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AIS PROJECT OCTOBRE 1994
M A N U E L
D`UTILISATION
(c) 1994 CERN
Cette documentation est le copyright du CERN et peut être utilisée uniquement pour consultation. La documentation est basée sur le produit SIRIAC vendu par la société Inférence, et adapté pour le CERN.
Le projet d'adaptation de SIRIAC aux besoins du CERN a été réalisé dans le cadre du projet AIS par une équipe de 6 personnes du Cern en collaboration avec Inférence. L'équipe du CERN était constituée des personnes suivantes:
Emmanuel Dheur /AS
Jean-Luc Doublet /AS
Sue Foffano /MT
Patrick Geeraert /FI
Ulf Larsson /AS
Maria Varela /AS
Mise en page: Doreen Guarisco/AS
C
CERN
1211 Genève 23
Suisse
Préambule
Objet du manuel
Ce manuel décrit les caractéristiques d'utilisation du logiciel de gestion des achats appelé SIRIAC. Cette application couvre l'ensemble des étapes commerciales (création et suivi de demandes d'offre, commandes et contrats), logistiques (enregistrement des arrivages et contrôle des marchandises reçues) et financières (enregistrement et contrôles des factures fournisseur) qui sont déclenchées en réponse aux multiples besoins d'achats du CERN. SIRIAC assure en outre la génération automatique des écritures budgétaires et comptables (à destination de l'application comptable ORIAC), au fur et à mesure de l'évolution d'une commande à travers ces différentes étapes.
Destination du manuel
Ce manuel est avant tout destiné aux utilisateurs principaux de l'application d'achats, c'est-à-dire à ceux dont l'activité journalière s'inscrit dans le cycle commercial, logistique et financier engendré par les besoins d'achats du CERN: bureaux d'achat, service de réapprovisionnement, gestionnaires de contrats de service, réception des marchandises, bureau des factures...
Chaque utilisateur trouvera dans ce manuel une explication détaillée sur la manière d'effectuer ses tâches quotidiennes dans le cadre de l'outil SIRIAC; on lui présentera les conventions et concepts nécessaires à son travail, la procédure à suivre pour accomplir ce travail (enchaînement de transactions supportant ces concepts) et une description détaillée des transactions (écrans) mises à sa disposition.
Ce manuel ne concerne pas directement les autres utilisateurs qui, de près ou de loin, sont également concernés par les informations gérées par l'application d'achats, en particulier:
les personnes qui émettent des demandes d'achats au sein des divisions: un outil de traitement de documents électroniques (EDH, Electronic Document Handling) leur permettra de créer, router et faire approuver leurs demandes d'achats internes (ainsi que d'autres types de documents internes), d'en assurer la transmission vers les services d'achats ; à partir de là, il leur sera également possible de savoir quelle suite a été donnée à leurs demandes.- les responsables budgétaires qui souhaitent contrôler l'évolution des engagements financiers associés aux achats effectués dans leur section, groupe ou division: un outil de suivi budgétaire (BHT, Budget Holder Toolkit) répondra plus précisément à leurs besoins.
- le management qui est intéressé par des données agrégées portant sur les achats : les rapports de synthèse et statistiques gérés par SIRIAC feront l'objet d'un complément de documentation.
Avertissement
Le présent document décrit la version de SIRIAC[1] qui sera installée au CERN pour le mois de mai 1994. Cette version constitue une amélioration de l'ancien système dont l'objectif principal est de mieux satisfaire les besoins prioritaires des utilisateurs concernés. Des mises à jour du document vous seront adressées au fur et à mesure.
Ce document est avant tout le vôtre. Vos commentaires et suggestions d'amélioration sont donc les bienvenus.
Structure du manuel
Ce manuel est décomposé en trois parties.
La première partie est générale. Le chapitre 1 présente les caractéristiques, concepts et conventions de base de l'outil SIRIAC. Le chapitre 2 décrit comment travailler avec SIRIAC, c'est-à dire comment se connecter au logiciel, comment sélectionner une transaction, puis travailler avec cette transaction, et enfin comment se déconnecter.
La deuxième partie aborde les différentes activités de gestion supportées par le logiciel SIRIAC. Ces activités sont rassemblées dans les chapitres 3 et suivants :
- le chapitre 3 est consacré à la gestion des tiers et des fournisseurs (identification, adresses et conditions commerciales)
- le chapitre 4 est consacré à la gestion des articles (articles standards SCEM et codes d'activité)
- le chapitre 5 traite de la gestion des commandes, depuis leur création jusqu'à l'enregistrement de la confirmation du fournisseur
le chapitre 6 aborde la gestion des marchés, c'est-à-dire des commandes cadre (provisionnelles)
- le chapitre 7 porte sur la gestion des réceptions des marchandises (arrivage, réception détaillée, contrôle de qualité et retours)
- le chapitre 8 décrit le contrôle des factures, dès la saisie globale jusqu'au transfert en comptabilité des factures et des mises au paiement.
- le chapitre 9 est consacré aux documents Import/ Export.
La troisième partie du manuel comprend un certain nombre d'annexes. Ces annexes serviront aux utilisateurs de référence technique (messages du système Oracle, mnémoniques des transactions disponibles), de référence sémantique (glossaire des termes SIRIAC) et de référence de travail résultant du paramètrage de SIRIAC pour les besoins spécifiques du CERN (classes de commande, étapes de commande, modes d'achat...).
