13 - Gestion des retours

Le magasin est amené à traiter deux types de retour :

les retours des utilisateurs
les retours aux fournisseurs

Dans ce chapitre, nous allons décrire les procédures liées à ces retours et les transactions à utiliser dans TRITON.

13.1- Retours des Utilisateurs

Actuellement, le magasin doit traiter un certain nombre de retours provenant des utilisateurs et motivés par une marchandise défectueuse, une erreur de commande ou de livraison ou une quantité excessive. Ces retours sont couverts par un formulaire papier 'retour au magasin'. Ils aboutissent soit à une remise en stock du matériel quand celui-ci peut être reproposé à la vente, soit à un retour au fournisseur (voir 13.2).

13.1.1 Etablissement de la demande de retour

Le faible pourcentage de retours par rapport aux demandes de matériel créées par les utilisateurs (entre 0.4 - 0.8% de retours par rapport aux demandes de matériel) ne justifie pas d'accorder au formulaire 'retour de matériel' une priorité élevée d'intégration dans EDH. Cette demande continuera donc à être établie par l'utilisateur sur le formulaire papier actuel.

13.1.2 Vérification par le magasinier

Lorsqu'il réceptionne physiquement les retours, le magasinier doit vérifier que le matériel est identifiable (retour dans l'emballage d'origine avec étiquette correspondante) . En outre, la quantité retournée ne devrait pas être inférieure à l'unité de vente du magasin pour lequel le retour est généré.

Si ces critères sont satisfaits, le retour peut être accepté et les documents correspondants transmis au contrôle des stocks.

13.1.3 Saisie de l'ordre de vente type SR1

Les retours des utilisateurs sont entrés dans TRITON dans la session 'Gestion des demandes de matériel' avec le type SR1. Une fois la demande saisie, le système propose automatiquement un 'désenlogement négatif' (ce qui équivaut à une mise en stock) de la marchandise. En outre, le code budgétaire de l'utilisateur est crédité en conséquence.

Vous trouverez à la page suivante une copie des écrans correspondants avec les explications sur les champs spécifiques à renseigner. Les autre champs sont documentés dans le chapitre 'Demandes de matériel'.

En-tête de la demande type SR1 :

Données spécifiques :

Type ordre

Les retour doivent être saisis avec le type 'SR1'.

Cd Budget

Code budgétaire de l'utilisateur à créditer

Après avoir saisi cet écran, presser 'O' dans le champ choix pour accéder aux lignes.

Lignes de la demande type SR1

Données spécifiques :

Quantité

Entrer la quantité à retourner. Après validation, cette quantité sera automatiquement convertie en nombre négatif.

Une fois cet écran validé, la session de 'Gestion des données de désenlogement' est appelée automatiquement. Vous trouverez la copie de l'écran correspondant à la page suivante.

Ecran relatif au désenlogement

Cet écran permet d'effectuer un 'désenlogement négatif' de l'article, c'est-à-dire une mise en stock effective. Les informations nécessaires: emplacement, quantité , unité sont proposées par défaut. Pour les valider, il suffit de passer sur chaque champ avec <ENTER>. Ensuite, confirmer avec 'W' dans le champ choix.

La session va se repositionner sur l'écran précédent (lignes de la demande) et vous poser, en bas de l'écran la question ci-dessous :

Impression rapport desenlogement ? Non

Répondre 'oui' si vous souhaitez imprimer ce rapport.

Ci-dessous, exemple du résultat de cette édition

Parallèlement à ce traitement, le magasinier devra enloger le matériel physiquement dans le stock. Il sera donc de nouveau disponible pour la vente.

Dans le cas contraire, vous trouverez la description de la procédure à suivre dans le paragraphe suivant.

Après toutes les validations, les écritures comptables seront générées pour créditer le client.

13.1.4 Sortie de stock pour retour au fournisseur

Le matériel ne pouvant, physiquement, être remis en stock et proposé à la vente, dans les cas de retour pour défectuosité, par exemple, peut être retourné au fournisseur.

Du fait que le désenlogement négatif de l'ordre de vente SR1 a remis logiquement le matériel en stock, il faut donc le sortir du stock dans le système. Cette opération est effectuée par une transaction de stock, type: ordre d'achat, avec des quantités négatives. Vous trouverez ci-dessous un exemple pour le cas traité.

L'explication détaillée sur les champs à renseigner se trouve dans le chapitre consacré aux transactions de stock. Rappelons que, dans ce cas, le type de transaction doit être 'Achat - ordre' et la quantité saisie doit être négative. Sur le plan comptable, cette transaction crédite le compte magasin du montant correspondant. La procédure à suivre ensuite est celle décrite dans le chapitre 13.2.

13.2 - Retours aux fournisseurs

Les retours aux fournisseurs peuvent survenir dans les cas suivants :

marchandise retournée par l'utilisateur mais ne pouvant être reproposée à la vente (non conforme, défectueuse)
marchandise refusée lors du contrôle de qualité
marchandise ne pouvant être acceptée lors de la réception par le magasin (non conforme, défectueuse, problème de conditionnement, etc...)

La marche à suivre pour traiter ces différents cas est décrite dans les différents paragraphes de ce chapitre.

13.2.1 Etablissement du constat de litige

Pour tous les retours aux fournisseurs, un constat de litige doit être établi et déclenche la saisie d'une demande d'expédition dans EDH par le réapprovisionneur. La marchandise, restée dans l'emplacement de réception du magasin, peut ensuite être enlevée par le service de distribution interne et livrée à la réception des marchandises pour expédition.

13.2.2 Traitement des retours dans SIRIAC

Le traitement des retours dans SIRIAC continue à s'effectuer selon la procédure actuellement en vigueur (cf document du 10/11/92) .

Si la commande à traiter est toujours à l'étape correspondant à l'édition de l'Unpacking List, la réception doit être avisée et déclenchera le traitement automatique de retours. Si la commande est déjà à l'étape correspondant à la mise en stock ou qu'elle l'a dépassée, les sous-commandes négatives et positives (si le retour est temporaire) doivent être générées manuellement dans SIRIAC par le réapprovisionneur. Rappelons qu'il est indispensable de générer ces sous-commandes de retour car elles permettent :

de traiter les notes de crédit et la facturation de la commande
de réceptionner et facturer les livraisons correspondant à des retours (si les retours sont temporaires)

13.2.3 Réception des retours temporaires

Les retours temporaires sont réceptionnés normalement dans Siriac sur la sous-commande générée lors du retour. Dans Triton, lorsque le retour a été effectué avant la mise en stock, la marchandise peut être réceptionnée sur le reliquat de l'ordre d'achat. Dans le cas contraire, on ne peut effectuer de réception puisqu'il n'y a pas d'ordre d'achat correspondant .

La marchandise doit donc être mise en stock 'logiquement' au moyen d'une transaction de stock, type 'ordre d'achat'(quantité positive). Vous trouverez à la page suivante une copie de l'écran correspondant pour le cas que nous avons utilisé comme exemple.

Rappelons toutefois que ces cas devraient être limités, car TRITON n'a aucune connaissance des commandes de retour générées dans SIRIAC. En conséquence, lorsque le réapprovisionnement sera lancé pour des articles retournés temporairement au fournisseur, les quantités proposées pour ces articles seront erronnées car elles ne tiendront pas compte des quantités devant être relivrées par le fournisseur. Ces propositions devront donc être corrigées manuellement en retranchant de la quantité à réapprovisionner la quantité en attente de livraison suite à un retour temporaire.

Le magasinier peut ensuite, à la demande, imprimer les étiquettes d'enlogement et effectuer la mise en stock phyique du matériel.