4. Gestion des demandes de matériel

La demande de matériel est le formulaire administratif que les utilisateurs adressent au service des magasins pour commander des articles standard. Elle existe sous forme papier ou sous forme électronique dans EDH. L'utilisateur peut également prélever le matériel directement dans un des magasins selfs. Dans ce cas, la demande est rentrée après coup par le magasinier. Ces différents types de demandes peuvent être regroupées dans les catégories suivantes

• Demandes électroniques (venant de EDH)
• Demandes manuelles (demandes normales papier)
• Demandes manuelles saisies après prélèvement du matériel (matière première)
• Demandes urgentes
• Demandes avec quantité exceptionnelles (voir chapitre 5)
• Demandes pour le self-service (voir chapitre magasins selfs)

Le présent chapitre a pour but de déterminer de quelle manière ces différents types de demandes seront saisies dans TRITON. Pour les demandes exceptionnelles ou celles du self-service, se reporter aux chapitres correspondants.

4.1.- Demandes électroniques - DM1

Les demandes de matériel saisies par les utilisateurs dans EDH seront intégrées directement dans TRITON par un job systématique qui tournera deux fois par jour (l'enchainement du picking). Elles seront ensuite traitées dans le picking général. Les lignes candidates à livraison directes et les dûs suivront la même procédure que les demandes papier.

L'utilisateur recevra, dans EDH, un feed-back sur l'état, l'évolution et les problèmes éventuels relatifs à sa demande.

4.2.- Demandes manuelles - DM1

4.2.1 - En-tête de la demande

Les demandes manuelles, c'est à dire les demandes de matériel des utilisateurs arrivant sous forme papier au magasin seront ressaisies dans TRITON par le service de contrôle des stocks. Pour accéder à la transaction correspondante, se positionner sur le menu 'demandes de matériel' et sélectionner l'option 'Gestion des demandes de matériel'.

La session que vous allez obtenir est composée de deux écrans principaux : en-tête de la demande et lignes. Vous trouverez ci-après la copie des écrans correspondants avec les commentaires sur les champs à renseigner.

Lorsque l'on rentre dans la transaction, le curseur se positionne sur le champ 'Demande mat.'.

Pressez 'esc' pour revenir au champ choix et 'I' pour créer une demande.

Champs à renseigner :

• Demande Mat.

Entrer la référence de la demande papier

• Type (saisie assistée)

Entrer le type de demande. Pour cette catégorie, le type est 'DM1', proposé par défaut.

• Demandeur

Entrer le numéro d'identification du demandeur. Son adresse sera ensuite proposée par défaut dans le champ adresse (1).

Si vous ne connaissez pas le numéro d'identification, vous pouvez le rechercher de la manière suivante :

1/Presser 'ctrl +z' sur le champ demandeur-La fenêtre ci-dessous va apparaître sur l'écran avec la liste des membres du personnel dans l'ordre du numéro d'identification

2/Presser 'K' dans le champ choix de cette fenêtre, vous pourrez changer la clé de recherche

dans la fenêtre qui va s'afficher en haut de l'écran (exemple ci-dessous) :

3/Sélectionner l'option souhaitée. Vous pouvez rechercher soit par le numéro d'identification, soit par le nom de la personne soit par son numéro de téléphone. En principe, vous allez chercher par le nom, dans ce cas c'est l'option 2 qu'il faudra choisir.

4/Presser 'ctrl+F' dans le champ choix de la fenêtre 'affichage liste personnel Cern'. Le curseur va se positionner sur le champ 'Clé recherche' (voir copie écran ci-dessous)

5/Entrer le nom de la personne et presser <ENTER>. Le système va ensuite afficher le résultat de la recherche. Sélectionner la ligne correspondant à la requête et ramener l'information en pressant 'E'dans le champ choix de la fenêtre 'affichage liste personnel

• Autorisation de

Entrer le numéro d'identification de la personne responsable pour le code budgétaire. Par défaut, le numéro d'identification du demandeur est proposé.

Si le responsable est différent du demandeur, vous pouvez chercher son numéro d'identification en procédant comme dans le champ 'demandeur'.

• Cd budget.

Une fois que le responsable est validé, une fenêtre s'ouvre sur l'écran dans laquelle vous pouvez sélectionner le code budgétaire sur lequel sera imputée la demande. Vous trouverez à la page suivante une copie d'écran avec cette fenêtre.

Sélectionner le bon code et le ramener en pressant 'E' dans le champ choix de la fenêtre.

• Date ordre

Par défaut, la date du jour est proposée, modifiable. La priorité avec laquelle sont servies les demandes en cours dépend de cette date. Pour avantager un utilisateur, on peut indiquer une date dans le passé. Toutefois, la date par défaut devrait être gardée car elle permet de servir les demandes dans leur ordre initial d'arrivée.

• Date livraison

Par défaut, la date du jour est proposée, modifiable. On peut toutefois entrer une date dans le futur. La demande sera prise en compte pour le picking à cette date. Le réapprovisionnement prend en compte ces demandes dans le futur pour calculer les besoins.

Pour choisir une date, on peut utiliser le calendrier en appuyant sur la barre d'espacement dans le champ 'date'.

• Adresse de livraison

Par défaut, le système propose l'adresse interne du demandeur. Si elle ne convient pas, presser '2' dans le champ choix. Une fenêtre va alors s'afficher : 'Gestion adresses livraison spécifiques'.

Ci-dessous exemple de cette fenêtre.

Se positionner sur le champ 'Copy From' (en pressant 'C' dans le champ choix) et faire un zoom (ctrl +z). Une autre fenêtre va apparaître:'Affichage Adresses de livraison

Voir à la page suivante copie d'écran relative à cette fenêtre.

'

Ensuite, entrer 'O' dans le champ choix pour accéder aux lignes de la demande.

4.2.2 - Lignes de la demande

Une demande de matériel peut comporter un nombre variable de lignes. Vous trouverez ci-après une copie de l'écran correspondant avec les commentaires sur les champs à renseigner.

Champs à renseigner

• Article (saisie assistée)

Entrer le numéro du SCEM. En faisant un zoom sur ce champ, on obtient un sous-menu (voir exemple ci-dessous) qui permet d'afficher la liste des articles (si on ne connait pas exactement le numéro de SCEM) , de visualiser les données de l'article ou de vérifier le niveau du stock.

• Quantité

Entrer la quantité commandée exprimée en unité de vente. Lorsque le stock est inférieur à la quantité commandée, la fenêtre ci-dessous va s'afficher sur l'écran.

Vous pouvez consulter les mouvements de stock (option 1) et le niveau de stock (option 2)par magasin pour l'article. L'option 3 permet de quitter la fenêtre. Après avoir consulté ces options d'affichage, vous pouvez décider de modifier les quantités commandées, traiter la demande comme livraison directe ou la maintenir telle quelle.

• Livr. dir.

Ce champ n'est pas accessible en saisie, mais seulement en modification. Si la quantité commandée est supérieure à celle mentionnée dans le champ 'livr. directe' au niveau de l'article, ce champ sera mis à 'oui' et la demande sera considérée comme exceptionnelle (voir chapitre concernant le traitement de ce type de demandes).

Une fois la quantité saisie, le curseur se positionne sur le champ choix. Vous pouvez alors choisir une des options suivantes :

• 'I' pour ajouter une nouvelle ligne
• E' ou 'W' pour confirmer la saisie
• 'C' pour modifier les données

'E' ou 'W' ramènent ensuite au champ choix de l'en-tête. Vous pouvez ensuite presser 'I' pour une nouvelle demande ou 'E' pour quitter cette option.

La demande de matériel va ensuite suivre le cycle normal : picking, facturation, etc... Pour les cas particuliers : quantité exceptionnelle, dûs, se reporter aux chapitres correspondants.

4.2.3 - Lignes de la demande - Ecrans supplémentaires

Au niveau des lignes, on peut accéder à deux écrans annexes. Le premier donne des indications sur le niveau du stock, le second des informations sur la vente et le réapprovisionnement. Vous trouverez ci-après les copies de ces deux écrans.

Ces deux écrans ne devraient pas être utilisés dans cette application. Ils peuvent néanmoins être consultés.

4.3.- Demandes manuelles saisies après le prélèvement - SC1

Certaines demandes manuelles, par exemple dans le magasin des matières premières, sont servies avant d'être saisies dans le système. Il faut ensuite les régulariser en entrant les données correspondantes mais sans effectuer de picking puisque le matériel est déjà prélevé. Elles doivent être saisies dans la même transaction, mais le type de demande à utiliser est SC1.

Au niveau de l'en-tête, il n'y a pas de différence par rapport à une demande de type DM1.

Ci-dessous copie-écran de l'en-tête d'une demande SC1. Nous avons utilisé le même exemple que pour les DM1.

Après l'en-tête, presser 'O' dans le champ choix pour saisir les lignes.

La saisie des lignes est identique à la DM1. Ensuite, après chaque ligne saisie et confirmée, le picking est lancé pour mettre à jour le stock. Un écran supplémentaire apparait dans lequel on peut saisir les données du picking. Si on veut servir une quantité différente à la quantité commandée, on l'indiquera dans le champ 'quantité' de cet écran.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de cet écran.

Une fois les données entrées, le système demande si on veut imprimer un rapport de désenlogement. Répondre 'oui' si on veut un compte-rendu. La valeur par défaut est 'non'.

Une fois le désenlogement confirmé et les données mises à jour, la session est repositionnée au niveau des lignes de l'ordre de vente.

Voir ci-dessous une copie de l'écran correspondant.

La demande est maintenant terminée et les données de désenlogement ont été mises à jour.

4.4.- Demandes urgentes

Le magasin principal assure un service particulier aux utilisateurs en ouvrant un guichet pour les demandes urgentes. Cette procédure est limitée à des articles en petite quantité pour 'dépannage' et n'a pas pour but de se substituer au circuit normal. En outre, les articles disponibles en selfs en sont exclus.

Les demandes correspondantes seront rentrées à mesure dans Triton par le magasinier qui vérifiera au préalable le code du responsable par rapport à la liste de personnes autorisées présente dans le système. Il est prévu d'utiliser le type d'ordre SC1 comme dans le cas des demandes manuelles saisies après prélèvement ( voir 4.3).

Si la quantité commandée ne peut être prélevée, en totalité ou en partie, le magasinier entrera une ligne avec une quantité négative.

Par ex. : si un utilisateur commande 4 pièces et qu'on ne peut en servir que 2 parce qu'il y a un problème au niveau du stock physique, on entrera une ligne supplémentaire pour le même article avec comme quantité -2 (-> 4 pièces commandées, 2 servies, 2 entrées en négatif = 2 facturées).

Contrôles à effectuer :

• *Le magasinier devra s'assurer que le demandeur est bien autorisé à soumettre des demandes urgentes. Lorsqu'il saisit la demande, l'écran affichant les codes budgétaires indiquera si la personne responsable pour ces codes dispose d'une autorisation pour les demandes urgentes.
• *Il vérifiera également que le matériel n'est pas disponible au self ('ctrl+z' dans le champ 'article' et sélection option 'affichage stock magasin par article').