15 - Gestion des articles EDI

Certains articles standard ne sont plus stockés dans les magasins du CERN mais livrés directement depuis le dépot du fournisseur. C'est le cas par exemple de la visserie Bossard.

Les besoins des utilisateurs sont transmis au fournisseur chaque jour sous forme de message EDI. Ensuite, la livraison est effectuée dans les 24 heures. La marchandise n'est pas mise en stock mais transite simplement par la réception du magasin avant d'être livrée directement à l'utilisateur final(client+self service). Chaque colis mentionne le nom et l'adresse interne de cet utilisateur et fait référence à la demande de matériel initiale pour faciliter l'indentification et la distribution interne.

Pour continuer à assurer cette fonctionnalité dans TRITON, nous avons créé un magasin virtuel 'EDI' et associé à ce magasin les articles concernés. Lorsque les demandes de matériel seront traitées, les lignes d'articles 'EDI' feront l'objet d'un picking dans le magasin 'EDI'. Sur cette base sera généré le fichier plat à convertir en message EDI pour envoi au fournisseur.

Ensuite, le picking sera corrigé en fonction des quantités livrées et il sera confirmé.

Chaque fin de mois, un réapprovisionnement sera lancé sur le magasin EDI. Les paramètres de réapprovisionnement seront définis de manière à ce que la quantité commandée pour chaque article soit égale à la quantité livrée aux utilisateurs pour la même période .

Vous trouverez dans le présent chapitre la description de la procédure mise en place dans TRITON.

15.1- Définition du magasin EDI :

Le magasin virtuel 'EDI' a été spécifiquement défini dans la'gestion des magasins'.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant.

Le champ 'Type magasin' a été mis à 'Normal' , car le magasin EDI n'est ni un magasin de stockage intermédiaire pour la fabrication, ni un magasin de transit. Le champ 'magasin à prélèvement direct' a été renseigné à 'Oui' car ce magasin se réapprovisionne directement.

Ci-dessous, vous trouverez la copie du deuxième écran de définition des magasins pour l'exemple traité précédemment.

Comme on peut le constater sur cet écran, le magasin EDI n'est pas géré par emplacements.

15.2- Articles EDI

Actuellement, il existe un seul fournisseur avec lequel a été implémenté un projet EDI : il s'agit de Bossard à Zug (CH). Les articles correspondants concernent notamment la visserie. Ils ont été regroupés dans le même marché dans SIRIAC.

Le fournisseur s'est engagé à assurer une livraison dans un délai de 24 heures à condition que le CERN assure la transmission du message EDI en début de matinée.

Pour certains de ces articles, il existait encore du stock dans le magasin principal. Ce stock doit donc être vidé avant qu'ils puissent être livrés directement depuis le fournisseur.

15.2.1 - Articles associés au magasin EDI

Les articles livrés directement depuis le dépot du fournisseur ont été associés au magasin virtuel EDI.

Ci-dessous, 1er écran des articles par magasin

Le stock maximum pour tous les articles est mis à 1000000 et le seuil de réapprovisionnement à 999999. Le champ : 'Utiliser paramètres articles' est mis à 'non'.

Ci-dessous, 2e écran des articles par magasin

La méthode de commande choisie est le réapprovisionnement au stock maximum.

Ci-dessous, 3e écran des articles par magasin

Stock réel et stock économique sont mis à 1000000. Le stock réel est égal au stock maximum.

Pour prévenir une erreur de saisie de la quantité commandée par l'utilisateur qui, transmise telle quelle, générerait une livraison inappropriée, on peut saisir un niveau de quantité exceptionnelle au niveau de l'article qui jouera le rôle de filtre. Les demandes correspondantes pourront être vérifiées, puis confirmées ou modifiées avant d'être prises en compte dans le picking.

15.2.2 - Articles EDI encore en stock au MS

Les articles EDI dont le stock au magasin principal n'a pas encore été vidé doivent continuer à être associés à ce magasin jusqu'à ce que le stock soit vide. En attendant, il faut mettre le code signal à 'épuisement', pour éviter que l'article ne soit réapprovisionné. Une fois le stock vidé, les articles devront être associés au magasin EDI qui sera leur magasin principal.

15.3 - Picking dans le magasin EDI

Le picking du magasin EDI est lancé chaque jour ouvrable par un job spécifique (EDI2 à EDI6). Ce job peut être relancé si nécessaire, à condition d'utiliser le même numéro d'exécution. A partir des informations de ce picking, un fichier plat est généré. Il est ensuite traité par un programme qui le récupère , le convertit en message EDI et le transmet au fournisseur.

Le lendemain de la transmission, le fournisseur transmet par fax la liste des articles non disponibles avec la date de livraison prévue.

Sur la base de ce fax, les informations du picking correspondant sont corrigées. A cet effet, il est indispensable de rappeler le numéro d'exécution du job initial. Une fois le picking corrigé, il peut être confirmé.

La date de livraison des articles ne pouvant être servis doit également être modifiée au niveau des demandes de matériel correspondantes sur la base des informations contenues dans le fax du fournisseur.

15.4 - Réapprovisionnement des articles EDI

Il n'y a pas de réapprovisionnement à proprement parler pour le magasin virtuel EDI. Nous n'avons pas de stock à maintenir puisque le stock est chez le fournisseur qui a à charge de satisfaire les besoins exprimés par les utilisateurs avec un niveau de service satisfaisant.

Toutefois, chaque fin de mois, nous générons une commande de régularisation sur la base de laquelle la facturation pourra être effectuée. Cette commande reprend le cumul des livraisons effectuées sur chaque article.

La meilleure façon de produire cette commande est de déclencher un réapprovisionnement 'fictif'

du magasin EDI en fin de mois. Le paramètre de base qui a été défini est le réapprovisionnement au stock maximum, le stock maximum est de 1000000 pour chaque article et le seuil de réapprovisionnement est de 999999. Pour maintenir le stock maximum à ce niveau, la proposition de réapprovisionnement doit donc être la différence entre le stock maximum et le stock réel, c'est-à-dire correspondre à la consommation effective durant la période considérée.

Ce réapprovisionnement va générer des propositions INV ensuite converties en un ordre d'achat qui, transféré dans SIRIAC, aboutira à une commande de classe DS sur le marché en cours.