3. Gestion des Tiers et des Fournisseurs

3.1. Saisie des Tiers

Avant de définir un fournisseur, il faut avoir défini le tiers auquel il se rattache. Nous ne ferons pas de distinction entre tiers et fournisseur. Ainsi, le tiers et le fournisseur associé porteront la même référence.

Cette transaction, GTIEC, comporte 4 écrans :

Page 1 : Tiers

Page 2 : Adresses de tiers

Page 3 : Domiciliation bancaire

Page 4 : Appartenance aux établissements

3.1.1. Définition d'un tiers

Ecran GTIEC No 1

Code du tiers (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Il faut rechercher le code défini dans la transaction GCFORG.

Mnemonique

Mot clé par lequel on peut rechercher ce tiers.

Nom complet du tiers (s'affiche)

Nom réduit du tiers (s'affiche)

Type de collectif (s'affiche)

Toujours F = fournisseur dans notre cas.

Mode de règlement habituel pour ce fournisseur

Délai habituel de règlement pour ce fournisseur

Date (document) à partir de laquelle on calcule l'échéance

Dernier lettrage (s'affiche)

Devise habituelle utilisée avec ce fournisseur (une valeur par défaut s'affiche)

Langue du fournisseur

Français ou anglais.

Nature

Saisir le pays du fournisseur. Ce code comprend deux lettres.

Mode

Saississez DTA pour les reglements a la banque, SOG pour les reglements a la poste ou MANUEL.

3.1.2. Adresse de tiers

Cet écran permet de modifier l'adresse du tiers.

Ecran GTIEC No 2

Code de l'adresse (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Le code doit commencer par PA.

Mot clé par lequel on peut retrouver cette adresse

Nom du tiers à cette adresse (s'affiche)

Forme juridique de la société

SA, SARL, GmbH, ...

Nom réduit du tiers à cette adresse (s'affiche)

Documents pour lesquels cette adresse sera utilisée (s'affiche)

Devise par défaut pour ce tiers (saisie assistée)

Langue du tiers

Français ou anglais.

Nom du manager de l'entreprise

Titre de ce manager

Interlocuteur de cette société

Acheteur du Cern qui traite habituellement avec ce tiers

Personne des SFC qui traite habituellement avec ce tiers

Lignes d'adresse (s'affichent)

Numéros de téléphone, télex et télécopieur (s'affichent)

Code postal (s'affiche)

Ville (s'affiche)

Pays (s'affiche)

Genre

Remplissez la zone avec D (DTA) ou S (SOG), laissez blanc si manuel.

3.1.3. Domiciliation de tiers

Cet écran permet d'enregistrer la domiciliation bancaire. On associera la domiciliation à une adresse de paiement.

Ecran GTIEC No 3

Code de la domiciliation

ex. PA01.

Mot clé par lequel on peut retrouver cette domiciliation

Nom de la banque

Destination de cette domiciliation

P (Principale) ou S (secondaire).

Nom réduit de la banque

Devise

Il y aura une domiciliation par devise.Utilisez le code ISO.

Numéro de banque

Remplissez la zone si la banque est située en Suisse avec le numéro du clearing bancaire, sinon laissez la zone en blanc.

Numéro de compte

Swift

Renseignez le code Swift si connu.

Interlocuteur à la banque

Saisissez le numéro du compte bancaire du fournisseur.

Interlocuteurs CERN

Adresse de la banque

Numéro de téléphone et de télex

Pays

Genre de règlement (saisie assistée par F7 ou Esc v)

S (SOG ) ou D (DTA).

3.1.4. Appartenance aux Etablissements

Ecran GTIEC No 4

Par cet écran, on va relier ce tiers au CERN en tapant CERN dans le champ

Remplissez les zones suivantes:

Adresse Principale et Domiciliation du Fournisseur (PAOx)

Mode de règlement

DTA,SOG, ou MAN.

3.2. Saisie des fournisseurs

Un fournisseur est défini pour un tiers et pour un établissement. Le tiers doit exister et avoir été associé à l'établissement. Si ce tiers n'existe pas encore, il faut aller le créer avec GTIEC. Si le tiers existe, il reste à enregistrer le fournisseur. Pour cela, il faut appeler la transaction GFOUC. Cette transaction comporte 4 pages :

Page 1 : Définition du fournisseur

Page 2 : Adresses de tiers

Page 3 : Gestionnaires de fournisseur

Page 4 : Conditions de facturation du fournisseur

Nous n'utiliserons que les deux premiers écrans.

3.2.1. Définition d'un fournisseur

Dès que le code du fournisseur a été saisi, les champs de cet écran se remplissent avec les informations contenues dans GTIEC. Il faudra compléter les champs spécifiques au fournisseur (type de TVA, cotation, rating, nombre de personnes, capital, réception marchandises et pays d'origine des marchandises).

Codification du fournisseur

En principe on utilise les quatre premiers caractères (alphanumériques) de la raison sociale (ou de l'intitulé significatif dans cette raison sociale) plus deux caractères numériques. On peut aussi remplacer le quatrième caractère par un tiret. Exemple: La société Inférence => INFE01 ou INF-10.

Mnémonique

Mot clé par lequel on peut rechercher le fournisseur.

Devise (saisie assistée)

Devise par défaut du fournisseur qui sera proposée lors de la création de la commande.

Type de TVA (saisie assistée)

Sera proposé par défaut lors de la création de la commande.

Catégorie de fournisseurs (non utilisé)

Référence

Numéro de client du CERN chez ce fournisseur.

Tiers (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Tiers auquel ce fournisseur sera rattaché (même code que le fournisseur).

Code de l'adresse du tiers (saisie assistée)

L'adresse principale est proposée. On peut la remplacer par une autre existant pour ce tiers.

Famille de fournisseurs (non utilisé)

Echéance

DTA, SOG, ou MAN.

Cotation (saisie assistée)

Indique comment ce fournisseur est entré dans la base.

Rating

Evaluation du fournisseur (cat. A, B, C, D ou rien).

Nombre de personnes employées dans l'entreprise.

Capital de la société

Réception de marchandises

Sera proposé par défaut en saisie des commandes pour ce fournisseur (Meyrin pour les Suisses, Prévessin pour les Français ).

Interlocuteur externe

L'interlocuteur externe de l'adresse de facturation est proposé.

Interlocuteur logistique

L'interlocuteur logistique de l'adresse de facturation est proposé.

Etat

3 valeurs possibles: A = actif; I = inactif (création anticipée ou en attente); S = supprimé logiquement (sera supprimé physiquement par les épurations techniques).

Pays d'origine

Pays d'origine des marchandises par défaut pour ce fournisseur.

Date de création de l'enregistrement

Auteur de l'enregistrement

Etablissement (toujours CERN)

Info

On y saisira la date à laquelle ce fournisseur a été classé A, B, C, D ou S.

Date de la dernière modification

Auteur de la dernière modification

3.2.2. Adresse de tiers

Tous les champs utiles de cet écran se remplissent automatiquement par les informations contenues dans GTIEC.

Numéro de l'adresse de tiers (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Comme un tiers peut avoir plusieurs adresses, ce numéro permet de choisir la bonne parmi la liste.

Mnémonique

Nom complet du tiers

Nom complet du tiers à cette adresse qui figurera sur l'édition de l'adresse.

Forme juridique et qualité (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Il s'agit de la forme juridique (SA, SARL,...) ou de la qualité (Mr, Mme, ...) en correspondance avec le nom du tiers. Elle figure devant le nom dans l'édition des adresses. Elle est obligatoire pour l'utilisation de certaines fonctionnalités (chaîne de règlement avec liaison bancaire).

Nom réduit du tiers à cette adresse

Il est proposé par défaut à partir du nom complet si celui-ci ne dépasse pas 20 caractères.

Destination (saisie assistée par F7 ou Esc v)

(facturation, livraison, commande): un tiers pouvant posséder plusieurs adresses, il faut pouvoir les différencier pour lui envoyer les divers documents (commandes, livraisons, factures, ...). La valeur du paramètre indique les documents associés à l'adresse: C (commande), L (livraison), F (facturation), R (relevé, relance), P (paiement), etc. Nous utiliserons CFLP (commande, livraison, facturation, paiement).

Devise (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Permet d'exprimer les montants figurants sur divers documents dans la devise due.

Langue du tiers (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Nom du manager pour le tiers à cette adresse

Titre du manager

Personne à contacter chez le tiers à cette adresse

Acheteur chargé des relations avec ce tiers à cette adresse

Personne des SFC chargée des relations avec ce tiers à cette adresse

Première ligne de l'adresse du tiers

Numéro de téléphone

Deuxième ligne de l'adresse du tiers

Numéro de télex

Troisième ligne de l'adresse du tiers

Numéro de télécopieur

Code postal de l'adresse

Ville , Pays

3.3. Gestion des tarifs par familles fournisseurs et articles

Lorsqu'un fournisseur consent des conditions de remise particulières pour certains articles, ceux-ci devront être associés dans la même famille (transaction GFTA). Ensuite, les conditions de remise pour cette famille seront définies par la transaction GTFA.

Les familles de tarif pourront être envisagées aux niveaux suivants:

* au niveau de l'article: un article est sa propre famille. On peut donc, pour un article isolé, définir une famille de tarif avec des conditions de remise particulières.

* au niveau des marchés: si on possède des tarifs ou des conditions de remise identiques pour l'ensemble des articles repris dans le marché, définir directement une famille spécifique. Codification:

Ref. du marché.T1 (pour tarif 1)

* au niveau général, on peut définir une remise applicable à tous les articles (à la famille générale qui reprend tous les articles).

Cette transaction est divisée en deux images écran. La première référence permet de définir les de remise accordées sur les articles. Le tarif se définit pour une famille de fournisseurs et une famille d'articles. Les remises peuvent être définies en chiffre d'affaires, quantité ou points. La base de calcul est soit la quantité soit le chiffre d'affaires. La deuxième image écran permet de définir pour chaque tarif les conditions de remise par tranches.