5. Gestion des Commandes

5.1. Conception générale

La transaction GCDAC permet la saisie complète d'une commande, demande de livraison, OSVC, demande d'offres etc. Pour que la commande puisse être saisie, il faut que le fournisseur existe ainsi que le code d'activité ou le SCEM. Dans le cas des SCEM, il faut en outre que la relation SCEM - fournisseur ait été établie.

Cette transaction comporte 8 pages (si on fait Esc 1 sur l'en-tête de la commande, une fenêtre s'affichera sur les champs dans laquelle on entre l'option choisie) :

Page 1: Lignes de commandes

Page 2: Gestionnaires de commandes

Page 3: Echéances - Domiciliations

Page 4: Conditions de facturation

Page 5: En-tête de commande

Page 6: Consultation de lignes de commandes

Page 7: Historique des étapes

Page 8: Lien avec d'autres commandes

Les trois premières pages doivent être saisies. Les pages 4 et 5 sont remplies automatiquement puisque ces données sont déjà référencées pour le fournisseur choisi. Il est bien sûr possible d'aller modifier les données par défaut. Les pages 6, 7 et 8 informent l'utilisateur sur la vie de la commande.

Pour un grand nombre de champs, la saisie est assistée c. à d. qu'une liste de valeurs possibles peut être appelée par F7 ou Esc v. Il suffit alors de se positionner sur la valeur que l'on souhaite et de la ramener en appuyant sur F3. Avec la touche F4 on quitte la saisie assistée sans ramener de valeur.

Après chaque écran, on peut revenir au menu de saisie de commande avec Esc 1 et positionner le curseur sur l'option souhaitée, ensuite confirmer le choix par F3.

Lorsque tous les écrans sont remplis, il est possible de valoriser la commande avec Esc 0. Le système effectue alors tous les calculs et la page 5 montre le total de la commande. Cette opération est facultative.

Lorsque la commande comporte plusieurs CGR (codes budgétaires), on effectue la répartition soit au niveau de l'en-tête de la commande dans le cas où les CGR s'appliquent uniformément sur l'ensemble de la commande,

soit au niveau de chaque ligne d'article si la répartition diffère d'une ligne à l'autre. En enfonçant Esc 4 quand on se trouve à la page deux ou à partir de l'en-tête, le système nous propose le tableau de répartition budgétaire.

Si une ligne de la commande comporte plusieurs pays d'origine, on prendra soin d'indiquer que l'origine est multiple (XX) et on valorise la commande par Esc 0 (obligatoire). Ensuite on appellera la transaction GPOL pour préciser la répartition.

Après avoir saisi une ou plusieurs commandes, on constitue une liste de commandes de manière automatique, c. à d. en définissant des critères (créateur et date par ex.), par la transaction TLSRA ou de manière manuelle, c. à d. en introduisant les numéros de commandes, par GLSCA. Cette liste sera ensuite soumise au traitement EDITION qui aura pour effet de valoriser les commandes, d'effectuer quelques vérifications (répartition par pays d'origine et contrôle budgétaire), de générer des écritures comptables, d'imprimer les commandes et de modifier leur étape. Lorsque ces commandes auront été signées, on reprendra cette liste (éventuellement mise à jour par une intervention au niveau de GLSCA) pour la faire passer à l'étape d'envoi au fournisseur par le traitement ENVOI. Les commandes devant être modifiées après EDITION devront d'abord être ramenées à l'étape 5 par le traitement TANU.

A tout moment, il est possible de voir la commande telle qu'elle sera imprimée par ECDAC (après avoir valorisé la commande par Esc 0). Si ECDAC est lancé avant que le contrôle budgétaire ait été effectué, le numéro de commande sera précédé de la mention "draft".

Si la commande fait suite à une demande d'achat interne électronique, il est possible de recopier tous les éléments de la DAI et de la faire passer à l'étape d'archivage par le traitement DAI. La transaction CGDA permettra de voir les DAI en attente pour tel gestionnaire et tel code d'activité. Une DAI à l'étape 96 aura déjà été prise en compte et ne pourra plus être recopiée.

Voici une présentation de la structure générale pour saisir une commande:

5.2. Saisie (générale)

5.2.1. En-tête de commande

Il faut d'abord définir la classe de la commande. Les différentes classes sont énumérées en annexe 6. Une fois la classe définie, le système génère un numéro de "commande". L'écran rempli et validé avec F3, on peut soit saisir du texte destiné à l'en-tête ou au pied de la commande avec Esc 2, soit saisir les lignes d'articles avec bloc-suivant soit revenir au menu de blocs avec Esc 1.

Attention: F3 rend certains champs non modifiables. Il ne sera plus possible de modifier le fournisseur, la devise et le type de Taxe. En cas d'erreur sur les champs de l'en-tête, il faudra avoir recours à la transaction TDCDA (traitement de duplication d'une commande achat).Il faudra ensuite supprimer la commande initiale (ESC d).

Le type de Taxe déterminera si la commande est soumise à ICHA (type CH), à Taxe (type TV) ou si elle est exonérée (type EX, FR ou CX).

Les champs à saisir dans le bloc 1:

• Commande (saisie assistée par F7 ou Esc v)

Classe de commande à choisir parmi la liste de valeurs . Voir Annexe 6.

• Numéro de commande

Numéro de commande (généré automatiquement dès validation de l'en-tête, sauf pour la classe CM).

• Sous numéro de commande

Sous numéro de la commande (généré automatiquement).

• Mnémonique

Dans le mnémonique, on saisira le numéro de DAI. Il sera du type Rxxxx/DIV (pour les DAI manuelles) ou xxxx(pour les DAI électroniques).

Dans le cas des OSVC, le numéro de l'OSVC sera introduit dans ce mnémonique en respectant la convention suivante: LCCCAAOOOV avec L = lettre du contrat, C= numéro du contrat, A = année d'application du contrat (15 = quinzième année), O = numéro de l'OSVC dans l'année du contrat et V = version de l'OSVC.

Dans le cas des AO/DO, le numéro de l'AO/DO sera saisi.

• Fournisseur (saisie assistée)

Code du fournisseur. Par F7 ou Esc v, il est possible de retrouver le code du fournisseur en entrant les critères appropriés + F2. On ramènera le bon code en appuyant sur F3.

• Marché

Référence au marché pour les DL, DS OV et OI, on saisira le numéro du marché (commande provisionnelle ou contrat).

• Référence

Référence au numéro de l'AO/DO qui a précédé cette commande. Doit être strictement identique au mnémonique de l'AO/DO.

• Taxe (saisie assistée)

Type de taxe qui s'applique à ce fournisseur (exportation, exonération de TVA pour la France ou application de l'ICHA pour la Suisse).

• Adresse du fournisseur (saisie assistée)

Le code de l'adresse principale du fournisseur est proposé. On peut le modifier.

• Adresse du fournisseur

L'adresse correspondant au code susmentionné s'affiche.

• Commande

Date de commande. La date du jour est proposée.

• Date de livraison

Date de livraison au plus tôt/au plus tard. Si on n'introduit que deux chiffres, le système considère qu'il s'agit du jour du mois courant. La date de livraison au plus tôt sera imprimée sur le bon de commande au niveau de chaque ligne sauf si une autre date a été précisée au niveau de la position ou lorsque cette date est égale à la date de commande. Dans ce dernier cas , la mention "déjà livré / delivered" sera imprimée au lieu de la date si le mode d'achat commence par L, sinon rien n'est imprimé.

• Date comptable

Cette date détermine l'année d'engagement. La date du jour est proposée par défaut.

• Devise (saisie assistée)

Devise de la commande. La devise par défaut du fournisseur est proposée.

• Réception de marchandises (saisie assistée)

Endroit où la marchandise doit être livrée (Meyrin ou Prevessin)

• Incoterm (saisie assistée)

Incoterm valable pour cette commande. Le code XXX ne sera pas imprimé.

• Mode (saisie assistée)

Mode de transport (facultatif) (avion, poste, route, fer, maritime).

• CGR (saisie assistée)

Code budgétaire s'il n'y a qu'un code global pour toute la commande. Si la commande doit être répartie sur plusieurs CGR indépendamment des lignes de commande, on accède au tableau de répartition par Esc 4.

• Etape (saisie assistée)

Information de la dernière étape de la commande.

• Contrôle de facture (saisie assistée)

Contrôle facture automatique (si la réception des marchandises suffit) ou contrôle manuel (si la facture doit être envoyée au bureau d'achats ou à l'utilisateur pour approbation, réception provisoire, services, ...). Le code choisi déterminera également l'intitulé du texte précédant le montant total de la commande (Prix total net, forfaitaire). Selon le cas, l'utilisateur est tenu de remplir le champ avec une de ces lettres:

A : Contrôle automatique sur la base de la réception de marchandises, prix total net

X : Sans contrôle pour un montant total non engagé

La commande requiert les signatures du technicien et de l'acheteur -

M : Pour un prix total net

N : Pour un prix total net, fermé et non révisable

F : Pour un montant total net forfaitaire

E : Pour un montant total estimatif

L : Pour une commande où le matériel a déjà été livré en totalité

• Catégorie (saisie assistée)

Ce code indique s'il s'agit d'une commande de base (C), d'un avenant (A), d'une annulation de commande (S), d'une commande avec termes de paiement (P).

• Langue d'édition (saisie assistée)

Langue qui sera utilisée pour l'impression de la commande.

• AO/DO (saisie assistée)

Code de réponse à un AO/DO. La valeur vient s'inscrire automatiquement quand elle est saisie dans GAODO.

Il faut faire F8 et indiquer la description générale de la commande.Il n'est pas possible d'accéder au bloc deux sur page 1 (le bloc encadré en bas à gauche). Ce bloc est automatiquement rempli. En appuyant sur F8 ou bloc détail une fenêtre des observations et des interlocuteurs s'affiche sur les champs. Dans cette fenêtre , sur champ "Fac", l'acheteur donne des motifs d'annulation d'une DAI et cette information sera automatiquement transmis à l'utilisateur.

Validez bloc ndeg. 1 en pressant F3 avant de passer à la page suivante

5.2.2. Lignes de commande

Cet écran permet de saisir les lignes d'articles. Lorsque le code d'activité ou le SCEM est introduit, la description de ce code s'affiche. On peut modifier ce texte. Si la description de l'article dépasse 60 caractères, Esc 2 permet de disposer d'un nombre illimité de lignes supplémentaires. Il faut toutefois avoir validé la ligne (F3) au préalable.

Un enregistrement (une ligne d'article par ex.) peut toujours être recopié par Ctrl e Ctrl r. Un champ (Bat. par ex.) peut être recopié par Ctrl f. Une ligne de commande peut aussi être recopiée avec les textes associés et la ventilation par pays d'origine correspondante et les CGR en indiquant le numéro de la ligne dont on veut recopier les données dans le champ Copie puis F3.

Le prix unitaire sera toujours un prix hors taxes et les remises éventuelles seront déduites à la ligne. Un chiffre négatif dans le champ remise indiquera qu'il s'agit en fait d'une hausse. Si une ligne d'article doit être répartie sur plusieurs CGR, on accède au tableau de répartition en tapant Esc 4 depuis cette ligne.

• Article (saisie assistée)

Code d'activité ou SCEM de l'article commandé.

• Unité (saisie assistée)

L'unité d'articles comme par ex. boîte, gramme, douzaine, etc.

• Quantité commandée

• Tarif

Prix unitaire hors taxe et avant déduction de la remise éventuelle. Si cet article figure sur une liste de prix connue pour ce fournisseur, ce prix s'affiche.

• Remise

Remise accordée. Si on a défini une remise habituelle avec ce fournisseur pour cet article, cette remise est proposée. La remise est toujours entrée en pourcent.

• Prix commandé

Le prix unitaire hors taxe remise déduite s'affiche.

• Cpt/CGR A/B (saisie assistée)

Le compte, le CGR A et le CGR B d'imputation. Saisie facultative.

• Description

Description de l'article. Si les 60 caractères ne suffisent pas, il faut valoriser cette ligne par F3 et ensuite appeler le texte supplémentaire avec Esc 2.

• Date

Date de livraison prévue qui s'imprimera sur la commande. Si plusieurs dates sont prévues pour cet article, on créera des sous-lignes. Si aucune date n'est précisée, ce sera la "Date plus tôt" de l'en-tête qui sera imprimée sauf si celle-ci est identique à la "Date commande". Dans ce dernier cas, aucune date n'est imprimée; la mention "Déjà livré" apparaîtra si le mode d'achat commence par L.

• Prix

Le prix facturé TTC s'affiche automatiquement, à condition qu'on ait saisi le tarif. En revanche , si on ne saisit que ce champ et qu'on laisse les champs Tarif et Prix commandé en blancs, le système calculera le Tarif et le Prix commandé.

• Numéro de ligne

Ce numéro est proposé par le système avec une incrémentation de 10 en 10. On peut bien sûr le modifier. A l'impression, les articles seront classés par numéros croissants de lignes. Les numéros entre les dizaines (11, 12, 21, ...) seront utilisés pour les sous-lignes. Une sous-ligne sera créée lorsqu'il y aura plusieurs dates de livraisons ou plusieurs adresses internes pour un même article.

• Mode d'achat (saisie assistée)

Le mode d'achat détermine le compte de comptabilité générale, le transfert ou non en comptabilité, l'édition ou non de la ligne. Ce mode est à choisir parmi une liste de valeurs (voir annexe 8). La première lettre du mode d'achat, quant à elle, signifie :

A : achat normal

E : estimation (le prix ne sera pas affiché sur la commande)

N : non engageable en comptabilité (demande d'offres, ...)

L : déjà livré (la marchandise ne passera plus par la réception)

R : retour de marchandise

X : achat par EDI

D : retour définitif du bien

F : achat non "réceptionnable"

Nous distinguerons 4 catégories d'articles:

IMO : immobilisé (bien d'une valeur unitaire supérieure à 5 KCHF et d'une durée de vie supérieure à un an)

INV : inventoriable (bien d'une valeur unitaire supérieure à 1 KCHF et inférieure à 5 KCHF et d'une durée de vie supérieure à un an)

NIN : non inventoriable (tous les biens qui ne répondent pas aux critères précédents)

SRV : service.

S'il s'agit d'une commande du type service industriel, on utilisera:

CCC : contrats C; contrats de travaux et petits travaux

EEE : contrats E; contrats d'entretien (életricité, eau, nettoyage sur les sites)

LLL : contrats L; contrats de main-d'oeuvre temporaire (labour contracts)

SSS : contrats S; contrats de prestations de services

XXX : contrats X; contrats de location et d'entretien de systèmes informatiques et d'équipements de bureau

SUP : pour les commandes de support industriel éditées hors contrat

Pour les termes de paiement, nous utiliserons le mode TPAY.

• Type (saisie assistée)

Ce champ est utilisé pour l'édition des avenants. On y indique le type de modification effectuée sur la ligne de commande (NP = nouvelle position; SP = suppression; Q = modif. de quantité; P = modif de prix; QP = modif. de prix et de quantité ).

• Origine (saisie assistée)

Pays d'origine de la marchandise. Si l'origine est multiple pour cette ligne, on introduira le code XX et on précisera la répartition par la transaction GPOL.

• Bâtiment (saisie assistée)

Adresse interne de livraison. On aura recours aux sous-lignes en cas d'adresses multiples.

• Taxe (saisie assistée)

Code de taxe applicable pour cette ligne. Le taux par défaut pour cet article s'affiche.

• Copie

On indiquera dans ce champ le numéro de la ligne dont on veut recopier les textes et les répartitions (par pays et par CGR).

Après avoir introduit toutes les lignes d'articles, on accède au menu de saisie de commande par Esc 1. On indique alors son choix en se positionnant sur l'option souhaitée, suivi de la touche F3.

5.2.3. Gestionnaires de la commande

Choisir l'option 2, suivie de la touche F3, nous permet de saisir les gestionnaires de la commande.

Si on connaît les numéros d'identification des gestionnaires, on peut les saisir directement. Sinon, il faut aller les chercher avec F7 ou Esc v. Dans le champ fonction, on précisera le code qui ramènera le texte sous la signature (division hôte, ACH, DL, ...) pour le gestionnaire qui aura le rôle S. La fonction EDH est attribuée à tous ceux qui ont approuvés la DAI dans EDH. Pour chaque gestionnaire, il faut préciser son rôle dans la commande :

C : responsable commercial

T : responsable technique

S : signataire de la commande

A : approbateur de la DAI

5.2.4 Historique

Cet écran est ouvert uniquement à la consultation et affiche pour chaque étape mémorisée de la commande le nom de la personne qui a effectué le traitement, la date et l'heure.

5.2.5. Texte complémentaire

Il est possible d'associer du texte à l'en-tête et aux lignes d'articles par Esc 2.

L'en-tête (ou la ligne) aura d'abord été validé par F3. On arrive ainsi à l'écran suivant. Soit on y tape du texte libre pour compléter la description de l'article si on a appelé Esc 2 depuis une ligne de commande, soit on va dans le champ "copie" avec bloc-précédent pour recopier un texte prédéfini. Dans ce champ, on tape le code du texte que l'on veut ramener suivi de F3 ou bien on accède à l'ensemble des textes standards par F7 ou Esc v. Il est également possible de taper le code entre <> (ex. <IN2F>) au niveau des lignes de texte libre.

Dans la colonne type, on précise le document sur lequel ce texte doit s'imprimer, dans la colonne suivante, on donne un numéro d'ordre et dans la dernière on indique si ce texte doit s'imprimer avant(AL) ou après(PL) la première ligne de description de l'article ou avoir une page supplémentaire (PC).

Si on associe du texte à l'en-tête de commande, on appelle Esc 2 depuis cet en-tête. La dernière col. servira à préciser si ce texte doit s'afficher avant la première ligne de la commande, après la dernière ou encore sur une page séparée après les signatures. On peut insérer une ligne avec Ctrl/e. Une ligne qui ne contient qu'un "." sera imprimée comme étant une ligne blanche. Le saut de page sera obtenu en tapant ".." .

Position: AL : avant les lignes

PL : après la dernière ligne et les incoterms

PC : sur une page annexe

F7 ou Esc v dans le champ "Texte" nous renvoie à l'écran ci-dessous.

Le premier bloc nous donne la liste de tous les codes et avec la touche bloc-suivant une deuxième fenêtre s'ouvre à côté. Quand on se déplace parmi ces codes dans la liste avec les touches de direction, le deuxième bloc nous affiche le texte correspondant. En appuyant une fois sur F3, on ramène le code sur lequel se trouvait le curseur.

Il sera toujours possible de modifier l'ordre d'impression (en modifiant les numéros d'ordre), le texte ou de supprimer les lignes de textes qui ne nous intéressent pas (ESC c ).

Pour voir de l'information supplémentaire concernant une ligne de texte faire ESC F7.

5.2.6. Multi CGR

Lorsque la commande se répartit sur plusieurs CGR (codes budgétaires), il est possible d'appeler l'écran suivant par Esc 4. Si on tape Esc 4 depuis l'en-tête, la répartition s'appliquera uniformément sur toutes les lignes de la commande. Si on tape Esc 4 depuis une ligne de commande, cette répartition ne sera valable que pour la ligne à partir de laquelle Esc 4 a été appelée. Il faudra alors répéter cette touche pour chaque ligne.

Il ne faut pas remplir la colonne "C.G.R.B". La répartition se fait soit sur la base de montant hors taxe , soit sur la base de pourcentages

5.2.7. Pays d'origine

Si l'origine d'une ligne de la commande est multiple, on appellera la transaction GPOL pour indiquer la répartition. La commande doit d'abord être valorisée (Esc 0). GPOL* (+ F3 depuis le champ de saisie) au lieu de GPOL, nous permettra de revenir automatiquement dans GCDAC dès que l'on sortira de GPOL.

La première page nous donne quelques informations sur la commande:

* Le premier bloc nous informe sur les caractéristiques générales de la commande.

* Le deuxième bloc nous donne la répartition par pays telle que calculée suite à l'Esc 0.

* Le troisième bloc nous donne les informations ligne par ligne.

Il faut appeler le bloc (et donc l'écran) suivant pour modifier cette répartition (Page 2).

Ecran no 1 : GPOL

Ecran no 2 : GPOL

La première col. indique la ligne de la commande. La deuxième est un numéro de séquence qui permet au système de décomposer la ligne. On pourra agir soit au niveau du pourcentage, soit au niveau du montant. On ajoute donc une ligne par Ctrl e et on modifie ce qui est à modifier. Lorsque la répartition est terminée, on valide avec F3. Il est alors possible de supprimer les lignes qui ont été mises à 0 par Ctrl d.

La commande est maintenant terminée. Si on veut revenir sur une commande pour la modifier, on l'appelle par Esc q ou F5 (+ critères). Les commandes à l'étape 5 peuvent être modifiées sans problème. Les commandes dont l'étape se situe entre 8 et 27 (envoi au fournisseur) sont encore modifiables. Toutefois, il faudra d'abord annuler les engagements par le traitement après avoir fait TANU pour les ramener à l'étape 5. Pour les modifications sans impact sur la comptabilité pour des commandes entre l'étape 8 et 27, il suffit d'appeler la commande par GMCDA (pas besoin de la transaction TANU dans ce cas).

On peut aussi recopier une commande existante pour en faire une nouvelle commande par le traitement de duplication TDCDA. On pourra modifier tous les champs de la copie. On peut aussi créer une commande à partir d'une DAI électronique. Pour cela, on appellera l'enchaînement DAI qui fera une copie de la DAI et qui amènera cette DAI à l'étape 96 (archivage). Les DAI à l'étape 5 seront donc en attente alors que celles à l'étape 96 auront déjà été prises en compte.

Lorsqu'on veut imprimer les commandes saisies, on constitue une liste de commandes manuellement (GLSCA) ou automatiquement (TLSCA ou TLSRA). Cette liste devra subir une série de traitements afin d'être contrôlée (contrôle budgétaire, pays d'origine multiple, ...), engagée en comptabilité, imprimée et passée à l'étape suivante. Ceci se fait par l'enchaînement EDITION.

5.3. Recopie de commandes

Le traitement TDCDA (traitement de duplication des commandes d'achat) permet de créer une commande à partir d'une autre par recopie. La copie reprendra tous les éléments de l'original et tous ses champs seront modifiables au niveau de cet écran TDCDA. Ce traitement servira à établir une demande de livraison à partir d'une commande provisionnelle, une commande à partir d'une demande d'offres, ...

On précise le numéro de la commande d'origine à recopier et la classe de la copie. Tous les champs de la commande de base présentés dans cet écran sont modifiables. Dans le coin inférieur droit, il faut préciser ce qui doit être recopié (titre COPIE). La touche bloc-suivant affiche une fenêtre avec les observations.

Lorsque cet écran est rempli, on valide par F3 (+retour), on précise l'imprimante sur laquelle on veut les commentaires et on valide une nouvelle fois avec F3. Le numéro de la nouvelle commande s'affiche. Il ne reste plus qu'à aller reprendre cette commande en se mettant en mode recherche dans GCDAC.

5.4. Correction d'une commande

Si la correction a apporter a une incidence sur la comptabilite (fournisseur, taxe, devise, code d'activite, quantite, montant, mode d'achat, repartition budgetaire), il faut d'abord ramener la commande a l'etape 5 par le traitement TANU. Les commandes deja envoyees au fournisseur feront l'objet d'un avenant. Ce qui suit ne concerne donc que les commandes qui n'ont pas atteint l'etape 30.

5.4.1. Correction de l'en-tête

S'il s'agit d'un champ non modifiable par GMCDA la correction se fera par recopie de la commande. On appellera donc TDCDA. Dans les champs "Commande origine", on précisera la classe, le numéro et le sous-numéro de la commande à recopier. La tabulation nous permet de saisir la classe de la nouvelle commande. Si on précise la classe et le numéro de la commande d'origine, la copie portera le même numéro. Seul le sous-numéro (qui n'est pas imprimé sur le bon de commande) sera différent. Ensuite, il sera possible, dans cette transaction TDCDA, de modifier les champs de l'en-tête. Lorsque les nouvelles valeurs sont entrées, il suffit de valider avec F3. L'écran suivant demande de préciser l'imprimante sur laquelle les commentaires (dont le nouveau numéro de commande) seront envoyés. Il ne reste plus qu'à supprimer la commande erronée. Pour cela, il faut faire Ctrl d sur chaque ligne de la commande, F3 et ensuite Ctrl d + F3 sur l'en-tête.

Si on n'avait saisi que l'en-tête, il suffit de faire Crtl e Crtl r sur l'en-tête, modifier les champs et faire ESC d sur l'en-tête initial.

5.4.2. Correction des lignes

Il faut se positionner sur la ligne à corriger. Ctrl e suivi de Ctrl r recopie cette ligne et tous les champs sont modifiables. Il ne faut pas oublier de modifier le numéro de la ligne (11, 21, ...). Si du texte est associé à la ligne d'origine, on peut le récupérer en indiquant le numéro de la ligne dans le champ "copie". Lorsque la copie est corrigée, on remonte sur la ligne précédente pour la supprimer avec Ctrl d. Lorsque toutes les lignes sont corrigées, il faut valider avec F3.

5.4.3. Suppression de commandes

Il est possible de supprimer une commande à l'étape 30 par l'enchaînement SUP. La commande sera dégagée en comptabilité, le budget rendu et la commande archivée. Dans GMCDA il sera possible de noter certaines indications concernant cette annulation.

5.5. Saisie de commandes particulières

5.5.1. Commande suite à une DAI électronique

Les DAI électroniques portent la classe DA dans SIRIAC. Il faut d'abord chercher les DA en attente et ensuite les transformer en commandes. En général, la vie des DA comporte les étapes 5 (saisie), 20 (édition) et 96 (archivage DAI). L'étape 20 est facultative. Les DA sont envoyées automatiquement à l'étape 96 lors de la transformation en commande par l'enchaînement DAI.

La recherche se fait au moyen de la transaction CGDA. On indique le numero de l'acheteur dans le champ "gestionnaire", DA dans les champs "classe de...à...", et 5 à 5 dans les champs relatifs à l'étape. Bloc-suivant suivi de F2 ramène toutes les DA destinées à l'acheteur mentionné et qui se trouvent en attente. (File Print Selection permet de faire la copie d'écran).

Si on veut imprimer toutes les DA en attente, on utilisera TLSRA avec les mêmes critères que ceux définis plus haut (numero d'identification de l'acheteur, classe DA à DA et étape 5 à 5). Il suffit ensuite de faire ECDAC sur cette liste.

Attention: si on a imprimé une DA qui ne porte pas la bonne référence de gestionnaire, il faut ramener la DA à l'étape 5 par TANU et modifier le numero du gestionnaire. La transformation de la DA en commande se fait au moyen de l'enchaînement DAI. Il aura pour effet de recopier la DA et de l'archiver ensuite.

5.5.2. Commande avec termes de paiement

Une commande avec termes de paiementest une commande dans laquelle on définit un calendrier de paiement (ex.: 10% à la commande, 10% après réception des dessins, 60 % à la réception de chaque lot, ...). On sait donc dès l'établissement de la commande que celle-ci donnera lieu à une succession de factures qui ne dépendent pas toujours d'une livraison de marchandises. Dans ce cas, on établira une commande de base qui sera envoyée au fournisseur. La réception des marchandises sera basée sur cette commande mère. Toutefois, on aura pris soin d'indiquer un mode d'achat de type N (NIMO, NINV, NNIN ou NSRV): non engageable mais à réceptionner (sauf services).

Par recopie de l'en-tête (Ctrl e Ctrl r), on établira une sous-commande qui reprendra l'en-tête de la commande mère. Il faudra simplement aller modifier le champ "Categ" où on précisera le type P. La recopie peut aussi se faire par TDCDA et dans ce cas la répartition budgétaire est récupérée.

Le bureau d'achat indiquera une ligne d'article fictive pour le montant total de la commande mère avec le mode d'achat TPAY. L'engagement financier et le contrôle budgétaire se feront à partir de cette sous-commande. La ventilation par CGR, s'il y en a plusieurs, devra se faire à partir de la sous-commande. Commande et sous-commande feront partie de la même liste et subiront les mêmes traitements. Il faudra prévenir Les Services Financiers et Comptables qui pourront venir modifier cette sous-commande.

5.5.3. Commande multi-années

Le principe pour ces commandes qui portent sur plusieurs années budgétaires est le même que pour les termes de paiement: on crée une commande mère et autant de sous-commandes qu'il y a d'années budgétaires. La commande mère évoluera au gré des réceptions de marchandises alors que les sous-commandes ne seront affectées que par les aspects financiers. C'est la date comptable qui détermine l'année d'engagement.

5.5.4. Avenant

L'avenant portera toujours sur la commande solde en cours. Cette commande solde subira l'enchaînement AVN qui aura pour effet de la passer à l'étape "avenant" et de générer une nouvelle commande solde identique à la première et à l'étape 5. On indiquera dans l'en-tête de la commande solde s'il s'agit d'un document de type A (avenant) ou S (annulation) . Le numéro de l'avenant sera saisi dans le champ (Av) dans le bloc Observation (F8 sur page 1).

Attention: on ne peut appliquer l'enchaînement AVN que sur une commande (ou sous-commande) qui se trouve à l'étape 30.

Au niveau des lignes de commande, on modifiera les quantités ou les prix et on précisera dans le champ "Typ" le type de modification effectuée sur cette ligne. Pour une modification de prix, on écrira le nouveau prix sur l'ancien. Pour une modification de quantité, on diminuera/augmentera la quantité cde de la commande soldée par la quantité objet de l'avenant. Exemple : la commande intiale porte sur 10 pièce, on en a reçu 6 et le système a généré une commande soldée pour 10-6=4 pièces. Si on veut établir un avenant pour commander 5 pièces de plus, on appliquera l'enchaînement AVN à la commande soldée. Sur la nouvelle commande soldée, on fera passer la "Qte Cde" de 4 à 4+5=9. On peut aussi ajouter des lignes ou modifier les conditions commerciales. Par Esc 2 au niveau de l'en-tête, on pourra expliquer les raisons de l'avenant. Le document imprimé montrera les différences par rapport à la commande initiale.

Si l'objet de l'avenant est l'ajout d'une position (levée d'option par exemple), on pourra créer une sous-commande. Au lieu d'AVN, on fera

Ctrl e Ctrl r sur l'en-tête de la commande (quelle que soit son étape). Pour le reste, on remplira l'avenant comme expliqué plus haut.

5.5.5. Appel d'offres / Demande d'offres

Un appel d'offres est une commande de classe AO. Une demande d'offres portera la classe DO. On créera d'abord la demande d'offre dans GCDAC en indiquant comme fournisseur celui qui porte le code ZZYY99. Le mnémonique contiendra le numero de l'AO/DO et la date de clôture sera saisie dans le champ "Date plus tôt". Au niveau du détail des lignes, on choisira un mode d'achat Exxx (prix estimatif). On peut imprimer cette version draft du document par EAODO.

Ensuite, on crée la liste de firmes par GLSTA. On lui donnera comme nom le numéro de l'AO/DO. Cette liste de firmes peut être transférée dans WORD par la transaction TOWORD si on a activé le "FTP enable" au niveau du menu FILE (Macintosh uniquement). La liste de firmes créées par GLSTA pourra être alimentée automatiquement par sélection de firmes sur base de critères dans ou GLFAE.

Si on ne possède pas TCP/Connect ,il faut utiliser la procédure TOWORD avec Telnet 2.6 et procéder de la façon suivante: Choisir Edit, Préférences, FTP Server, On, No passwords needed, Cocher 'Use Mac Binary 2'.

On ouvrira une liste de commandes avec GLSCA qui portera aussi le n[[ordmasculine]] de l'AO/DO et qui sera alimentée automatiquement par TGCDA. TGCDA générera autant de commandes de la classe DO (ou AO) , identiques au fournisseur près à la DO de base , qu'il y a de firmes dans la liste créée par GLSTA. On prendra soin de préciser que toutes ces commandes doivent se retrouver dans la liste créée par GLSCA. On pourra ensuite imprimer cette liste par EDAODO (édition définitive). Lorsque l'on voudra saisir les réponses, on ira dans GAODO.

Dans le premier champ, on donnera un nom à la liste, par exemple le numero de l'AO/DO. Le deuxième est libre, on pourra y saisir le code d'activité. Il sera dès lors possible de retrouver toutes les listes de fournisseurs consultées par code d'activité. Dans l'intitulé (3), on indiquera la description générale de l'AO/DO. En précisant le numero d'identification du responsable technique dans le champ numero 4 (Gestionnaire), on se donne la possibilité de retrouver les listes de fournisseurs constituées pour tel responsable technique. Comme objectif (5), on indiquera EC. Les autres champs sont facultatifs. On valide l'en-tête avec F3 et on accède au contenu par bloc-suivant.

Dans le premier champ, on introduit le code du fournisseur et avec la touche on accède à l'enregistrement suivant où on introduit le code du deuxième fournisseur, etc. On peut aussi se constituer une liste de fournisseurs via la transaction GLFAE (voir plus loin).

Cette liste contiendra les DO (une par fournisseur). Les champs sont les mêmes que ceux décrits plus haut. Ici, on se crée une liste vierge qui sera alimentée automatiquement par TGCDA. On se contentera donc de remplir l'en-tête.

On donne d'abord le numéro de la DO générique créée dans GCDAC. Ensuite, on indique le nom de la liste de fournisseurs que l'on s'est constituée par GLSTA. On précise ce qui doit être recopié de la DO de base et on renseigne la liste de commandes ce que ce traitement doit alimenter. On valide par F3 et le système va créer autant de DO semblables à la première qu'il y a de fournisseurs renseignés dans la liste. Toutes ces DO seront regroupées dans la liste de commandes ouverte par GLSCA. Il suffira alors d'imprimer cette liste par le programme d'édition spécifique EAODO (édition de la AO/DO sans changement d'étape) ou EDAODO (édition définitive).Enchaînement effectuant la confirmation de la commande et l'édition avec changement d'étape.

Ci-dessous vous trouverez une présentation de la structure d'un appel d'offres / d'une demande d'offres.

Les réponses à l'appel d'offres seront saisies par la transaction GAODO. Cette transaction permet d'entrer tous les éléments de réponse (ou 'non réponse') des firmes contactées pour un AO ou une DO. Son but principal est d'établir des statistiques précises. Cela nécessite la saisie systématique et complète de résultats de l'ouverture d'une soumission.

Cette transaction est constituée d'une image écran composée de trois blocs. On introduit la classe (DO ou AO) et le numéro de l' AO/DO (mnémonique). F2 retrouve l'AO/DO et le numéro de SIRIAC s'affiche automatiquement. Ensuite ,on saisit la date d'ouverture, puis on change de bloc (bloc-suivant) et on lance la recherche par F2. Toutes les firmes consultées apparaissent. Dans le champ 'Date Fournisseur', on introduit la date de l'offre du fournisseur et l'utilisateur doit saisir les éléments de réponse des fournisseurs (prix EXW, DDU et Devise). Dans le champ AO/DO, code de réponse, on saisit le code de rang par exemple GA pour 'gagnant', PR pour 'pas répondu'. Au moment où une commande portant ce numero d'AO/DO dans le champ est introduite, le numéro de commande apparaît automatiquement. Le troisième bloc sert à afficher le nom, le pays et la ville du fournisseur sur lequel on est positionné.

5.5.6. OSVC

La saisie des OSVC est comparable aux saisies des autres commandes. Il faut simplement préciser la classe OV, le mnémonique (voir en-tête de GCDAC) et le numéro du contrat dans le champ marché.

Le mnémonique sera saisi de la manière suivante :

1 lettre + 3 chiffres pour le contrat (ex. : S822)

2 chiffres pour déterminer la version du contrat (00 la première année, 01 au premier renouvellement, etc...)

3 chiffres pour le numéro d'OSVC

1 chiffre pour la version d'OSVC

Après la saisie (GCDAC), on lancera le traitement OSVC (identique au traitement EDITION sauf en ce qui concerne le programme d'impression). Quand l'OSVC est signé par toutes les parties, on lancera l'enchaînement ENVOI qui fera le transfert en comptabilité. Une modification de l'OSVC après transfert en comptabilité (ex. extension) sera possible via l'enchaînement AVN (traitement des avenants). Le traitement OSVC fait passer les OSVC de l'étape 5 à l'étape 20 et les imprime. Quant à la transaction OV5A30, elle traite les commandes d'étape 5 à 30 sans édition.

Les listes servent à regrouper des commandes auxquelles on veut faire subir un même traitement. On peut constituer des listes de commandes manuellement ou de manière plus automatique. Lorsque la liste est constituée, on peut lui faire subir un traitement.

5.6.1. Constitution manuelle de listes

La transaction GLSCA permet de constituer manuellement une liste de commandes. Il suffit de donner un nom et un libellé à cette liste et, dans le second bloc, d'entrer les numero de commandes.

On donne un nom et un intitulé à la liste. Les autres champs sont facultatifs. Après validation (F3), on va au bloc suivant (bloc-suivant).

En indiquant la classe, le numéro et le sous-numéro de commande on constitue la liste manuelle.

5.6.2. Constitution automatique de listes

Nous avons deux possibilités pour constituer une liste de manière automatique :

• TLSRA nombre réduit de critères
• TLSCA liste complète de critères.

TLSRA- Il faut d'abord donner un nom et un intitulé à la liste. Ensuite, on définit les critères de sélection. En remplissant par exemple la date de création et le créateur, on obtiendra la liste de toutes les commandes créées ce jour par cette personne.

La liste complète suit le même principe mais les critères de sélection sont plus nombreux. Il faut privilégier l'utilisation de la liste réduite qui est plus facile et surtout bien plus rapide. La transaction TLSCA utilise certains champs que nous avons rebaptisés différemment dans GCDAC et d'autres que nous avons enlevés.

5.6.3. Affichage des listes

La transaction ALSCA permet d'afficher les listes constituées. On arrive dans le premier écran en mode de recherche. Il suffit d'entrer les critères de sélection et d'exécuter la recherche par F2. Toutes les listes qui répondent aux critères sont affichées. On peut alors se positionner sur une de ces listes au moyen des flèches de direction. L'appel au bloc suivant (bloc-suivant) permet de visualiser les éléments constitutifs de la liste en question. On revient à l'écran d'affichage par bloc-précédent .

5.7. Enchaînements

Les commandes ou les listes de commandes peuvent être soumises à un certain nombre de traitements. Ces traitements peuvent être lancés un par un ou enchaînés. Ils ont pour but de mettre à jour la base de données en agissant sur les modifications d'étapes, en effectuant des contrôles (contrôle budgétaire, ventilation par pays d'origine,...) ou en entreprenant une action (génération des écritures comptables, impression de la commande, ...).

Les enchaînements suivants existent:

• DAI
• EDITION
• ENVOI
• AVN
• SUP
• OSVC
• OV5A30
• OSVI
• EDITJOB

5.7.1. DAI

L'enchaînement DAI fait d'abord une copie d'une DAI pour la création d'une commande. Ensuite , il archive la DAI pour éviter de créer plusieurs fois une commande pour cette DAI.

5.7.2. EDITION

Après avoir saisi la commande ou, mieux, après avoir constitué la liste de commandes par TLSRA par exemple, on va lancer l'enchaînement EDITION. Cet enchaînement fait une valorisation de la commande, puis des ventilations par pays d'origine et par CGR, un contrôle budgetaire et finalement une édition. Dans le premier écran, on va mentionner le nom de la liste, le numero de la commande, de la réception ou de la facture. On valide (F3), et on passe à l'écran suivant par Retour.

Dans la zone 'Commentaires' vous pouvez entrer les codes <PIED>, <NOEL> ou <FACTURE>. SIRIAC imprimera le texte correspondant dans la langue de la commande. Pour modifier ou supprimer il faut appuyer sur ESC f, ensuite sur F3 pour imprimer.

Pour tous ces traitements, le système va renvoyer des commentaires. Dans ce dernier écran, on précise où on veut qu'il "imprime" ses commentaires: sur écran, imprimante laser ou imprimante matricielle. Pour chaque traitement, on précisera l'imprimante souhaitée en prenant bien soin de n'indiquer que le nom de l'imprimante à impact qu'au niveau du dernier traitement ,ZSECDA , (impression des bons de commandes).

Après avoir validé cet écran (F3), les traitements sont exécutés. Les commentaires seront "imprimés" si la "Sortie" est I. Si elle est C, les commentaires seront cachés. Le travail peut être lancé en différé. Dans ce cas, on tape N pour libérer le blocage écran et on précise la date et l'heure à laquelle les traitements devront être lancés.

5.7.3. ENVOI

Dès que l'on a une liste de commandes signées prêtes à être envoyées aux fournisseurs, on lance l'enchaînement ENVOI qui va transférer les engagements en comptabilité. ENVOI met à jour EDH.

Les commandes sont mises à l'étape "envoyées au fournisseur". On passe à l'écran suivant par F3 puis Retour.

Comme pour EDITION, on précise pour chaque traitement où on veut voir apparaître les commentaires.

5.7.4. AVN

On utilise cette transaction si on doit faire un avenant. L'enchaînement AVN recopie d'abord la commande mère afin de créer une sous-commande à l'étape 5. Ensuite il dégage la commande mère, rend le budget , archive la commande mère.

AVN se comporte sur trois images écrans. Validez (F3) la page numéro 1, ensuite passez aux pages suivantes. Pour voir les pages deux et trois, regardez sous 5.7.5. SUP.

5.7.5. SUP

Avec l'enchaînement SUP, on exécute les traitements suivants: un dégagement de la commande, un rendu du budget et un archivage de la commande.

5.7.6. OSVC

OSVC valorise la commande, fait une ventilation par pays d'origine et calcule le cumul du montant "En cours" au niveau du marché. Ensuite, l'enchaînement fait une ventilation par CGR, un contrôle budgetaire et finalement édite l'OSVC. La transaction passe la commande de l'étape 5 à l'étape 20.

5.7.7. OV5A30

Cet enchaînement fait tout ce que l'enchaînement précédent fait, sauf que celui-ci n'imprime pas l'OSVC et transfère les montants en comptabilité.

5.7.8. OSVI

L'enchaînement OSVI lance les mêmes transactions qu 'OSVC et OV5A30, mais en plus il fait une imputation des CGR associé aux fournisseurs internes.

5.7.9. EDITJOB

EDITJOB exécute la valorisation de la commande. Il fait les ventilations par CGR et une imputation du CGR job. Puis il transfère les données en comptabilité et fait un contrôle budgetaire. Par la suite il lance l'édition. La transaction comporte deux pages où il faut saisir soit la liste, le numéro de la commande, le numéro de la réception ou le numéro de la facture. Il est aussi possible d'entrer une date de confirmation qui sera imprimée sur l'édition.

5.7.10. Confirmation des commandes par le fournisseur

On pourra constituer une liste des commandes confirmées par les fournisseurs ou agir commande par commande. Ce traitement, TCCAF, aura pour effet de faire passer les commandes à l'étape correspondante.

5.8. Interrogation de la base de données

Les transactions suivantes permettent de consulter la base de données après avoir défini quelques critères de sélection.

5.8.1. CCDA

CCDA permet d'établir la liste de toutes les commandes qui répondent aux critères que l'on aura entrés: classe de commande, date de commande, fournisseur, marché, mnémonique (n[[ordmasculine]] de DAI, d'OSVC ou d'AO/DO), transfert en comptabilité, étape et stock.

Dès que les critères sont définis, on passe au bloc ndeg.2 avec la touche bloc-suivant et s'affichent toutes les commandes qui répondent à ces critères avec F2. Avec les flèches de direction on peut se positionner sur une commande. Bloc-suivant nous donnera tout le détail pour cette commande (accès à GCDAC). Bloc-précédent nous ramène à la consultation.

5.8.2. CCLCA

CLCA effectue une recherche à partir d'un article (SCEM ou code d'activité). Dans le premier bloc, il faut préciser le code de l'article. Ensuite, on tape bloc-suivant. On se retrouve dans le bloc suivant en mode recherche. Il est alors possible de restreindre la recherche en ajoutant des critères. F2 exécute la recherche. Cette transaction nous ramène toutes les lignes de commandes qui répondent aux critères.

5.8.3. CSCDA

CSCDA permet de consulter les sous-commandes. C'est une vue consolidée avec l'addition de sous-commandes. On définit les critères dans le premier bloc. Bloc-suivant exécute la recherche et nous amène dans le bloc suivant. On peut alors se positionner sur une commande au moyen des flèches de direction. Bloc-suivant nous donnera le détail pour cette commande (écran suivant).

5.8.4. CGDA

CGDA permet de rechercher des commandes sur un grand nombre de critères. Après avoir rempli le bloc CRITERES, on passe au bloc suivant par bloc-suivant. Le système se met alors en mode recherche, et on peut ajouter des critères et lancer la recherche par F2.

5.8.5. CPAIE

CPAIE permet de faire une recherche a partir du numero de la commande,du fournisseur et du marche> Apres avoir rempli les criteres de recherche, enfoncez la touche bloc-suivant et lancez la recherche avec F2.

5.8.6. CHCS

CHCS permet de retracer l'historique d'un SCEM ou d'un code d'activité. Il recherche toutes les commandes passées sous ce code et affiche numero de commande, date, fournisseur, prix et les trie par date.

5.8.7. CFCS

CFCS permet de retrouver tous les fournisseurs connus pour un code SCEM ou pour un code d'activité, triés par ordre alphabétique.

5.8.8. GLFAE

GLFAE permet de rechercher tous les fournisseurs sur base de 1 à 4 codes d'activités, pour un pays donné, sélectionnés ou non par une délégation, pour lesquels le lien article-fournisseur est Z, Q, O, M ou C (effacer ceux qui ne conviennent pas) et éventuellement pour un pays donné. Si on précise un numéro de liste, on peut se constituer une liste avec les fournisseurs pour lesquels on aura précisé O (oui) dans la dernière colonne (Sélectionné). On aura au préalable ouvert une liste par la transaction GLSTA. Dans le dernier bloc, l'information relative au fournisseur sur lequel se trouve le curseur est affichée.

5.8.9. EFCA

EFCA permet d'imprimer une liste de fournisseur sur la base des critères présentés.

5.8.10. LFOU

LFOU permet de constituer une liste de fournisseurs sur la base d'un nombre réduit de critères.

5.8.11. TLSTA

TLSTA permet de constituer une liste de fournisseurs

5.8.12. AFOUP

AFOUP permet de constituer une liste de fournisseurs sur la base du pays d'origine des marchandises et de la Cotation.

La transaction EFOUP est tres utile pour faire des editions sur un pays d'origine et sur un fournisseur, donne toute l'information dont on dispose : adresses, texte libre, codes d'activite et mots cles.

5.8.13. ARCDA

ARCDA permet de retrouver de manière très rapide le créateur et le responsable commercial d'une commande.