14 - Gestion des magasins self-service

Le service des magasins du CERN gère deux magasins de type self-service, situés respectivement sur les sites de Meyrin et de Prévessin et chargés de couvrir les besoins de chaque site. Leur finalité est de permettre aux utilisateurs de s'approvisionner immédiatement dans une gamme d'articles offrant un conditionnement en général inférieur à celui en vigueur au magasin central. Toutefois, les selfs ne concernent que des articles à faible coût unitaire et les sorties de matériel sont limitées à de petites quantités.

Ces magasins ont donc été définis d'une manière spécifique dans TRITON. Ils sont considérés comme des magasins satellites du magasin central, et, à ce titre, approvisionnés depuis ce dernier.

Vous trouverez dans le présent chapitre, la description de la fonctionnalité implémentée dans TRITON pour pouvoir gérer ces magasins.

14.1- Définition des magasins selfs :

Dans TRITON, les codes suivants ont été attribués aux magasins self-services :

• SSM pour self-service Meyrin
• SSP pour self-service Prévessin

En outre, pour différencier le conditionnement CERN du conditionnement du magasin central, le code 'SS' (pour conditionnement self-service) a été introduit.

Ci-dessous, vous trouverez la copie du premier écran de définition des magasins. L'exemple choisi est le self-service du site de Meyrin.

Le champ 'Type magasin' a été mis à 'Normal' , car les selfs ne sont ni un magasin de stockage intermédiaire pour la fabrication, ni un magasin de transit. Le champ 'magasin à prélèvement direct' a été renseigné à 'Non' car les selfs se réapprovisionnent à travers le magasin central.

Ci-dessous, vous trouverez la copie du deuxième écran de définition des magasins pour l'exemple traité précédemment.

Comme mentionné sur cet écran, les selfs ne sont pas gérés par emplacement.

14.2- Gestion des demandes des utilisateurs:

Les articles du self sont prélevés directement par les utilisateurs. Il n'y a plus maintenant de gamme de prix par famille (carte de couleur). A chaque article du self correspond un prix spécifique. Ce prix est, pour l'instant, identique à celui pratiqué au magasin central.

Le type d'ordre de vente qui a été retenu pour saisir les demandes de matériel dans le self est le DM1. Il permet en effet une saisie plus rapide notamment grâce à l'équipement périphérique dont disposeront les magasiniers et à la manière dont la transaction a été paramétrée ('Valeurs par défaut par utilisateur', gestion des ventes, option divers).

En effet, le personnel du self, lorsqu'il accède à la gestion des ordres de vente est positionné directement sur les lignes.

Cinq options sont disponibles dans le champ choix :

• 'S' option par défaut lorsque l'on accède la première fois à la transaction signifie que l'on va entrer une nouvelle demande
• 'I' permet de créer une ligne supplémentaire dans une demande
• 'C ' permet de modifier une ligne (changer le SCEM ou les quantités par ex.)
• 'D' permet de supprimer une ligne (en cas d'erreur)
• 'W' permet de terminer une demande et confirmer les données correspondantes

Lorsque l'utilisateur se présente à la sortie du self-service avec son matériel, sa carte est introduite dans le lecteur et son numéro d'identification s'affiche automatiquement dans la ligne de l'ordre de vente. La fenêtre des codes budgétaires disponibles apparait ensuite et l'utilisateur doit indiquer le code budgétaire à imputer. Seuls les utilisateurs disposant d'un code valable seront donc acceptés au self.

Vous trouverez à la page suivante une copie de l'écran de la gestion des ordres de vente dans laquelle est affichée la fenêtre permettant de choisir le code budgétaire.

Par défaut, le système propose l'option 1. Valider en pressant 'E' dans le champ choix de la fenêtre ou sélectionner le code approprié.

Ensuite, pour chaque position, le code SCEM de l'article prélevé va être lu par l'équipement approprié et s'affichera sur la ligne d'ordre de vente. L'unité de vente sera mise à 'SS' qui est l'unité de conditionnement spécifique aux magasins selfs. La quantité sera mise par défaut à 1 et le curseur ira se positionner directement sur le champ choix.

Si la quantité est différente de 1, le magasinier pressera 'C' dans le champ choix pour la modifier. Sinon, il pourra entrer une nouvelle ligne ('I' dans le champ choix) ou créer une nouvelle demande ('S'), ou terminer la session en sauvegardant les données ('W').

A la page suivante, vous trouverez un exemple d'une demande de matériel comportant plusieurs lignes.

Dans l'exemple ci-dessus la demande est maintentant terminée..Rappelons que la ligne d'une demande en cours de saisie ne sera sauvegardée dans le système que lorsque S (pour nouvelle demande) ou I (pour nouvelle ligne) ou W (pour confirmation) auront été entrés dans le champ choix.

Dans les magasins self, l'utilisateur prélevant lui-même son matériel, le picking s'effectuera par traitement batch chaque soir de manière à effectuer la mise à jour des quantités en stock et permettre le réapprovisionnement si le niveau le justifie.

Note : l'ordre de vente type DM1 autorise des quantités supérieures à la quantité en stock. Si l'utilisateur prélève une quantité supérieure à la quantité théoriquement en stock, le système générera un back-order. Il faudra ensuite faire un réajustement de stock puis relancer le picking pour clore les back-orders.

Si, par contre, la quantité physique est inférieure à la quantité théorique (vols, etc..), l'inventaire des selfs permettra de constater les différences et réajuster le niveau de stock.

14.3- Réapprovisionnement des self-services:

Les self-services ne s'approvisionneront pas directement mais à travers le magasin central. Chaque soir, le traitement de désenlogement des demandes traitées au cours de la journée sera lancé par batch et mettra à jour le niveau de stock. Immédiatement après, le traitement permettant de réapprovisionner les selfs sera également lancé. Le système générera les ordres DRP proposés, en regardant dans chaque article d'un self donné si le stock est inférieur au stock de sécurité défini pour ce self. Dans ce cas, un ordre RPL sera proposé avec une quantité fixe correspondant à celle qui a été définie pour l'article dans ce self. Cette quantité devra obligatoirement être un multiple du conditionnement du self. Les différents paramètres gouvernant le réapprovisionnement des selfs devraient etre initialisés LIMS lors du démarrage du système. Ultérieurement, ils devraient être suivis et mis à jour si nécessaire.

Cette procédure est donc entièrement automatique bien qu'il soit également possible de la lancer manuellement.

Pour les selfs, voici les étapes obligatoires du processus de réapprovisionnement :

• Génération ordres DRP proposés
• Confirmation ordres de réapprovisionnement proposés
• Transfert ordres de réapprovisionnement proposés

14.3.1 - Génération ordres DRP proposés :

Cette session permet de générer les ordres DRP pour les magasins selfs. Vous trouverez ci-dessous un exemple traitant un seul article mais le traitement peut également être lancé pour tous les articles des selfs (ou même seulement pour une série).

Champs à renseigner :

• Article (de - à) (saisie assistée)

entrer l'article, la série d'articles ou laisser vide suivant si vous voulez lancer le traitement pour une partie ou pour tous les articles du self.

• Système commande (de - à) (saisie assistée)

entrer 'SIC' qui est le système de commande approprié

• Type traitement DRP (saisie assistée)

entrer 'Régénératif'

Ensuite presser 'O' dans le champ choix pour lancer le traitement

Dans la petite fenêtre en bas à gauche de l'écran vont défiler les articles pris en compte.

14.3.2 - Gestion ordres de réapprovisionnement proposés :

Cette option permet de vérifier les ordres de réapprovisionnement lancés. Pour afficher les informations, il suffit d'entrer le numéro d'ordre. Ensuite, en pressant 'C' dans le champ choix, on peut modifier certaines données.

Vous trouverez ci-dessous l'ordre que nous avons généré dans l'étape précédente.

Le champ 'statut ordre' indique l'étape de l'ordre DRP. Pour l'instant, il est planifié mais il sera ensuite confirmé.

Dans cette gestion, on peut directement confirmer l'ordre DRP que l'on a sélectionner ou le faire dans l'option décrite dans le point 16.3.3.

A la page suivante, nous montrons un exemple de confirmation à partir de cet écran.

Lorsque l'on entre 'E' dans le champ choix de la gestion des ordres de réapprovisionnement proposés, le système affiche une fenêtre permettant de les confirmer directement.

Voici un exemple de confirmation pour cet ordre DRP 132

Il suffit d'entrer la référence de l'ordre DRP à confirmer puis presser 'O' dans le champ option.

Une fois la confirmation effectuée, le statut de l'ordre va être modifié en 'confirmé'.

14.3.3 - Confirmation ordres de réapprovisionnement proposés :

Cette session a pour objet de confirmer les ordres de réapprovisionnement si toutefois cette confirmation n'a pas été effectuée dans l'étape précédente.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran de soumission.

On peut confirmer un ordre DRP ou tous les ordres DRP en cours suivant les critères renseignés dans cet écran.

Une fois que vous avez entré les critères de soumission, presser 'O' dans le champ choix pour lancer le traitement.

Les ordres DRP traités vont défiler dans la fenêtre en bas à gauche de l'écran.

14.3.4 - Transfert ordres de réapprovisionnement proposés

Après confirmation, les ordres DRP doivent être transférés en ordres de réapprovisionnement au moyen de la présente session.

Vous trouverez ci-dessous l'exemple déjà utilisé.

Champs à renseigner :

• Type ordre(saisie assistée)

entrer 'RP1' qui correspond aux ordres de réapprovisionnement .

Les autres champs à renseigner sont facultatifs. Vous pouvez transférer tous les ordres DRP en suspens ou seulement une partie, ou travailler par articles.

Une fois tous vos critères saisis, entrer 'O' dans le champ choix pour lancer le transfert.

La fenêtre 'Ordre de réapprovisionnement DRP' va afficher les ordres traités.

14.3.5 - Gestion ordres réapprovisionnement

Cette session optionnelle permet d'accéder aux données relatives à un ordre de réapprovisionnement soit pour les consulter, soit éventuellement pour les modifier.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de l'écran correspondant.

14.3.6 - Désenlogement - livraison

Une fois les ordres DRP confirmés et transférés, le désenlogement peut être lancé au magasin central (Génération avis de désenlogement, lancement données désenlogement)

Les demandes de réapprovisionnement du self-service ne pourront être servies partiellement pour éviter des problèmes lors du reconditionnement et également pour ne pas vider le stock du magasin principal. Cela signifie que si une demande ne peut être servie en totalité, elle générera un back-order pour l'ensemble de la position concernée.

Le désenlogement au magasin central sera ensuite suivi par le reconditionnement des articles en fonction du conditionnement self en vigueur et à l'étiquettage correspondant. Sur l'avis de désenlogement apparaîtra, pour chaque article, le conditionnement correspondant du self pour faciliter le travail des magasiniers.

Des le désenlogement effectué au magasin central, le niveau du stock au self pour l'article correspondant sera modifié.

Ensuite, le matériel sera livré au magasin self par le service de distribution interne. La livraison devrait être contrôlée par rapport au bulletin accompagnant la marchandise. Si ce contrôle est satisfaisant, les articles pourront ensuite être physiquement enlogés dans le magasin.

Ensuite, un job systématique effectuera le traitement/suppression des ordres de réapprovisionnement livrés.

14.4- Inventaire des self services:

Comme pour les autres magasins, le système générera la liste des articles à inventorier dans le self (voir chapitre 'inventaire').

Parallèllement, le magasinier effectuera le comptage des articles au moyen d'un PC portable.

L'appareil lira les codes-barres des SCEMs et il suffira d'entrer les quantités constatées et le conditionnement.

Le PC portable devrait s'utiliser comme suit :

1/sélectionner l'option 1

2/Lire le code barre de l'article et presser <ENTER>

3/Entrer la quantité, spécifier le conditionnement correspondant et presser <ENTER>

Si on oublie de presser un <ENTER>, l'appareil ne va pas plus loin.

4/A la fin de l'inventaire, presser <escape>

5/Sélectionner l'option 9 puis presser <ENTER> pour transférer les données.

Une fois l'inventaire terminé , les données contenues dans le terminal seront téléchargées dans Triton soit par modem soit directement via Ethernet. Le fichier obtenu comprendra les informations suivantes :

No de SCEM, unité, quantité, date d'inventaire

Ce fichier sera ensuite rapproché de la liste d'inventaire par un programme qui effectuera les réajustements éventuels et générera les transactions de stock correspondantes.