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5 - Gestion des demandes exceptionnelles
Lorsque la quantité commandée par un utilisateur dans une ligne de demande de matériel est supérieure à la quantité indiquée dans le champ 'Livr. directe' au niveau de l'article (données sur la vente), le champ 'livraison directe' de la ligne de demande de matériel est mis à 'Oui', ce qui signifie que cette ligne de demande est exceptionnelle. Elle ne sera donc pas prise en compte lors du désenlogement.
Le champ 'livraison directe' au niveau de l'article sera régulièrement mis à jour par LIMS en fonction de l'historique de la consommation. Cette quantité ne sera jamais inférieure à la quantité minimale de commande (définie au niveau de l'article), pour un fournisseur donné.
La même demande de matériel peut comporter des lignes avec une quantité normale et des lignes avec une quantité exceptionnelle. Seules, ces dernières sont considérées dans le présent chapitre.
Le traitement de ces lignes exceptionnelles se déroule selon les étapes suivantes :
- impression des livraisons directes par article
- confirmation des demandes comme exceptionnelles
- génération propositions d'ordre d' achat livraison directe
- réception du matériel correspondant
Pour illustrer ce chapitre, nous avons créé un exemple avec une demande sur l'article '01.24.20.105.6' . Pour cet article, il y a 45 pièces en stock et le niveau qui détermine une livraison directe est de 25 pièces. Nous avons commandé 30 pièces, donc la ligne de la demande est exceptionnelle.
5.1- Consultation liste demandes
Les responsables des produits pourront consulter, chaque jour, la liste des lignes de demandes exceptionnelles les concernant. La transaction à utiliser se trouve dans le menu 'Réapprovisionnement': 'Impression des livraisons directes par article'. Vous trouverez ci-dessous l'écran de soumission correspondant avec les commentaires sur les champs à renseigner.
Champs à renseigner :
- Ordre de vente (de /à)
On peut lancer la soumission pour une série de demandes de matériel. Entrer le premier et le dernier numéro de la série.
- Client (de/à)
On peut éventuellement effectuer une sélection par numéro d'identification du client.
- Article (de/à)
On peut lancer cette soumission pour une gamme d'articles.
- Date de livraison planifiée (de/à)
Une fourchette de dates peut également être utilisée comme critère
- Statut proposition directe (de/à) - (saisie assistée)
La manière dont ce champ est renseigné conditionne l'édition. Trois valeurs possibles :
Génération proposition: seront prises en compte les lignes de livraisons directes pour lesquelles des propositions INV n'ont pas encore été générées
Lancement proposition : seront prises en compte les lignes de livraison directes pour lesquelles des propositions INV ont été générées mais n'ont pas encore été transférées en ordre d'achat
Proposition lancée : seront prises en compte les lignes de livraison directes pour lesquelles des propositions INV ont été générées et transférées en ordre d'achat.
Cette liste sort chaque jour dans un job systématique.
Vous trouverez ci-dessous un exemple du résultat (pour le cas que nous avons généré) :
Pour chaque occurrence, la liste produite communique le numéro de la demande, la position, l'identification du demandeur, le code article, la quantité commandée, l'unité, la date de livraison planifiée , le statut et l'ordre d'achat s'il a déjà été généré.
Chaque cas sera ensuite examiné par le responsable de produit qui aura le choix entre les alternatives suivantes :
- soit servir la demande à partir du stock. Dans ce cas, il faudra aller dans la transaction 'gestion des demandes de matériel' et mettre 'non' dans le champ 'livr. directe'. La ligne de demande sera ensuite traitée dans le prochain désenlogement comme une demande normale.
- soit générer une proposition d'ordre d'achat pour les lignes de demandes acceptées comme exceptionnelles. Cette procédure est décrite dans le paragraphe 4.2.
5.2 - Génération propositions d'ordres d'achat pour livraisons directes
Lorsque, après vérification, les lignes de demandes marquées 'livraison directe' sont acceptées comme telles par le responsable de produit, elles sont transformées en propositions d'ordres d'achat INV dans la transaction 'Génération propositions d'ordres d'achat pour livraisons directes'.
Vous trouverez ci-dessous une copie de l'écran correspondant avec les explications sur les champs à renseigner.
Champs à renseigner :
- Article (de/à)
On peut lancer cette soumission pour une gamme d'articles. C'est la solution si chaque responsable de produit veut lancer le traitement pour les articles le concernant.
- Client (de/à)
On peut éventuellement donner comme critère le numéro d'identification du client.
- Ordre de vente (de /à)
On peut lancer la soumission pour une série de demandes de matériel. Entrer le premier et le dernier numéro de la série.
- Position (de/à)
La position de l'ordre de vente peut également être utilisée comme critère de soumission
- Date de livraison planifiée (de/à)
Une fourchette de dates peut également être utilisée comme critère
- Type de ligne (saisie assistée)
On peut lancer le traitement soit pour les lignes de livraison directe, soit pour les non-directes soit pour les deux. Par défaut, on ne considère que les livraisons directes, les autres types de demande étant traitées automatiquement.
- Imprimer rapport (saisie assistée)
Par défaut, un compte rendu de cette édition ne sera pas imprimé (valuer = 'non') . Pour éditer le résultat, entrer la valeur 'oui'.
Ensuite, presser 'O' dans le champ choix pour lancer le traitement.
Les ordres de vente pris en compte vont apparaître dans la fenêtre du coin inférieur gauche de l'écran selon exemple ci-dessous.
Si vous avez choisi d'éditer le résultat, en voici un aperçu (tronqué)
L'ordre INV qui a été généré peut être consulté dans le menu 'réapprovisionnement', sous-menu 'Gestion des Propositions d'ordres d'achat' option 'Gestion propositions d'ordres d'achat INV '.
Comme on peut le constater dans l'exemple ci-dessous, dans le cas des livraisons directes, le lien est conservé avec l'ordre de vente et la position. La proposition INV est donc spécifique à la demande de vente. La quantité de l'ordre INV est identique à la quantité commandée par l'utilisateur.
Avant de confirmer une proposition d' ordre d'achat pour livraison directe, vérifier que la quantité proposée est bien un multiple de la quantité habituelle. Sinon, ajouter cette quantité pour qu'elle respecte les contraintes du fournisseur.
L'ordre INV devra ensuite être confirmé et transféré en ordre d'achat. Vous trouverez dans le chapitre consacré au réapprovisionnement la description de la fonctionnalité correspondante,
Les ordres d'achat générés dans TRITON à partir des propositions INV seront du type CE1. Lors du transfert de ce type d'ordre dans SIRIAC , un texte relatif à l'adresse de livraison du demandeur sera créé au niveau des textes associés à la ligne de commande. Ce texte sera ensuite édité sur l'unpacking list lors de la réception du matériel.
La quantité ne sera jamais inférieure à la quantité minimale pour le fournisseur en question. Par contre, le responsable de produit devra vérifier que la quantité est bien multiple de la quantité habituelle de ce fournisseur. (voir "Quantité ordre multiple de " dans 'Gestion données article').
La totalité de la quantité mentionnée dans une livraison directe sera à livrer à l'utilisateur final.
5.3 -Réception de la demande exceptionnelle
Au moment de la réception dans Triton, le système identifie les lignes de commande correspondant à des livraisons directes et ne propose pas d'enlogement pour ces dernières. Il appartient ensuite au réceptionnaire du magasin central de faire suivre le matériel directement à l'utilisateur, selon l'adresse figurant au niveau de la ligne de l'Unpacking List Siriac.
