6 - Réapprovisionnement

Le réapprovisionnement des magasins du CERN est géré par un certain nombre de paramètres au niveau de l'article. La plupart d'entre eux sont mis à jour par LIMS. Les articles sont divisés en deux catégories : réapprovisionnement manuel et réapprovisionnement automatique. Tous les articles liés à des marchés dans Siriac devraient faire partie de cette seconde catégorie après une période transitoire où les propositions pourraient être temporairement vérifiées.

Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le seuil de réapprovisionnement est atteint. Lorsqu'il est automatique, les traitements correspondants sont déclenchés par batch. Pour le réapprovisionnement manuel, le système lance les propositions par batch. Chaque Responsable de Produit doit ensuite les vérifier avant de les confirmer et les transférer en ordres d'achat . Ces derniers, lorsqu'ils sont générés, intègrent les contraintes propres au fournisseur de l'article : unité de prix, quantité habituelle, quantité minimum...

Les ordres d'achat TRITON sont ensuite transférés dans SIRIAC et transformés en commandes CS ou DS par le traitement d'intégration standard. Un feedback est retourné dans TRITON :

numéro de la commande SIRIAC , étape, statut.

6.1- Paramètres gérant le réapprovisionnement

Le mode de réapprovisionnement dans TRITON est déterminé par le contenu du champ 'Système de commande' au niveau de l'article. Il existe deux occurrences possibles:

- Manuel : les ordres d'achat sont générées manuellement, pas de proposition INV

- SIC : l'approvisionnement s'effectue à travers les propositions INV

Pour les articles avec système de commande SIC , une série de paramètres gouvernent le réapprovisionnement . Nous allons les évoquer dans ce chapître.

• Seuil de réapprovisionnement :

Niveau du stock en dessous duquel une proposition est générée. Ce paramètre est calculé par LIMS selon la formule:

Point de commande = Stock de réserve + stock de sécurité

stock reserve = stock pour couvrir la consommation moyenne prévue durant le délai de livraison du fournisseur

stock sécurité = marge supplémentaire permettant de couvrir une variation dans la comsommation et des fluctuations dans le délai de livraison afin d'éviter des ruptures de stock et ne pas compromettre le niveau de service.

• Delai approvisionnement

Délai moyen pour un besoin donné entre le moment où la proposition de réapprovisionnement est générée et le moment où la marchandise est mise en stock (y compris délai éventuel pour contrôle de qualité, etc..)

Ce délai est également calculé par LIMS

• Stock maximum :

Ce paramètre n'est pas actuellement utilisé en temps que maximum de stock physique d'un article mais mis à jour régulièrement par LIMS pour optimiser la proposition de la quantité à réapprovisionner. (L'information concernant le stock maximum physique pour un article sera précisée dans TRITON si les contraintes existent, par ex. pour certains produits chimiques.)

• Methode de commande :

Le réapprovisionnement s'effectue au stock maximum (voir paramètre ci-dessus).

• Responsable de produit :

Chaque article est associé à un responsable de produit qui est responsable de sa gestion sur le plan technique et sur le plan réapprovisionnement. A chaque responsable de produit est lié un paramètre comportant deux valeurs possibles ( REV ou AUT). Ce paramètre indique si les propositions INV générées par Triton seront converties automatiquement en ordres d'achat( AUT) ou devront être révisées avant transfert en ordre d'achat (REV).

Pour chaque article, dans le champ approvisionneur, il faut donc décider si on souhaite un approvisionnement automatique ou non et indiquer le responsable du produit.

Logiquement, les articles liés à un marché (dans SIRIAC) devraient faire l'objet d'un réapprovisionnement automatique.

6.2- Données commerciales

Un certain nombre de données au niveau de l'article déterminent la manière dont la commande d'achat va être générée. Ces données sont des données commerciales qui seront mises à jour régulièrement. Elles émanent des Rafs sélectionnés dont le genre est égal à 'R' . Pour les articles non liés à des marchés, ce paramètre 'R' doit être mis à jour manuellement par le responsable de produit. En voici le détail :

• Fournisseur préféré pour l'article
• Marché en cours, si l'article est lié à un marché. Cette information fait partie des données additionnelles de l'article accessibles avec ctrl + z depuis le champ choix , option '7 Maintain Additional Article Data (CERN)'
• Unité d'achat
• Prix unitaire d'achat
• Unité de prix d'achat : si le prix du fournisseur n'est pas exprimé en unité de stock, l'unité de prix d'achat sera mise à 'UP' (voir gestion des unités de remplacement pour coefficient de conversion).
• Qté habituelle (conditionnement fournisseur). Dans Triton, la zône correspondante est 'Qté multiple de'.
• Qté minimale (de commande)

C'est la devise au niveau du fournisseur qui détermine la devise sur l' ordre d' achat, pas la devise au niveau de l' article. Dans TRITON, on ne peut avoir qu'une devise par fournisseur.

6.3- Procédure générale de réapprovisionnement

Sur la base des paramètres énoncés précédemment, TRITON génère des propositions de réapprovisionnement appellées 'ordres INV'pour les articles dont le système de commande est 'SIC'.

Ces propositions sont générées de la manière suivante :

1 : Pour chaque article à réapprovisionner, le système génère un ordre INV. Cette génération s'effectue en batch.

2 : Si l'article est paramétré comme 'AUT' , l'ordre INV est transféré en ordre d'achat par batch

3 : Si l'article est paramétré comme 'REV' , l'ordre INV doit être vérifié, éventuellement modifié tout en respectant les contraintes du fournisseur, puis confirmé avant d'être transféré en ordre d'achat. (vérification, modification et confirmation sont la responsabilité du responsable de produit associé à l'article).

Voici, pour chaque responsable de produit, les étapes du processus de réapprovisionnement :

1/Impression des propositions d'ordres d'achat INV paramétrées REV, pour cet approvisionneur

2/Gestion propositions d'ordres d'achat INV pour vérification et modification éventuelle

3/Confirmation des propositions INV : possibilité pour l'approvisionneur de confirmer isolément chaque proposition le concernant , ou de les confirmer en bloc

4/Les propositions INV confirmées seront ensuite tranférées en ordres d'achat par le responsable de produit.

Il s'agit des propositions liées à des articles pour lesquels il n'existe pas dans Siriac de Raf avec le genre ='R'.

Pour l'instant, ces propositions doivent être traitées manuellement selon la procédure ci-dessous :

0/Confirmation et transfer des INV.

1/création d'une DO dans SIRIAC

2/traitement des réponses

3/création d'un raf pour le fournisseur sélectionné (avec genre ='R').

4/suppression de l' ordre (ZZYY99) pour permettre une nouvelle génération des propositions INV.

6.4 - Génération ordres INV

Les ordres INV sont générés par batch dans TRITON. Il est cependant possible de les lancer au coup par coup par la transaction 'Génération propositions d'ordres INV' à laquelle on accède depuis le menu 'Réapprovisionnement'.

Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant avec les commentaires sur les principaux champs à renseigner. Nous avons pris pour exemple l'article '01.24.20.500.9'. Nous avons épuisé le stock restant en servant une demande. Cet article sera utilisé comme exemple pour commenter les différentes transactions du réapprovisionnement.

Champs à renseigner :

• Article (de /à) - (Saisie assistée)

On peut lancer la soumission pour un article ou pour une série d'articles. Entrer le premier et le dernier numéro de SCEM constituant la série.

• Type article (de/à) - (Saisie assistée)

Entrer le type d'articles.Pour l'instant, nous ne gérons que des articles du type 'acheté'.

• Groupe article (de/à) - (Saisie assistée)

Groupe d'articles à considérer.

• Syst cmde (de/à) - (Saisie assistée)

Type de système de commande. La valeur 'SIC', proposée par défaut, est correcte.

Une fois les données saisies, presser '0' dans le champ choix pour exécuter le traitement.

6.5 - Gestion propositions d'ordres d'achat INV

Une fois la proposition 'INV' générée , on peut vérifier les données et les modifier dans la présente session qui se trouve dans le sous-menu 'Propositions d'ordres d'achat INV' accessible depuis le menu 'Réapprovisionnement', option 'Gestion des Propositions d'ordres d'achat'.

Vous trouverez une copie d'écran ci-dessous pour l'exemple déjà considéré.

Pour afficher les données souhaitées, il faut renseigner les clés de recherche. Par défaut, la clé à renseigner est l'ordre INV. Si on ne connait pas le numéro, on peut effectuer un zoom sur ce champ pour le retrouver. On peut aussi changer la clé de recherche en pressant 'K' dans le champ choix.

Ci-dessous, vous trouverez les différentes séquences possibles.

Une fois les données affichées, on peut les modifier ('C' dans le champ choix), ou les confirmer directement ('ctrl+Z').

La confirmation peut aussi s'effectuer dans la session décrite au paragraphe 6.6.

6.6 -Confirmations ordres INV en ordres d'achat

Une fois la proposition 'INV' générée , vérifiée et éventuellement modifiée, on doit ensuite la confirmer avant de pouvoir la transférer en ordre d'achat.

La transaction nécessaire se trouve également dans le sous-menu 'Propositions d'ordres d'achat INV' .

Vous trouverez une copie d'écran ci-dessous pour l'exemple déjà considéré.

On peut lancer cette transaction pour un certain nombre de critères : série d'ordres INV, gamne d'articles, groupes, acheteur (réapprovisionneur).

Une fois ces critères saisis , presser 'O' dans le champ choix pour lancer le traitement. Les ordres d'achat INV traités vont apparaître dans la fenêtre 'Ordre d'achat INV' située dans le coin inférieur gauche de l'écran

6.7 -Transfert des ordres INV en ordres d'achat

Une fois les ordres INV confirmés, ils peuvent être ensuite transférés en ordres d'achat au moyen de la présente session, option 'Transfert propositions d'ordres d'achat INV (CERN)' du sous-menu 'Propositions d'ordres d'achat INV' .

Les ordres INV sont regroupés dans les ordres d'achat en fonction des critères suivantes : date, fournisseur, contrat . Le numéro de contrat se trouvera dans le champ 'Reference B' de l'ordre d'achat. En conséquence, il est très important de confirmer un maximum de propositions INV avant de les transférer pour permettre d'envoyer une commande plus importante.Pour résumer :

• si l'article fait l'objet d'un marché dans Siriac, tous les articles à approvisionner pour le même marché seront regroupés dans le même ordre d'achat (qui deviendra une DS dans Siriac)
• si l'article fait l'objet d'un Raf générique, tous les articles à approvisionner pour le même fournisseur seront regroupés dans le même ordre d'achat (qui deviendra une CS dans Siriac)

Vous trouverez ci-dessous une copie d'écran pour l'exemple déjà considéré. Vérifier les critères avant de lancer pour ne pas interférer sur les jobs systématiques.

Champs à renseigner :

• Ordre d'achat INV (de /à) - (Saisie assistée)

Enter la référence du ou des ordres INV à considérer.

• Article (de/à) - (Saisie assistée)

Entrer le numéro de SCEM de l'article ou le numéro de début et de fin de la série d'articles.

• Groupe article (de/à) - (Saisie assistée)

Groupe(s) d'articles à considérer.

• Magasin (de/à) - (Saisie assistée)

Code(s) magasin à considérer.

• Acheteur (de/à) - (Saisie assistée)

Code(s) responsable de produit à considérer.

• Type ordre- (Saisie assistée)

A renseigner obligatoirement en 'CS2'.

Une fois les critères renseignés, lancer le traitement en pressant 'O' dans le champ choix.

Les ordres INV traités vont défiler dans la fenêtre située en bas à gauche de l'écran :

Vous trouverez ci-dessous une copie du résultat de la soumission.

La commande générée peut être consultée dans la transaction 'ordres d'achat'. Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant à l'en-tête.

Comme on peut le constater dans cet exemple, l'article est lié à un marché et la référence du marché a été renseignée dans le champ 'Référence B'. La commande n'ayant pas encore été tranférée dans SIRIAC, la référence A est vide.

6.8 Transfert dans SIRIAC et suivi

Les ordres INV transférés vont générer des ordres d'achat de type CS2 (principalement) ou CE1 (livraisons directes). Ces ordres d'achat sont ensuite transférés dans Siriac par un job systématique. Le transfert pourra s'effectuer au coup par coup pour les demandes urgentes. La transaction à utiliser se trouve dans le menu 'interface SIRIAC', option 2 ' Xfer Cdes Achat a SIRIAC'.

Les données sont stockées dans les tables de transfert puis récupérées par le traitement d'intégration dans SIRIAC qui s'effectue automatiquement à intervalles réguliers. Les commandes sont créées à l'étape 5. Les rejets éventuels sont traités par AS/MI.

Les achats magasin ont ensuite à charge de grouper les commandes créées dans une liste et leur faire passer les différentes étapes (Edition, Envoi).

Un certain nombre d'informations seront répercutées dans TRITON depuis SIRIAC :

Le champ 'référence A' dans l'entête de l'ordre d'achat sera mis à jour après coup avec le numéro de commande SIRIAC et les informations complémentaires (étape de commande, problème particulier par ex. rejet,...)

Le champ 'référence B' contiendra le numéro de contrat de la commande SIRIAC dans le cas des DS.

Une consultation a été développée pour permettre de visualiser ces différentes informations : 'affichage des ordres d'achat par référence', menu 'ordres d'achat', option affichage.

Vous trouverez ci-dessous une copie écran de cette transaction :

Règles pour assurer la cohérence des deux systèmes :

Les commandes standards ne doivent pas être modifiées dans SIRIAC! Si la quantité commandée ou le prix sont modifiés dans SIRIAC, pour maintenir le stock "en commande" correcte, la même modification doit être faite à la main dans TRITON.

Un changement de fournisseur dans SIRIAC est équivalent à l'annulation de la commande SIRIAC, donc, la commande TRITON doit être aussi supprimée. La procédure logique serait de refaire la commande dans TRITON pour le nouveau fournisseur et la renvoyer dans SIRIAC à l'aide de la session correspondante dans l'interface.

Suppression ligne SIRIAC = supprimer ligne dans SIRIAC et TRITON à la main,

Ajout Ligne SIRIAC = nouvelle ligne dans TRITON à la main.

6.9 Appels et demandes d'offres

Un certain nombre d'articles (notamment les articles sans marché ou avec un niveau faible de demande) sont associés, dans TRITON, au code du fournisseur générique (ZZYY99) . Cela signifie qu'il n'existe pas de raf valide(avec le genre = R) pour ces articles dans SIRIAC.

Quand un besoin existe pour ces articles, le système TRITON génére un ordre INV pour le fournisseur générique ZZYY99. Ces INV seront ensuite transférés en ordre pour éviter qu'il y ait une nouvelle génération INV.

Une commande de classe DO sera créée pour le fournisseur 'ZZYY99' puis recopiée pour la liste de fournisseurs à consulter

Ensuite, la procédure normale de traitement des AO/DO sera suivie dans SIRIAC (Edition, traitement des réponses dans GAODO....)

Une fois la DO traitée dans SIRIAC, deux alternatives seront possibles:

• Mettre à jour TRITON avec les bons prix tout en gardant ZZYY99. Suppression de l' ordre généré auparavant. Modifier le fournisseur dans les INV et le transférer en ordre d'achat. La fois d'après, on n'a plus qu'à ressortir un appel et demande d'offres.
• Mettre à jour SIRIAC (avec RAF= 'R'), suppression d'ordre d'achat TRITON.
• Le responsable technique aura aussi la responsabilité de mettre à jour au niveau de l'article les données qui servent à créer la commande d'achat (devise, qté multiple de, prix unitaire, qté minimale de commande )
• soit le RAF générique du fournisseur choisi est flaggé 'R' dans SIRIAC: l'interface remplacera le fournisseur ZZYY99 par le code du fournisseur sélectionné qui restera le fournisseur actif pour les futures propositions INV.
• Supprimer l'ordre avec le fournisseur (ZZYY99).

6.10 Relances fournisseurs

Relances automatiques une fois par semaine. La relance se base sur la "date livraison changée" qui doit être saisie après la confirmation des reliquats.

6.11 - Interface LIMS

6.11.1 - Description :

LIMS est un module développé au CERN par M. KREVER et dont la finalité est d'optimiser le réapprovisionnement des magasins en affinant le calcul des paramètres. En lançant des simulations, l'outil permet de vérifier si les paramètres proposés sont fiables. L'objectif pris en compte est la diminution globale du stock (donc des frais d'immobilisation correspondants) tout en assurant le maintien d'un niveau de service satisfaisant.

6.11.2- Influence paramètres :

Nous avons énuméré au niveau de l'article les paramètres gérant le réapprovisionnement qui seront mis à jour par LIMS avec une fréquence déterminée par les besoins de LIMS. Par contre, à la création d'un article, un certain nombre de paramètres de réapprovisionnement seront à initialiser (voir documentation sur la création des articles). En outre, certains paramètres mis à jour dans Triton peuvent avoir une influence sur LIMS.

6.11.3 - Accès aux consultations LIMS.

Un certain nombre de consultations et de rapports opérationnels générés dans LIMS sont accessibles par le menu. Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran LIMS avec un exemple des options disponibles.