4. Modifications et suppressions d'écritures

• Définition

Sous ce titre seront décrites les différentes méthodes permettant de modifier ou de supprimer des mouvements comptables d'une écriture.

Une écriture est successivement aux états C ( création ), D ( après la première validation ), V ( après la deuxième validation ). Au premier stade, la suppression est encore possible. Aux deux premiers stades seulement, des modifications sont possibles.

La suppression des mouvements comptables s'effectue dans la transaction, GECR, les modifications dans la transaction GECM. Certaines modifications sur des données purement comptables ne peuvent s'effectuer que sur des écritures à l'état C dans la transaction GECR.

Il est impossible de supprimer les écritures parce que cela crée des trous dans la numérotation des écritures. On ne peut que supprimer les mouvements et garder l'en-tête de l'écriture.

• Modifications d'écritures, transaction GECM

Cet écran est divisé en 2 blocs.

• Bloc numero 1:

Il est dédié à l'interrogation pour la recherche de l'écriture à modifier. Noter que l'état de l'écriture sélectionnée est D. Il n'existe pas dans le système, d'autre transaction où l'on puisse modifier une écriture à l'état D. De plus GECM ne trouvera pas d'écriture à l'état V.

• Bloc numero 2:

C'est dans ce bloc que sont situées les zones modifiables. Elles concernent les CGR A et B, Dos ( dans le cas où l'écriture concerne une facture, c'est le numero de commande qui figure dans cette zone ), U.O., Adr, Dom, TVA et Lib. Les autres zones ne sont pas accessibles.

Les mêmes modifications sont possibles pour les écritures à l'état C.

• 
  Modification des mouvements comptables, transaction GECR

La procédure indiquée ci-dessous est utilisée pour modifier des données comptables dans un mouvement. Elle n'est possible que pour des écritures à l'état C.

L'exemple choisi porte sur l'imputation comptable de la colonne 2 qui aurait dû être 4011000 au lieu de 2182500.

1) positionner le curseur au début du mouvement.

2) recopier le mouvement à modifier en pressant CTRL e puis CTRL r.

3) se positionner dans le mouvement copié et faire la modification.

4) repositionner le curseur sur le mouvement initial et le détruire en pressant Ctrl d.

5) valider les modifications en pressant F3.

• Suppressions des mouvements comptables, transaction GECR

La procédure indiquée ci-dessous ne doit être qu'exceptionnelle. Elle s'effectue dans la transaction GECR et uniquement pour les écritures à l'état C.

La méthode est semblable à celle utilisée pour les modifications d'écritures. Elle repose sur le principe que seuls les mouvements d'une écriture peuvent être supprimés.

Elle se déroule selon les étapes suivantes:

1) rechercher l'écriture dans la transaction GECR.

2) se positionner sur chacun des mouvements comptables, dans le bloc 2 de l'écran numéro 2 et les détruire un à un en pressant Esc d.