4. Gestion des Articles

4.1. Conception générale - environnement

Comme nous l'avons indiqué plus haut, l'architecture des articles présente dans Siriac permet d'assurer :

• le référencement global de chaque article
• la gestion de la hiérarchie des familles d'articles
• l'association de l'article à l'établissement de référence
• la gestion des articles stockés, vendus et achetés. (Les articles vendus ne seront pas gérés dans l'immédiat).

Chaque article achetable devra donc être référencé dans Siriac avant de pouvoir faire l'objet d'une commande. Les articles SCEM seront, en outre, définis comme stockables pour permettre de gérer les lieux de stockage et les emplacements afin de faciliter le travail du service de distribution interne et des magasins. Ces adresses de stockage seront en effet éditées sur le bulletin de réception.

Les nouveaux articles standards devront être saisis dans GARTC et rattachés à la famille du code activité correspondant dans la transaction GFTA. Ils devront ensuite être référencés par rapport aux fournisseurs dans la transaction GRAFC. Pour les articles non standards, un traitement spécifique renseignera ce référencement après saisie de la commande.

Certains articles non standard devront être créés d'une manière spécifique dans le cadre de marchés où l'on désire effectuer un contrôle sur les articles et seront ensuite rattachés à la famille du marché correspondant.

Pour les articles standards, la transaction GTXEART permettra la saisie de textes de description complémentaires lorsque la zone 'intitulé' ne sera pas suffisante.

Dans ce chapitre, nous allons expliquer l'utilisation de ces différentes transactions. Le tableau ci-dessous récapitule la chronologie des étapes nécessaires pour la saisie des articles standards.

4.2. Saisie d'un article dans GART

La transaction GARTse compose de cinq écrans:

• écran 1: gestion des articles
• écran 2: gestion des articles associés par établissement
• écran 3: gestion des articles stockés
• écran 4: gestion des articles vendus
• écran 5: gestion des articles achetés

Nous n'utiliserons que les écrans 1,2,3 et 5. Un menu Oracle accessible avec Esc 1 permet de se déplacer dans les différents écrans. Il est possible avec Esc 2 d'associer du texte lors de la saisie d'un article. En fait, seuls les textes déjà existants seront ramenés. Pour créer un nouveau texte, il faudra passer par la transaction GTXEART (voir 4.2.5).

4.2.1. Définition des articles

Cet écran permet le référencement général d'un article. Les zones 1, numéro de l'article, et unité d'achat ne sont pas modifiables après coup.

• Numéro de l'article (saisie assistée)

Numéro de SCEM ou code activité - unique.

• Mnémonique

Référence complémentaire éventuelle.

• Intitulé complet

Description de l'article.

• 
  Intitulé réduit

Description réduite de l'article - Les 20 premiers caractères de l'intitulé complet sont proposés si celui-ci ne dépasse pas 20 caractères.

• E.A.N

Codification internationale GENCOD en vue de l'utilisation des codes barres.

• Article stockable (saisie assistée)

Permet de définir l'article comme stockable - La valeur N (non) est proposée par défaut.

• Unité de stockage (saisie assistée)

Unité commerciale de stockage pour l'article. La valeur PC est proposée par défaut.

• Article achetable (saisie assistée)

Permet de définir l'article comme achetable - La valeur 0 (oui) est proposée par défaut.

• Unité d'achat (saisie assistée)

Unité commerciale d'achat pour l'article. La valeur PC est proposée par défaut.

• Etat (saisie assistée)

Etat de l'article (A pour actif, I pour inactif, S pour supprimé). La valeur A est proposée par défaut.

4.2.2. Articles associés par établissement

Cet écran permet d'associer un article à l'établissement de référence et indiquer son mode d'achat et éventuellement son mode de contrôle. Les zones 1 (établissement) et 3 (numéro d'article) ne sont pas modifiables après coup.

Ecran ndeg. 2 GARTC

• Etablissement (saisie assistée)

Etablissement à associer à l'article - Le CERN est proposé par défaut.

• Mode d'achat (saisie assistée)

Mode d'achat pour cet article (voir annexe VI) . Si aucune valeur n'est entrée, l'article n'est pas achetable pour l'établissement. La valeur ANIN (achat non inventoriable) est proposée par défaut.

4.2.3. Gestion des articles stockés

Cet écran permet de définir un article que l'on a déclaré stockable à la page 1 et de lui associer une adresse de stockage et un emplacement.

• Dépôt principal (saisie assistée)

Code de l' adresse de stockage.

• Emplacement principal (saisie assistée)

Code de l'emplacement de stockage relatif à l'adresse de stockage indiquée.

• Mode de contrôle (saisie assistée)

Mode de contrôle éventuel pour certaines catégories d'articles (par ex., articles soumis à un contrôle de qualité)

4.2.4. Gestion des articles achetés

Cet écran permet de définir un article comme achetable. Les zones 1 (numéro article) et établissement ne sont pas modifiables après coup.

• Catégorie (saisie assistée)

Catégorie de cet article - Six valeurs sont disponibles: Activité, marché, SCEM, Clé, Divers et Spécifique.

• Compte de charge (saisie assistée)

Compte de charge achat pour cet article. Zone renseignée par la comptabilité. Pour toute nouvelle création d'article, il faudra donc aviser la comptabilité qui attribuera un compte de charge pour l'article et mettra à jour GARTC.

• CGR (saisie assistée)

CGR de type B pour cet article. Codification: le chiffre 3 + code activité.

• Taxe (saisie assistée)

Code de Taxe achat pour cet article. La valeur '6H' sera généralement utilisée.

4.2.5. Saisie des textes associés aux articles

Si vous désirez ajouter un texte pour compléter la description d'un article, deux possibilités vous sont offertes:

Le texte existe déjà: lors de la saisie de l'article, pressez Esc 2. Un écran de saisie assistée va s'afficher. Il suffira ensuite de sélectionner dans la liste proposée le texte que vous désirez utiliser.

Vous voulez créer un nouveau texte; il vous faudra utiliser la transaction GTXEART ci-dessous. Après saisie, le texte sera attaché à l'article que vous aurez mentionné.

Il est possible de créer plusieurs textes pour le même article. Dans ce cas, l'identifiant du texte (zone 1) et l'ordre (zone 7) devront obligatoirement être différents.

La transaction GTXEART se compose d'une image écran divisée en deux blocs. Les zones identifiant du texte, classe de texte, numéro d'ordre dans la classe, établissement, numéro de ligne ne sont pas modifiables après coup.

Premier bloc: Le premier bloc définit le texte de manière générale et précise les critères d'impression (priorité, etc.).

• Identifiant du texte (saisie assistée)

Référence du texte - En principe, pour un article standard:

DA / no de SCEM sans les points / code langue éventuel.

• Mnémonique

Référence complémentaire éventuelle.

• Associé au

Zone non accessible. Par défaut, le texte est associé à l'article.

• Valeur identifiante (saisie assistée)

Référence de l'article pour lequel on désire saisir le texte.

• 
  Classe de texte + intitulé (saisie assistée)

Classe pour ce texte. La valeur CL est donnée par défaut, intitulé : `clause'.

Entrer 'DESART'' pour 'description article'.

• Ordre

Numéro d'ordre du texte dans le cas où plusieurs textes existent pour le même article.

• Intitulé complet:

Intitulé complet du texte.

• Tri

Classement du texte.

• Intitulé réduit

Intitulé réduit du texte.

• Destination du texte (saisie assistée)

Type d'éditions sur lesquelles ce texte devra apparaître - la valeur 'T' (= pour tous) est donnée par défaut.

• Recopie du texte (saisie assistée)

Si vous désirez utiliser un texte existant, indiquez le code de ce texte , pressez F3 et passez au bloc suivant pour modifier les lignes de texte si nécessaire.

• Génération automatique (saisie assistée)

Répondre O (pour oui ) si vous voulez que le texte que vous êtes en train de créer soit rattaché automatiquement lors de l'édition, N (pour non) dans le cas contraire.

• Ordre de génération

Ordre dans lequel les lignes de texte doivent être générées.

• Priorité de génération

Définition de la priorité lors de la génération des lignes de texte.

• Etat (saisie assistée)

La valeur A (active) est donnée par défaut.

• Etablissement

Etablissement de référence. La valeur CERN est donnée par défaut.

Deuxième bloc

Le deuxième bloc offre un nombre variable de lignes de 60 caractères dans lesquelles vous allez pouvoir saisir votre texte.

• Lignes

Entrez ici (par ligne de 60 caractères) votre texte.

• Numéro de ligne

Numéro de la ligne de texte. Par défaut, le numéro est incrementé automatiquement de 10 en 10.

• Etat (saisie assistée)

La valeur A (active) est donnée par défaut.

4.3. Saisie des familles d'articles

La transaction GFTA permet de regrouper les articles achetés par familles. Elle sera notamment utilisée dans les cas suivants:

• regroupements d'articles dans une famille permettant, en liaison avec la transaction GTFA, la définition de conditions de remise spécifiques pour un fournisseur particulier.
• rattachement d'articles standards nouvellement créés à la famille du code activité correspondant.
• constitution d'une famille générale permettant de regrouper des articles non standards mais bien définis achetés dans le cadre d'un marché.

L'écran relatif à cette transaction est composé de trois blocs. Les zones famille d'articles, code d'établissement famille fille et date de début ne sont pas modifiables après coup.

Pour associer un article à une famille existante, se positionner en mode recherche sur le premier bloc, rechercher la famille concernée et ajouter l'article concerné dans le second bloc. On saisit les commentaires sur la famille dans le bloc trois.

Premier bloc : Familles d'articles

Famille articles (saisie assistée)

Référence de la famille articles.

Mnémonique

Référence complémentaire éventuelle.

Intitulé complet

Intitulé complet de la famille articles.

Intitulé réduit

Intitulé réduit de la famille articles.

Etablissement

Etablissement de référence. La valeur CERN est donnée par défaut.

Deuxième bloc: composition des familles

• Famille fille (saisie assistée)

Pour le rôle TA, cette famille fille ne peut être qu'un article.

• Intitulé

Intitulé de la famille fille.

• Rôle (saisie assistée)

Code du rôle de la famille fille. En général on utilise AC pour indiquer une activité achat. Pour la gestion des familles de tarifs, le rôle TA est obligatoire et la famille est limitée à un seul niveau (pas de regroupement possible de plusieurs familles).

• Periode de validité:

• Date de début

Date de début de validité - format JJ-MM-AAAA

• Date de fin

Date de fin de validité - format JJ-MM-AAAA

4.4. Saisie du référencement article/fournisseur

4.4.1 Saisie du référencement :

La transaction GRAFC permet de référencer un article par rapport à un fournisseur. Ce référencement est préalable à toute commande ou demande de livraison dans le cadre d'un marché portant sur des articles définis (SCEMs ou articles non standards créés spécifiquement pour un marché). Lors de chaque nouveau marché, un référencement article/fournisseur sera également créé. Il y aura autant de référencements que de devises et/ou de marchés différents.

Les référencements relatifs aux commandes d'articles non standards seront renseignés par un traitement spécifique après saisie de la commande. Un traitement similaire créera les référencements relatifs à un marché à partir de la commande provisionnelle.

L'écran relatif à la transaction GRAFC est composé d'un seul bloc. Les zones 1 (numéro article) et 2 (fournisseur) ne sont pas modifiables après coup.

• Numéro article (saisie assistée)

Numéro de SCEM ou code activité - unique.

• Fournisseur (saisie assistée)

Code du fournisseur.

• Marché (saisie assistée)

Si l'article est référencé dans le cadre d'un marché, indiquez le numéro de ce marché.

• Devise (saisie assistée)

Code de la devise. La devise du fournisseur est proposée.

• Mnémonique

Référence complémentaire éventuelle relative à l'article.

• Intitulé complet

Désignation de l'article propre à ce fournisseur. La désignation générale est proposée par défaut.

• Référence

Référence de l'article chez ce fournisseur.

• Intitulé réduit

Désignation réduite de l'article chez ce fournisseur.

• Date de début de validité

Date de début de validité (format JJ-MM-AAAAA) - pour un marché = date de début du marché.

• Date de fin de validité

Date de fin de validité (format JJ-MM-AAAAA) - pour un marché = date de fin du marché

• Mode d'achat (saisie assistée)

Mode d'achat habituel de cet article pour ce fournisseur.

• Quantité habituelle de commande

Quantité de conditionnement du fournisseur (par exemple par 12 pièces) - le nombre de pièces commandées devra être un multiple de cette unité.

• Prix d'achat

Prix d'achat de cet article chez ce fournisseur, montant hors taxes, remise déduite.

• Taxe (saisie assistée)

Type de taxe.

• Quantité minimale de commande

Si une valeur est indiquée dans cette zone, lors de la saisie de la commande, on ne pourra commander une quantité inférieure.

• Délai de livraison

Délai de livraison habituel.

• Montant minimum de commande

Si une valeur est indiquée dans cette zone, lors de la saisie de la commande, son montant total ne pourra être inférieur à ce chiffre.

• Unité de prix

Unité de facturation du fournisseur (par exemple, par 100 pièces).

• Gencod

Codification internationale GENCOD en vue de l'utilisation des codes barres.

• Origine (saisie assistée)

Code du pays d'origine de l'article.

• Genre (saisie assistée)

Type de référencement. `-' pour indéfini, 'S 'pour sélectionné par délégations .

`-' proposé par défaut

• Source (saisie assistée)

Degré de qualité du référencement, mis à jour par le système:

-Z = référencement transféré depuis COPICS

-Q = fournisseur ayant renvoyé un questionnaire

-O = " " répondu à un appel d'offres

-M = " avec un marché enregistré

-C = " avec une commande enregistrée

4.4.2 Saisie des textes associés

Si la description article du fournisseur est trop longue, la transaction GTXERAF permet de saisir des textes complémentaires. Elle se présente d'une manière totalement identique à GTXEART et nous ne reviendrons pas sur les différentes zones (voir 4.2.5). La seule différence est que la génération automatique du texte, lors de l'édition de la commande, n'est pas possible.

Lors de la saisie d'une commande portant sur un article pour lequel du texte complémentaire a été saisi dans GTXERAF, il faudra, au niveau des lignes de cette commande, attacher ce texte avec Esc 2 pour qu'il soit édité.

4.5. Affichages sur articles

Pour accéder aux transactions d'affichage sur les articles, il faut, à partir du menu Articles, sélectionner le sous-menu AFFART. Un certain nombre d'options sont proposées dont:

• AART: affichage des articles
• AFTA: affichage des familles d'articles achetés
• ARAF: affichage des référencements article fournisseur

4.5.1. Affichage des articles

La transaction AART permet d'afficher la liste des articles. Pour éviter de ramener tous les articles se trouvant dans la base, il est impératif de préciser des critères de recherche. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons demandé tous les articles dont la référence commence par 06.16.

4.5.2. Affichage des familles d'articles

La transaction AFTA permet d'afficher les familles d'articles. Pour éviter de ramener toutes les familles se trouvant dans la base, il est impératif de préciser des critères de recherche. Dans l'exemple ci-dessous, nous avons demandé toutes les familles dont la référence commence par 12.

Pour pouvoir obtenir une information explicative, il faudra appuyer sur F8 ou bloc-suivant et une autre fenêtre s'affichera à côté.

4.5.3. Affichage des articles référencés par fournisseur

La transaction ARAF permet d'afficher les articles référencés par fournisseur. Dans l'exemple ci-dessous, la recherche a été effectuée à partir du numéro de SCEM '06.16.15.220.4'. D'abord il faut faire une recherche puis, si on veut voir une information supplémentaire, il faut appuyer sur bloc-suivant.

4.6. Listes sur articles

Pour accéder aux transactions permettant de générer des listes sur les articles, sélectionner le sous-menu LISART. Un certain nombre d'options sont proposées dont:

• EFAR: édition de la hiérarchie des familles d'articles
• EADA: édition des articles appartenant à une famille à une date
• LART: liste des articles

Toutes ces transactions sont construites de la même façon. Un premier écran permet d'effectuer la soumission du job que l'on désire lancer. Il faudra préciser les critères en fonction desquels vous désirez que la sélection s'effectue. Ensuite, après confirmation, un second écran va vous demander sur quelle imprimante vous voulez éditer le résultat (vous pouvez également choisir l'option 'écran'). Après confirmation, vous allez pouvoir obtenir le résultat de votre requête.