Ce module offre une vue globale des différents éléments affiliés à un cours. Il permet de visualiser les cours avec les demandes de formation venant d’EDH qui leur sont associées ainsi que toute autre information relative.

La recherche concernant les cours peut se faire selon deux critères :
 

• Course code : code du cours concerné.

• Course Title : titre du cours concerné.

2 touches servent à lancer la recherche et à effacer les critères de recherche. Le résultat de la recherche s’affiche dans un tableau qui présente dans cinq colonnes le code du cours, les formateurs, les sessions, les offres et les inscriptions. Dans les quatre dernières colonnes, le nombre d’articles pour chaque élément est inscrit entre parenthèses (de 0 à X). Des touches de fonction servent à naviguer au sein de ce tableau.

En cliquant sur le code du cours, on obtient une page générale récapitulative ; c’est-à-dire que les informations concernant le cours s’affichent avec en-dessous les 4 parties liées au cours : trainers, sessions, offers, registrations. Dans chacune d’elles, on peut voir un tableau des données déjà entrées s’il y a lieu et un hyperlien pour créer de nouvelles données. Il est également possible d’accéder directement à une seule partie de ce menu en cliquant sur l’hyperlien correspondant dans le premier tableau de la page de garde. On tombe alors sur les mêmes écrans respectifs que ceux qui apparaissent dans la page générale.

7.1 - Formateur

Cliquez sur "Trainers". Un tableau récapitulatif concernant les formateurs déjà inscrits apparaît, le cas échéant. Si l’on clique sur le nom d’un formateur listé dans le tableau, on obtient les renseignements le concernant ; on peut modifier la case "Remarks". De plus, on peut connaître la liste des participants inscrits avec ce formateur. Pour entrer un nouveau formateur, cliquez sur l’hyperlien "add new trainers record". Il faut entrer différentes informations :

· Trainer Full Name : nom complet du formateur. Il est possible de rechercher le nom du formateur grâce à l’hyperlien "List".

· Remarks : remarques éventuelles.

2 touches de fonction permettent d’insérer ou d’effacer les données.

7.2 – Session et paramètres affiliés

Cliquez sur "sessions". A l’écran s’affiche un tableau présentant diverses informations. Il est alors possible de créer pour la session des participations, des fournisseurs, des formateurs et des classes ainsi que de modifier les données déjà entrées en cliquant sur le lien correspondant. De plus, on peut imprimer la liste des participants.

- Session

On obtient le code de la session, les dates de début et de fin, le nombre de participants, le lieu et le prix.

Pour obtenir tous les détails concernant une session, avec la possibilité de faire des modifications, il faut cliquer sur le nom de la session concernée.

Pour ajouter de nouvelles sessions au cours sélectionné, cliquez sur "Add new sessions record". Il faut maintenant remplir le masque de saisie correspondant. Les informations demandées sont les mêmes, mais dans un ordre différent, que dans la partie 3.1.2.

- Participations

Si l’on clique sur l’hyperlien "participations", on peut voir, en-dessous des détails concernant la session, les participations déjà entrées par la session. Un hyperlien "add new participations record" permet d’en insérer de nouvelles. Il faut alors entrer différentes informations :
 

• EDH document ID : numéro d’identification du document EDH concerné (l’hyperlien "List" permet de faire une recherche).

• Status : statut de la participation (assigned/invited... ).

• Discount : remise.

• Price : prix.

• Invitation Deadline : date limite pour envoyer les invitations aux candidats pour le cours.

• Cancellation Deadline : date limite accordée aux candidats pour infirmer leur participations au cours.

• Remarks : remarques éventuelles.

2 touches de fonction permettent d’insérer et d’effacer les données.

- Print list of participants

Si l’on clique sur l’hyperlien, la liste de tous les participants existants s’affiche. Pour l’imprimer, utilisez la touche "Print" de votre browser.

- Suppliers

Le nombre des fournisseurs existants est inscrit entre parenthèses. Si l’on clique sur l’hyperlien "suppliers", ceux-ci s’affichent. Pour en créer de nouveaux, il faut cliquer sur l’hyperlien "Add new suppliers record". Il faut alors entrer :
 

• Supplier ID : identification du fournisseur (l’hyperlien "List" permet de faire une recherche).

• Remarks : remarques éventuelles.

2 touches de fonction permettent d’insérer et d’effacer les données.

- Trainers

Le nombre de formateurs existants est inscrit entre parenthèses. Cliquez sur l’hyperlien "Trainers".

- Classes

Le nombre des classes existantes est inscrit entre parenthèses. Si l’on clique sur l’hyperlien "Classes", celles-ci s’affichent. Pour en créer de nouvelles, il faut cliquer sur l’hyperlien "Add new suppliers record". Il faut alors entrer différentes informations.

7.3 - Offre

Cliquez sur « Offers ». Toutes les offres déjà enregistrées pour ce cours apparaissent au sein d’un tableau. Si l’on clique sur l’hyperlien concernant une offre, on obtient les différents détails la concernant avec la possibilité de modifier cet enregistrement à l’aide de 3 touches de fonction.

Pour entrer une nouvelle offre, cliquez sur l’hyperlien "Add new offers record". Une nouvelle page appelée "Offers" apparaît à l’écran. Si le fournisseur concerné n’existe pas encore dans la base de données, il faut utiliser le fournisseur générique (ZZYY99) et entrer les informations le concernant dans le champ "Remarks". Ensuite, il est nécessaire d’appeler FI pour que ce nouveau fournisseur soit créé. Lorsque c’est fait, il faut retourner dans le masque de saisie de l’offre pour y inscrire le nouveau code correspondant au fournisseur.

Lorsqu’on ne connaît pas le numéro d’identification du fournisseur, il est possible de le rechercher en cliquant sur l’hyperlien "Suppliers information". Un petit écran de recherche permet d’entrer les informations sur lesquelles va porter la recherche : nom, code, pays... ). Cliquez ensuite sur "Retrieve". Un nouvel écran intitulé "Suppliers" s’affiche. A gauche est présenté un tableau comportant l’Id du fournisseur, son nom, son statut et son pays. Lorsqu’on clique sur l’hyperlien du supplier Id, de plus amples détails concernant ce fournisseur s’affiche dans l’écran de droite.

Pour entrer une nouvelle offre, il faut remplir le masque de saisie. Divers renseignements sont demandés :
 

• Supplier Id : Identification du fournisseur. si on ne le connaît pas, il est possible de le rechercher (à partir de son code uniquement) en cliquant sur "List".

• Chosen : Etat actuel de l’offre (acceptée, rejetée ou en attente).

• Valid until : date limite de validité de l’offre.

• Remarks : remarques concernant le nouveau fournisseur s’il y a lieu.

2 touches servent à insérer ou à effacer les données.

Lorsqu’on a appuyé sur "Insert!", les détails de cette nouvelle offre s’affichent à l’écran. 3 touches permettent de faire des modifications.

7.4 - Registrations (=demande de formation)

Cliquez sur "Registrations". S’il y a lieu, tous les enregistrements en provenance d’EDH déjà entrés s’affichent dans un tableau qui présente le nom complet de la personne, son numéro d’identification Cern, son groupe, son adresse électronique, le statut de sa demande, le numéro du document EDH correspondant, les participations et les cours externes.

Le nom de chaque personne enregistrée pour participer à un cours apparaît sous forme d’hyperlien. Lorsque l’on clique dessus, tous les détails de l’enregistrement de la personne s’affichent. Il est possible de modifier quelques-unes de ces données. Pour mettre à jour cet enregistrement, il suffit de cliquer sur "Update".

De plus, l’hyperlien "Participation" permet d’inscrire le candidat à une session. Enfin, un autre hyperlien existe : Ext Courses. Si l’on clique dessus, il est alors possible de voir les informations relatives aux cours externes. Les données (s’il y en a) apparaissent sous forme de tableau. Des touches de fonction permettent de naviguer dans ce tableau.