celui du solde de la pièce à rapprocher. Le sens du rapprochement est inverse de celui du solde de la pièce à rapprocher.
3. validation du rapprochement en pressant F3

Le solde de la pièce figurant dans le bloc numéro1 est mis à jour automatiquement.

Pour obtenir les soldes des pièces qui peuvent encore être rapprochées, il est nécessaire de refaire une interrogation sur le bloc numéro3.

Exemple:

Rapprochement de la pièce JMS456 de la pièce 19931226 pour un montant de 2500,00 CHF (la première pièce dans le bloc numéro 3).

La pièce JMS456 est marquée d'un signe * indiquant son rapprochement. Le solde restant à rapprocher est de 2000,00 CHF. Le solde de la pièce JMS1234 est passé de 2000,00 CHF à 3000,00 CHF.