5. Gestion des pièces et de leurs associations

• Définition

Transaction: GPIE appelée soit par le sous-menu ECRITURE, soit de n'importe quel endroit de l'application par son mnémonique.

Il s'agit de la gestion complète des pièces et de leurs associations.

La transaction comprend 3 écrans:

• numero 1: les pièces par échéance
• numero 2: les pièces déjà rapprochées à une pièce donnée
• numero 3: le même écran que celui existant dans GECR (écran 3)

pour le rapprochement assisté des pièces qui peuvent l'être.

Cet écran permet d'accéder à tous les éléments d'une pièce: il comporte des données comptables et des données de gestion.

- Les données comptables, numero de pièce, montant, tiers, numero d'écriture, compte d'imputation, date comptable, devise ne sont pas modifiables.

- Les données de gestion sont modifiables, elles concernent le tiers et sont inscrites par défaut au niveau des écrans de gestion des tiers.

• Domiciliation

C'est la domiciliation bancaire ( établissement et numero de compte) sur laquelle le paiement sera effectué. Les autres domiciliations possibles sont accessibles par ESC v ou F7. S'il n'y a pas d'information bancaire faire une demande au fournisseur et mettre à jour les informations dans GTIEC et GFOUC.

• Adresse

Dans le cas d'une pièce représentant une facture fournisseur, c'est l'adresse de paiement du tiers. Les autres adresses de paiement possibles sont accessibles par ESC v ou F7.

• Mode de règlement

C'est le mode de règlement correspondant à la domiciliation du tiers. Les autres modes de règlement possibles sont accessibles par ESC v ou F7. En cas de modification du mode de règlement, il faut s'assurer que le tiers possède une domiciliation correspondant au nouveau mode de règlement. Les differents codes que l'on peut saisir sont DTA, SOG, ou MANUEL.

• Echéance

C'est la date du paiement de la facture. Cette date est utilisée pour la génération de listes de paiements par échéance. Vérifier si la date d'échéance est bien 30 jours après la date de la facture.

• Numéro de pièce

échéancier.

• 
  Réf. Ext

Référence de la pièce externe: est utilisée comme 'raison de paiement' sur le paiement.

• Tiers

Code fournisseur.

• Devise

Devise de la pièce. Toujours vérifier si la devise correspond avec la devise sur la facture.

• Montant

Montant initial de la pièce. Si c'est un débit donc il faut faire une avance ou une note de crédit. Si c'est un crédit il faut payer le montant.

• Solde

montant ouvert de la pièce. Si le montant est 0, cela signifie que la pièce est déjà soldée (payée).

• Acceptation

Type d'acceptation de la pièce.

'Blanc' : saisie globale par FI-F-CF 'CT' : saisie détaillée par FI-F-CF 'PA' : Ok pour paiement par FI-F-PT 'VI' : pièce est payée par FI-F-PT.

• Etat

Etat de la pièce:

C: crée mais pas encore validée

D: définitive- après validation par

T1VA; M: traitée sur fichier magnétique mais pas encore payé;

P: Payé.

Cet écran est divisé en 2 blocs. Dans le bloc 1, il rappelle les principaux éléments de la pièce affichée dans l'écran 1. Dans le bloc 2, il donne la liste des pièces associées à celle figurant dans le bloc 1. Le bloc 2 permet d'associer d'autres pièces, de modifier ou de supprimer les associations existantes.

- nouvelles associations:

Il est plus aisé d'y procéder en utilisant l'écran 3 de cette transaction ou la transaction GECR.

- modifications, suppressions d'associations:

La modification porte, en principe, sur le montant de l'association. Elle s'effectue en se positionnant sur la zone montant et en y inscrivant le nouveau montant à associer. La mise à jour du solde de la pièce du bloc 1 apparaît immédiatement à l'écran. Ne pas oublier de valider la modification en pressant F3.

La suppression détruit le lien existant entre les pièces. Elle s'effectue en pressant les touches Ctrl d.

Il s'agit du même écran, en 3 blocs, que celui existant dans la transaction GECR.

Dans cet écran, le bloc numero 1 rappelle les principales données de la pièce figurant dans l'écran précédent, les blocs numero 2 et 3 offrent la possibilité de rapprocher de cette pièce celles qui appartiennent au même compte et qui ont un solde de sens inverse. Ceci permet un rapprochement immédiatement après la saisie d'une écriture. Si le rapprochement est effectué plus tard, il doit être fait dans la transaction GPIE.

La liste des pièces , pouvant être rapprochées , est proposée par le système dans le bloc numero3. On y accède par les touches bloc-suivant puis F2.

L'acceptation se fait en trois temps:

1. en saisissant un O pour marquer la volonté de rapprochement.

2. en saisissant, si nécessaire, le montant de l'acceptation dans la zone Mont. accepté. Le montant proposé par défaut dans cette zone est celui du solde de la pièce à rapprocher. Le sens du rapprochement est l'inverse de celui du solde de la pièce à rapprocher.

3. validation du rapprochement en pressant F3

Le solde de la pièce figurant dans le bloc numero1 est mis à jour automatiquement.

Pour obtenir les soldes des pièces qui peuvent encore être rapprochées, il est nécessaire de refaire une interrogation sur le bloc numero3.